Top.Mail.Ru

Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.

Нередко в офисе случаются «казусные» ситуации:

  • менеджер по работе с клиентами ищет необходимый документ долгое время, а клиент ждет ответа на другом конце телефонного провода;
  • договор не прошел все стадии согласования, а сроки оплаты исполнителю уже завтра;
  • в офис пришел перспективный клиент, но вы не можете найти свободную переговорную;
  • отдел снабжения принес несколько цветных картриджей, хотя вам нужны были черные;
  • специалист с высокой квалификацией выполняет рутинную работу и в конечном счете увольняется, т.к. не видит целесообразности своей работы.

Вам это знакомо? Эти и аналогичные ситуации наглядно показывают существование серьезной проблемы: большое внимание со стороны руководства уделяется тому, как повысить эффективность производственных процессов, но на совершенствование офисных процессов оно не обращает внимания. Большинство компаний, которые внедрили бережливое производство (от англ. lean production, lean manufacturing) только на производстве, чаще всего не достигают желаемого результата из-за того, что недооценили важность процессов работы в офисе. Затраты на административно-управленческие процессы в разных компаниях отличаются, но они в любом случае ощутимы для бизнеса.

Главная цель бережливого производствапостоянное стремление организации к снижению затрат, устранению всех видов потерь и не создающих ценности операций в производственном процессе. Изначально такую концепцию применяли в отраслях с дискретным производством – начали с автомобилестроения. Позднее эти идеи стали внедряться в других сферах: торговле, коммунальном хозяйстве, здравоохранении, системе образования, сфере услуг и во многих других. Таким образом, наряду с бережливым производством появились и отраслевые варианты: бережливый офис, бережливая логистика, бережливые здравоохранение, бережливая разработка программного обеспечения и т.д.

Надо понимать, что разработка и внедрение бережливого офиса – это целый комплекс мероприятий, который за один день не делается, а требует тщательной подготовки, планомерной работы и анализа выполненных действий. Далее в статье сконцентрируемся на выявлении потерь и их устранении в офисе. Потериэто операции и действия, на которые затрачиваются материальные и временные ресурсы без добавления ценности товару или услуге для конечного потребителя. В офисной работе конечным потребителем может быть ваш руководитель, коллега или заказчик. Выявить потери сложно – многие из них в офисе не так явно видны, как на производстве.

Схема 1. Основные виды потерь в концепции бережливого офиса

Перепроизводство

При перепроизводстве работа выполняется или услуга оказывается прежде, чем в этом возникла необходимость. К перепроизводству в офисе относятся многочисленные отчеты, которые дублируют один другой, лишние копии одного и того же документа, предоставление большего количества информации, чем это требуется, изготовление ненужных материалов.

Пример 1. Изготовление рекламной продукции

Компания в начале года заранее изготавливает и печатает рекламную продукцию большими партиями, в т.ч. визитки для всех своих сотрудников, т.к. при большом объеме типография дает более ощутимую скидку. Но в течение года выясняется, что рекламные материалы устарели, а некоторые сотрудники уволились и часть заготовленных ранее рекламных материалов приходится утилизировать. В результате компания теряет материальные и денежные ресурсы.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Амбиции руководителя

На каком этапе развития сейчас находится Россия – прогноз Льва Гумилева опытный управленец сравнивает с объективной реальностью, которая нас окружает. Какие цели поддерживаются сейчас попутным ветром перемен. Через какие стадии развития проходит человек, прежде чем амбициозные цели станут для него естественными. Почему стоит замахиваться на глобальные цели.

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Как указывать должность при внутреннем согласовании?

Нигде не могу найти требований к точному содержанию наименования должности. Можно ли при внутреннем согласовании (приказа, ЛНА, ВНД) в наименование должности добавлять наименование подразделения, например если по штатному расписанию наименование должности: «Начальник отдела», «Директор департамента», то в реквизите согласования (внутреннего) указывать «Начальник отдела информационных технологий», «Директор департамента разработки»? Или это позволит признать согласование недействительным, например ГИТ может дать замечания к приказам по охране труда?

Совещания: как тратить меньше времени и лучше контролировать результаты

Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Современный арсенал персонального ассистента

Это обзор полезных в работе гаджетов и программ, которые существенно повысят вашу мобильность и производительность. Они помогут планировать рабочее время на принципиально новом уровне, чем в бумажном ежедневнике (с учетом приоритета задач, синхронизации на разных мобильных устройствах, порой просто надиктовывая, а не записывая дела); протоколировать встречи; преобразовывать голосовые сообщения в печатный текст; быстро переводить в электронный вид наброски и схемы, сделанные от руки; вести бюджет представительских расходов; заказывать авиабилеты и такси, составляя оптимальный маршрут передвижения.