Насколько важно и чем обусловлено, что регистрировать протоколы необходимо в рамках деятельности одной комиссии?
Мы хотим переместить регистрацию всех протоколов в СЭД. Так как у нас могут создаваться разные комиссии, с целью оптимизации разновидности протоколов мы хотим ввести 1 вид – протокол заседания комиссии, добавить поле ввода названия комиссии и присваивать регистрационные номера протоколам комиссий в валовом порядке.
То есть в разновидности протокола комиссии будут, например, отражены наименования: протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания экспертной комиссии, протокол заседания комиссии по заселению и т.д.
При этом у протоколов будут разные сроки хранения (здесь видимо придется вручную раскладывать по папкам).
Можно ли использовать такой подход для регистрации?
В принципе такую технологию применять можно, только необходимо ее доработать, довести до конца все ее аспекты, чтобы вручную по электронным папкам или обычным делам в бумажной форме ничего не раскладывать и все разновидности протоколов в одном документопотоке в валовом порядке не регистрировать. А для оптимизации документопотоков и обеспечения эффективности СЭД необходимо, наоборот, конкретизировать и идентифицировать разновидности протоколов по их документопотокам.
Внедрение СЭД должно помочь оптимизировать все операции и транзакции в работе с документами и, главное, предоставить возможность создания документов (подлинников или проектов) в электронной форме. Вы правильно предполагаете учитывать срок хранения в качестве основного критерия формирования документопотоков.
Пример 1. Сроки хранения разновидностей протоколов по Перечню 2019 года 1 в зависимости от полномочий комиссий вашей организации
Протоколы заседаний экспертной комиссии – постоянно, ст. 18 в);
Протоколы заседаний жилищной комиссии (необходимо уточнить статус комиссии по заселению в вашей организации) – постоянно, ст. 641;
Протоколы заседаний аттестационной комиссии – 10 лет., ст. 485.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
В августе 2024 г. внесли обширные изменения в законы об ООО, АО и ряд дрдругих. Уточнили, что должно быть указано в протоколах общего собрания участников / акционеров и совета директоров, варианты их подписания. Изменили порядок проведения общего собрания с дистанционным участием. Скорректировали подход к разграничению полномочий между различными органами управления в ООО и АО. Регламентировали порядок заседаний и принятия решений советом директоров ООО. Обязательным станет нотариальное заверение решений о назначении директора ООО. И др.
Подробно рассмотрели правила оформления каждого реквизита протокола, попутно предупреждая о распространенных ошибках. Показали примеры полного протокола, выписки из него, списка присутствующих на заседании. Какими рекомендуемыми образцами протокола из нормативно-методических документов можно воспользоваться. Какой вариант более правильный. Почему стоит писать «Председательствующий» вместо «Председатель». Как лучше нумеровать принятые решения. Как отражать результаты голосования. Почему бумажные приложения надо хранить вместе с протоколом, но аудио- и видеозаписи совещания храним в отдельном деле.
Обычно служба делопроизводства централизованно регистрирует все документы и потом направляет их на рассмотрение руководству либо напрямую на исполнение в подразделения. Какие классификаторы в этом могут помочь. Какие документы вообще не принято регистрировать. Как закрепить децентрализованную регистрацию определенных документов непосредственно в подразделениях-исполнителях. Отвечаем на вопрос читателя на примере юридического департамента.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
