Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 08 / 2024
  3. Ответы на вопросы

Как оптимизировать регистрацию протоколов в СЭД

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 08 / 2024
Вопрос

Насколько важно и чем обусловлено, что регистрировать протоколы необходимо в рамках деятельности одной комиссии?

Мы хотим переместить регистрацию всех протоколов в СЭД. Так как у нас могут создаваться разные комиссии, с целью оптимизации разновидности протоколов мы хотим ввести 1 вид – протокол заседания комиссии, добавить поле ввода названия комиссии и присваивать регистрационные номера протоколам комиссий в валовом порядке.

То есть в разновидности протокола комиссии будут, например, отражены наименования: протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания экспертной комиссии, протокол заседания комиссии по заселению и т.д.

При этом у протоколов будут разные сроки хранения (здесь видимо придется вручную раскладывать по папкам).

Можно ли использовать такой подход для регистрации?
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В принципе такую технологию применять можно, только необходимо ее доработать, довести до конца все ее аспекты, чтобы вручную по электронным папкам или обычным делам в бумажной форме ничего не раскладывать и все разновидности протоколов в одном документопотоке в валовом порядке не регистрировать. А для оптимизации документопотоков и обеспечения эффективности СЭД необходимо, наоборот, конкретизировать и идентифицировать разновидности протоколов по их документопотокам.

Внедрение СЭД должно помочь оптимизировать все операции и транзакции в работе с документами и, главное, предоставить возможность создания документов (подлинников или проектов) в электронной форме. Вы правильно предполагаете учитывать срок хранения в качестве основного критерия формирования документопотоков.

Пример 1. Сроки хранения разновидностей протоколов по Перечню 2019 года 1 в зависимости от полномочий комиссий вашей организации

Протоколы заседаний экспертной комиссии – постоянно, ст. 18 в);

Протоколы заседаний жилищной комиссии (необходимо уточнить статус комиссии по заселению в вашей организации) – постоянно, ст. 641;

Протоколы заседаний аттестационной комиссии – 10 лет., ст. 485.

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Купить этот ответ
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Протокол – оформляем без ошибок

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2024
Оформление документов

Подробно рассмотрели правила оформления каждого реквизита протокола, попутно предупреждая о распространенных ошибках. Показали примеры полного протокола, выписки из него, списка присутствующих на заседании. Какими рекомендуемыми образцами протокола из нормативно-методических документов можно воспользоваться. Какой вариант более правильный. Почему стоит писать «Председательствующий» вместо «Председатель». Как лучше нумеровать принятые решения. Как отражать результаты голосования. Почему бумажные приложения надо хранить вместе с протоколом, но аудио- и видеозаписи совещания храним в отдельном деле.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

Часть документов может регистрироваться в юридическом департаменте

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2024
Современное делопроизводство

Обычно служба делопроизводства централизованно регистрирует все документы и потом направляет их на рассмотрение руководству либо напрямую на исполнение в подразделения. Какие классификаторы в этом могут помочь. Какие документы вообще не принято регистрировать. Как закрепить децентрализованную регистрацию определенных документов непосредственно в подразделениях-исполнителях. Отвечаем на вопрос читателя на примере юридического департамента.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Изменения полномочий и документов органов управления АО и ООО

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2024
Права и обязанности

В августе 2024 г. внесли обширные изменения в законы об ООО, АО и ряд дрдругих. Уточнили, что должно быть указано в протоколах общего собрания участников / акционеров и совета директоров, варианты их подписания. Изменили порядок проведения общего собрания с дистанционным участием. Скорректировали подход к разграничению полномочий между различными органами управления в ООО и АО. Регламентировали порядок заседаний и принятия решений советом директоров ООО. Обязательным станет нотариальное заверение решений о назначении директора ООО. И др.

Сергей Кожейкин
управляющий партнер Правовой фирмы «ВЕД»
Константин Джюрич
старший юрист консалтинговой компании «Альфа»

Роль стандарта на метаданные в эффективном управлении документами

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2024
Информационные технологии

1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.

Анна Бороздина
заместитель заведующего отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Общие правила составления и оформления протокола

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2011
Оформление документов

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2021
Права и обязанности

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Елена Игнатьева
член НАСПЭ, консультант по этикету, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель «Smart and Talented»

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2014
Оформление документов

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Как загрузить документы в СЭД

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2021
Современное делопроизводство

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Лариса Иванова
ведущий эксперт по документообороту отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»
Руслан Кудабаев
руководитель направления 1С отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании СофтЭксперт

Раздел не найден.