Top.Mail.Ru

Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.

Нередко в офисе случаются «казусные» ситуации:

  • менеджер по работе с клиентами ищет необходимый документ долгое время, а клиент ждет ответа на другом конце телефонного провода;
  • договор не прошел все стадии согласования, а сроки оплаты исполнителю уже завтра;
  • в офис пришел перспективный клиент, но вы не можете найти свободную переговорную;
  • отдел снабжения принес несколько цветных картриджей, хотя вам нужны были черные;
  • специалист с высокой квалификацией выполняет рутинную работу и в конечном счете увольняется, т.к. не видит целесообразности своей работы.

Вам это знакомо? Эти и аналогичные ситуации наглядно показывают существование серьезной проблемы: большое внимание со стороны руководства уделяется тому, как повысить эффективность производственных процессов, но на совершенствование офисных процессов оно не обращает внимания. Большинство компаний, которые внедрили бережливое производство (от англ. lean production, lean manufacturing) только на производстве, чаще всего не достигают желаемого результата из-за того, что недооценили важность процессов работы в офисе. Затраты на административно-управленческие процессы в разных компаниях отличаются, но они в любом случае ощутимы для бизнеса.

Главная цель бережливого производствапостоянное стремление организации к снижению затрат, устранению всех видов потерь и не создающих ценности операций в производственном процессе. Изначально такую концепцию применяли в отраслях с дискретным производством – начали с автомобилестроения. Позднее эти идеи стали внедряться в других сферах: торговле, коммунальном хозяйстве, здравоохранении, системе образования, сфере услуг и во многих других. Таким образом, наряду с бережливым производством появились и отраслевые варианты: бережливый офис, бережливая логистика, бережливые здравоохранение, бережливая разработка программного обеспечения и т.д.

Надо понимать, что разработка и внедрение бережливого офиса – это целый комплекс мероприятий, который за один день не делается, а требует тщательной подготовки, планомерной работы и анализа выполненных действий. Далее в статье сконцентрируемся на выявлении потерь и их устранении в офисе. Потериэто операции и действия, на которые затрачиваются материальные и временные ресурсы без добавления ценности товару или услуге для конечного потребителя. В офисной работе конечным потребителем может быть ваш руководитель, коллега или заказчик. Выявить потери сложно – многие из них в офисе не так явно видны, как на производстве.

Схема 1. Основные виды потерь в концепции бережливого офиса

Перепроизводство

При перепроизводстве работа выполняется или услуга оказывается прежде, чем в этом возникла необходимость. К перепроизводству в офисе относятся многочисленные отчеты, которые дублируют один другой, лишние копии одного и того же документа, предоставление большего количества информации, чем это требуется, изготовление ненужных материалов.

Пример 1. Изготовление рекламной продукции

Компания в начале года заранее изготавливает и печатает рекламную продукцию большими партиями, в т.ч. визитки для всех своих сотрудников, т.к. при большом объеме типография дает более ощутимую скидку. Но в течение года выясняется, что рекламные материалы устарели, а некоторые сотрудники уволились и часть заготовленных ранее рекламных материалов приходится утилизировать. В результате компания теряет материальные и денежные ресурсы.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как документировать представительские расходы (часть 2)

Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, показываем примеры оформления документов, которые налоговая требует для подтверждения представительских расходов: приказ, программа мероприятия со сметой расходов, отчет о проведенном мероприятии. Приводим пример Положения о представительских расходах. Ориентируем, какие первичные учетные и иные подтверждающие документы (чеки, договоры, счета, накладные, акты и т.п.) в каких случаях тоже придется собирать.

Как документировать представительские расходы (часть 1)

Что такое представительские расходы? Какие затраты можно учесть в качестве представительских расходов, чтобы сэкономить на налоге на прибыль организации? Какие документы необходимо оформить, чтобы подтвердить осуществление представительских расходов? В этом номере читайте 1-ю часть статьи.

Норматив численности сотрудников в отделе делопроизводства

Где посмотреть норматив численности сотрудников в отделе делопроизводства?

Каким ЛНА закрепить порядок согласования документа?

Каким ЛНА закреплен порядок согласования документа (исходящие письма, приказы, служебные записки, докладные, доверенности и т.д.)? Где, возможно, прописано, что конкретный вид документа должен быть согласован (завизирован) инициатором, руководителем подразделения, курирующим заместителем руководителя?

Совещания: как тратить меньше времени и лучше контролировать результаты

Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

Норматив численности сотрудников в отделе делопроизводства

Где посмотреть норматив численности сотрудников в отделе делопроизводства?

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Ассортимент ИТ-решений для контроля исполнения поручений руководителя

Предлагаем вам обзор доступных сейчас программ для автоматизации проведения совещаний, контроля исполнения поручений, сбора статусов по задачам, формирования итоговой отчетности об исполнительской дисциплине. Как можно поделить зоны ответственности по контролю исполнения поручений между службой делопроизводства и личными помощниками руководителей (в крупных и малых организациях). Как помощнику (секретарю) преодолевать саботаж исполнителей, которым не нравится идея отчитываться перед ним о проделанной работе.