Да, отличаются своим основным содержанием, а не формой. А формировать дела с приказами необходимо в соответствии с номенклатурой дел, при разработке которой вы определяете значимость приказов для деятельности организации и проводите экспертизу ценности. Но окончательный ответ на вопрос может дать анализ направлений деятельности вашей организации, который проведете вы сами.
Главными признаками-основаниями для классификации приказов являются цель их создания и вопрос/направление деятельности организации. Таким же основным признаком в настоящее время становится и срок хранения. По таким основаниям приказы классифицируются следующим образом (сроки хранения определены по типовому Перечню 2019 года1):
Таблица 1. Основная классификация приказов и их сроки хранения
На основе анализа классификатора направлений деятельности вашей организации рекомендуем выявить роль и место системы охраны труда в системе управления, т.к. на производственном предприятии или в исследовательской организации эта система является самостоятельной и одной из важнейших на вредных и опасных участках и производствах. Функцию охраны труда и техники безопасности в оперативном и контрольном режиме в этом случае выполняет специально созданное структурное подразделение, в котором работают специалисты с профильным образованием и необходимой квалификацией. Соответственно, в номенклатуре дел организации выделяется специальный раздел, в качестве названия которого используется его наименование, например: Управление охраны труда и техники безопасности. Документы, образующиеся в деятельности данной службы, систематизируется по делам, некоторые из которых имеют долговременный (свыше 10 лет) или даже постоянный срок хранения. Приказы по охране труда в этом случае лучше выделить в самостоятельный документопоток и формировать в самостоятельное дело (даже если дело будет переходящим).
Срок хранения приказов по охране труда и технике безопасности может установить экспертная комиссия организации при наличии вредных и опасных условий труда, по «старшему сроку», руководствуясь по аналогии статьями 411, 414, 426 типового Перечня 2019 года. Необходимо также использовать соответствующий ведомственный перечень документов вашей отрасли со сроками хранения (действующие ведомственные перечни публикуются на сайте Росархива). Таким образом, срок хранения этих приказов может быть:
При централизованном издании приказов всех разновидностей в едином документопотоке обычно приказы по охране труда и технике безопасности формируются:
При издании приказов по охране труда в составе самостоятельного документопотока можно предусмотреть:
См. новость «Где посмотреть действующие Перечни документов со сроками хранения» в № 10’ 2023
См. статью «Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы» в № 9’ 2022
Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном? Ответ в № 11’ 2023
При реализации иных видов деятельности и при отсутствии вредных и опасных условий труда функция организации охраны труда и техники безопасности реализуется в более простом режиме, когда создается небольшой по численности отдел или назначается отдельный специалист (инженер по охране труда и технике безопасности с профильным образованием). Приказы по охране труда в этом случае могут быть включены в общий документопоток приказов по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет.
Посоветуйтесь с вашими специалистами в области охраны труда, выявите объем создаваемых документов по данной функции. Изучите также подраздел 7.3 «Охрана труда» типового Перечня 2019 года, проанализируйте, документы каких сроков хранения образуются в вашей деятельности, чтобы принять решение о возможности выделения самостоятельного документопотока приказов по охране труда.
При всех условиях организации системы охраны труда и техники безопасности приказы по основной деятельности и приказы по охране труда рекомендуем формировать в разные дела в зависимости от их значимости для системы управления и нормативных сроков хранения. Кроме того, отдельное дело удобно демонстрировать представителям уполномоченных органов при проведении проверок.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Какой нормативно-методической базой стоит пользоваться. Показываем, как составлять тексты приказов, которые могут неоднократно менять состав комиссии (с «точечными» изменениями или утверждением нового полного состава). Как в действующем локальном нормативном акте приказом можно изменить раздел или пункт, как отменить отдельные пункты. Как утвердить новый вариант ЛНА (в т.ч. с учетом идентификации версионности).
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
