Вас может смутить не только обилие примеров и «образцов» протоколов общих собраний, опубликованных для всеобщего использования без какой-либо последующей ответственности автора формы за корректность документа.
Службу делопроизводства часто смущает и раздел 1 «Область применения» ГОСТ 7.0.97-2016, где перечислены названия видов организационно-распорядительных документов, включая протоколы, на оформление которых распространяются требования стандарта. Но п. 6.6 ГОСТ 7.0.97-2016, устанавливающий виды бланков, обязательность их разработки и применения оставил на усмотрение организаций, которые своими локальными нормативными актами могут самостоятельно регламентировать виды и разновидности бланков и порядок их применения.
Посоветуйтесь с корпоративным секретарем или сотрудником, который выполняет эти обязанности. Так сложилась практика документирования деятельности органов управления организацией (решения общих собраний, собраний учредителей и т.п. высших органов управления), что документы по созданию, реорганизации и ликвидации организаций (это как раз протоколы), документы по организационно-нормативному регулированию деятельности организации (это в основном договоры) оформляются на листах бумаги стандартного формата без использования бланков.
Но при расположении и оформлении реквизитов квалифицированные корпоративные секретари в основном соблюдают универсальные требования к идентификационным реквизитам по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, в протоколе общего собрания последовательность расположения реквизитов целесообразно делать такой, как она установлена стандартом.
Если орган управления организации утверждает наименование в первый раз в момент ее создания, то протокол необходимо оформить на чистом листе бумаги (как в Примере 1).
Если орган управления осуществляет реорганизацию и смену наименования, то текущее наименование вполне может быть в заголовочной части протокола, а будущее наименование устанавливается в тексте документа как принятое решение (см. Пример 2). Возможная формулировка показана в Примере 3.
Пример 1. Протокол оформляется на чистом листе бумаги, и полное наименование организации-автора включается в реквизит «вид заседания», который выполняет функцию общего заголовка к протоколу
Пример 2. Протокол оформляется на чистом листе бумаги, и наименование организации-автора оформляется как первый реквизит в соответствии с оптимальной последовательностью реквизитов, которая установлена в ГОСТ Р 7.0.97-2016
Пример 3. Принятое решение о переименовании организации фиксируется в тексте протокола
1. Переименовать акционерное общество «ВЕГА»:
- прежнее полное фирменное наименование на русском языке – акционерное общество «ВЕГА», прежнее сокращенное фирменное наименование на русском языке – АО «ВЕГА»,
- новое полное фирменное наименование на русском языке – акционерное общество «ВЕГА-Регион», новое фирменное сокращенное наименование на русском языке – АО «ВЕГА-Регион»;
и внести в устав акционерного общества в связи с изменением полного и сокращенного фирменных наименований на русском языке следующие изменения: <…>
Организация считается переименованной со дня внесения регистрирующим органом сведений в ЕГРЮЛ. Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации (п. 6 ст. 52 ГК РФ), а моментом государственной регистрации признается внесение регистрирующим органом соответствующей записи в ЕГРЮЛ (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Дата переименования обычно указывается в приказе, который издается, когда запись в ЕГРЮЛ внесена.
В тексте протокола обычно фиксируется юридический факт изменения наименования и утверждается план подготовительных мероприятий по его смене.
На бланках, как правило, оформляются решения, которые принимают исполнительные органы организации, осуществляющие распорядительную деятельность и имеющие полномочия утверждать виды бланков и электронных моделей документов.
Выше мы объяснили, почему заседание учредителей будущей организации не может быть оформлено на ее бланке, в этом случае применяем вариант из Примера 1.
Поскольку в Примере 1 протокол оформляется с продольным расположением реквизитов, а вид заседания формулируется подробно, то заголовок к тексту можно оформить не только флаговым способом (как в Примерах 1 и 2), но и посередине строки.
