Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052 утверждены Правила обращения со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны (далее – Правила № 2052), которые не относятся к государственной тайне. Правила достаточно технологичны и объясняют «перекрестную» идентификацию:

• основного документа (документа-приложения) и
• сопроводительного письма к нему.

На основе Правил № 2052 покажем примеры, о которых вы спрашиваете, для ситуации, когда изготовлено 5 экземпляров основного документа и 2 экземпляра сопроводительного письма (по 1 экземпляру каждого из этих документов остается у организации-автора, остальное пересылается адресату).

На верхнем поле первой страницы основного документа (документа-приложения) справа оформляется отметка со ссылкой на специально разработанный Перечень сведений, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны, в который данные сведения включены. Номер экземпляра, как правило, вписывается от руки:

К регистрационному номеру добавляется отметка «ДСП» (Пример 3).

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа оформляется так называемый «фонарик» (см. Пример 4). Хотя в Правилах № 2052 говорится только о фамилиях исполнителя и сотрудника, распечатавшего документ (которые могут быть одним или разными людьми), на практике вписывается фамилия с инициалами. Ведь в крупной организации людей с одинаковой фамилией может быть несколько. В Примерах 4 и 5 мы специально показали разные возможные варианты оформления.

Теперь перейдем к оформлению сопроводительного письма. Если четко следовать написанному в последнем абзаце п. 2 Правил № 2052, то гриф ДСП надо оформлять и на сопроводительном письме, т.к. в данной сфере сопроводительное письмо неразрывно связано с основным документом. Обратите внимание, что в грифе на письме (Пример 2):

• мы ссылаемся на тот же пункт Перечня, на который ссылались в основном документе (потому что именно в нем содержатся сведения ДСП);
• а вот номер экземпляра у письма будет собственный!

На сопроводительном письме тоже оформляют так называемый «фонарик» (Пример 5) и добавляют «ДСП» к регистрационному номеру письма.

Получается, что даже если сопроводительное письмо в своем тексте не содержит сведений ограниченного доступа, оно неразрывно связано с документом ДСП, поэтому п. 2 и 9 Правил № 2052 к письму тоже применяются.

Если вы работаете со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны, то рекомендуем обратить внимание еще на:

• Перечень сведений Вооруженных Сил Российской Федерации, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны (утв. приказом Министра обороны РФ от 17.01.2022 № 22) и
• Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утв. приказом Министра обороны РФ от 04.04.2017 № 170), особенно на ее раздел VIII.

Задолго до выхода Правил № 2052, регулирующих работу с документами ДСП в области обороны, начал действовать другой документ более широкого применения, касающийся всех документов ДСП – это Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233; далее – Постановление № 1233).

Если вы привыкли работать по Постановлению № 1233 и ГОСТ Р 7.0.97-2016, то необходимость оформления похожего грифа ограничения доступа (см. Примеры 1 и 2) на основном документе и на сопроводительном письме к нему вас, действительно, могла смутить. Ведь сведений непосредственно из сопроводительного письма в Перечне сведений, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны, может не оказаться (если текст сопроводительного письма не содержит конфиденциальной информации, а только «сопровождает» основной пересылаемый документ ДСП). Видимо, эти профессиональные соображения и озадачили автора вопроса, который попросил разъяснений у нас.

Согласно общим правилам работы с документами ДСП и следуя лучшим практикам:

• на основном пересылаемом документе:
  • в грифе ограничения доступа могут быть (Пример 6):
    • сведения не только о номере данного экземпляра, но и об их изготовленном количестве («Экз. № 3 из 5»);
    • можно добавлять срок действия грифа;
    • ссылаться можно на пункты тех перечней сведений ограниченного доступа, которые у вас есть: может быть отдельный Перечень ДСП, а может быть сводный Перечень со сведениями по разным видам тайн (ДСП, защита персональных данных, коммерческая тайна и т.п.);
  • на обороте последнего листа каждого экземпляра оформляется «фонарик» с количеством отпечатанных экземпляров, фамилиями исполнителя и того, кто распечатал документ, датой печати;
• на сопроводительном письме (в Примере 8 обратите внимание на фрагменты, выделенные оранжевой заливкой):
  • отметка об ограничении доступа будет иной, более того – можно сразу указать, что без основного документа сопроводительное письмо является не конфиденциальным (как показано в Примере 7);
  • в состав регистрационного индекса включается условное сокращение «ДСП»;
  • отметка о приложении оформляется по общим правилам с учетом того, названо оно в тексте письма или не названо, но далее стоит добавить все составные части отметки об ограничении доступа, которые оформлены на основном документе (документе-приложении к сопроводительному письму).

Но повторимся, что с документами со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны, надо работать по Правилам № 2052.