Не следует создавать специальную экспертную комиссию для библиотеки, поскольку техническая библиотека действует как самостоятельное подразделение и управляет библиотечным фондом. Алгоритм определения сроков хранения документов и литературы, конечно, можно считать достаточно общим – экспертная комиссия (ЭК) организации всегда принимает решения на основании предложений структурных подразделений, которые собирает, обобщает и представляет на заседание ЭК служба делопроизводства (проекты годовых разделов всех видов описей и актов составляют специалисты отрасли в подразделениях). Точно так же специалисты отрасли в структурных подразделениях могут дать предложения технической библиотеке о ценности, актуальности или устаревании тех или иных книг, журналов, отчетов, оперативных выпусков научно-технической информации и т.п.
Но в вашем случае рекомендуем обратиться прежде всего в бухгалтерию. Если специальная литература приобретается в состав библиотечного фонда за счет средств организации, то она так или иначе ставится на инвентарный учет и списывается с него в зависимости от цены, вида изданий, актуальности и физического состояния. Руководитель технической библиотеки совместно с бухгалтерией может инициировать издание приказа о создании инвентаризационной комиссии и проведении инвентаризации библиотечного фонда вашей уважаемой организации. В состав этой комиссии необходимо включить специалистов отрасли из основных структурных подразделений, которые могут дать объективную оценку ценности и актуальности тех или иных изданий.
Обратите внимание, что иногда часть библиотечного фонда списывается с инвентарного учета сразу после получения по подписке / приобретения литературы или по истечении календарного года ее использования по категории малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Проверьте также, может быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия вашей организации уже рассматривала подобные акты списания литературы, проекты которых должна была составлять техническая библиотека. В этом случае действуйте по прецеденту, т.к. ваш библиотечный фонд не включается в состав Библиотечного фонда Российской Федерации и может управляться вашей организацией самостоятельно.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Можно ли в 2025 году уничтожить документы за 2023 год, срок хранения которых 1 год?
Штраф за неуничтожение в заданные сроки персональных данных для организации сейчас доходит до 500 000 руб., и Госдума рассматривает законопроект о его увеличении в несколько раз! Поэтому давайте разберемся, в каких ситуациях, в какие сроки надо уничтожать персданные, как это документально подтвердить, сколько потом хранить такие доказательства. Правила документирования установлены Роскомнадзором – объясняем, что он требует. Показываем образцы приказа о создании комиссии, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении персональных данных, которые использовались неправомерно. Предлагаем формулировки для ЛНА о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений, для договоров об обязательстве контрагента уничтожить передаваемые ему персданные.
За основу можно взять рекомендованную форму акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (из архивных Правил 2023 года). Ее можно использовать для оформления уничтожения документов с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях, в нее можно включить документы нескольких подразделений за несколько лет. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Экспертиза ценности документов недействительна при отсутствии положения об экспертной комиссии?
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Можно ли в 2025 году уничтожить документы за 2023 год, срок хранения которых 1 год?
С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?
Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить во внутренней описи дела (в частности, дела «Приказы Общества по основной деятельности» за 2016 год) отсутствующие документы – утерянные приказы, которые невозможно восстановить? Надо ли вставлять листы-заменители? Что на них необходимо написать, как их оформить?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
