Где и как можно оформить согласование документа?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 07 / 2024

Вопрос

Нужно ли перед реквизитом «Виза» указывать слово «Виза:». Если не нужно, то как визу отделить от подписи? Можно вместо «Виза:» писать «Согласовано:»?

Отвечает

Валентина Янковая

канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 виза – реквизит документа, которым оформляется внутреннее согласование документа (согласие или несогласие должностного лица/работника с содержанием проекта документа). Виза, если она оформляется вручную, включает:

должность лица, визирующего документ,
подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и
дату визирования.

Виза (визы) проставляются:

в нижней части последнего листа документа под подписью (см. «!» в Примере 1) или
на листе согласования, который может быть:
- отдельным листом с визами, приобщаемым к документу (Пример 2; хотя визируется проект документа, после его подписания и регистрации сюда могут быть вписаны его дата и номер – см. «!»), или
- оформлен на обороте последнего листа проекта документа. В этом случае слова «Лист согласования» могут отсутствовать, а вместо них печатается «СОГЛАСОВАНО:» или «ВИЗЫ:» – оба варианты приемлемы (Пример 3).

Как правило, лист согласования оформляется, когда лиц, согласующих проект документа, более 4–5. Для таких ситуаций в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте организации может быть установлена форма (формы) листа согласования (визирования).