Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.

Нередко в офисе случаются «казусные» ситуации:

  • менеджер по работе с клиентами ищет необходимый документ долгое время, а клиент ждет ответа на другом конце телефонного провода;
  • договор не прошел все стадии согласования, а сроки оплаты исполнителю уже завтра;
  • в офис пришел перспективный клиент, но вы не можете найти свободную переговорную;
  • отдел снабжения принес несколько цветных картриджей, хотя вам нужны были черные;
  • специалист с высокой квалификацией выполняет рутинную работу и в конечном счете увольняется, т.к. не видит целесообразности своей работы.

Вам это знакомо? Эти и аналогичные ситуации наглядно показывают существование серьезной проблемы: большое внимание со стороны руководства уделяется тому, как повысить эффективность производственных процессов, но на совершенствование офисных процессов оно не обращает внимания. Большинство компаний, которые внедрили бережливое производство (от англ. lean production, lean manufacturing) только на производстве, чаще всего не достигают желаемого результата из-за того, что недооценили важность процессов работы в офисе. Затраты на административно-управленческие процессы в разных компаниях отличаются, но они в любом случае ощутимы для бизнеса.

Главная цель бережливого производствапостоянное стремление организации к снижению затрат, устранению всех видов потерь и не создающих ценности операций в производственном процессе. Изначально такую концепцию применяли в отраслях с дискретным производством – начали с автомобилестроения. Позднее эти идеи стали внедряться в других сферах: торговле, коммунальном хозяйстве, здравоохранении, системе образования, сфере услуг и во многих других. Таким образом, наряду с бережливым производством появились и отраслевые варианты: бережливый офис, бережливая логистика, бережливые здравоохранение, бережливая разработка программного обеспечения и т.д.

Надо понимать, что разработка и внедрение бережливого офиса – это целый комплекс мероприятий, который за один день не делается, а требует тщательной подготовки, планомерной работы и анализа выполненных действий. Далее в статье сконцентрируемся на выявлении потерь и их устранении в офисе. Потериэто операции и действия, на которые затрачиваются материальные и временные ресурсы без добавления ценности товару или услуге для конечного потребителя. В офисной работе конечным потребителем может быть ваш руководитель, коллега или заказчик. Выявить потери сложно – многие из них в офисе не так явно видны, как на производстве.

Схема 1. Основные виды потерь в концепции бережливого офиса

Перепроизводство

При перепроизводстве работа выполняется или услуга оказывается прежде, чем в этом возникла необходимость. К перепроизводству в офисе относятся многочисленные отчеты, которые дублируют один другой, лишние копии одного и того же документа, предоставление большего количества информации, чем это требуется, изготовление ненужных материалов.

Пример 1. Изготовление рекламной продукции

Компания в начале года заранее изготавливает и печатает рекламную продукцию большими партиями, в т.ч. визитки для всех своих сотрудников, т.к. при большом объеме типография дает более ощутимую скидку. Но в течение года выясняется, что рекламные материалы устарели, а некоторые сотрудники уволились и часть заготовленных ранее рекламных материалов приходится утилизировать. В результате компания теряет материальные и денежные ресурсы.

Пример 2. Востребованность отчетности

По многолетней сложившейся практике отдел маркетинга ежедневно готовит 4 отчета и направляет их в центральный офис. Но случайно выясняется, что 1 из 4 ежедневных отчетов уже полгода как никому не нужен. Сотрудник, который ранее анализировал данные из этого отчета, уволился, а новый менеджер и не в курсе, что он выкладывается для него ежедневно в определенный каталог на сетевом диске компании. Этот новый сотрудник уже разработал свою систему оперативного получения необходимых данных, но о том, что отчет присылать больше не надо, отделу маркетинга «забыли» сообщить.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Взаимодействие помощника первого лица компании и PR-службы

Показываем, как можно поделить ответственность за PR компании и ее первого руководителя (а возможно, и других топ-менеджеров) между PR-службой и личным помощником руководителя. Даем пошаговый алгоритм взаимодействия участников этого процесса с массой тонкостей. Предлагаем показатели оценки эффективности. Рекомендуем удобные программы.

Может ли один человек согласовывать и подписывать приказ?

Может ли одно и то же лицо согласовывать приказ (по своей должности начальника отдела) и подписывать тот же приказ (но уже в статусе исполняющего обязанности отсутствующего должностного лица)?

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассмотрели задачи и функции службы ДОУ, как регламентировать ее деятельность. Как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Назвали основные направления оптимизации деятельности.

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация

Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.

Взаимодействие помощника первого лица компании и PR-службы

Показываем, как можно поделить ответственность за PR компании и ее первого руководителя (а возможно, и других топ-менеджеров) между PR-службой и личным помощником руководителя. Даем пошаговый алгоритм взаимодействия участников этого процесса с массой тонкостей. Предлагаем показатели оценки эффективности. Рекомендуем удобные программы.

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассмотрели задачи и функции службы ДОУ, как регламентировать ее деятельность. Как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Назвали основные направления оптимизации деятельности.

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация

Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.

Может ли один человек согласовывать и подписывать приказ?

Может ли одно и то же лицо согласовывать приказ (по своей должности начальника отдела) и подписывать тот же приказ (но уже в статусе исполняющего обязанности отсутствующего должностного лица)?