Вопрос
Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить во внутренней описи дела (в частности, дела «Приказы Общества по основной деятельности» за 2016 год) отсутствующие документы – утерянные приказы, которые невозможно восстановить? Надо ли вставлять листы-заменители? Что на них необходимо написать, как их оформить?
Отвечает

Никаких листов-заменителей не нужно – работайте с внутренней описью и листом-заверителем дела. Отсутствие документов обычно выявляется как раз в момент оформления внутренней описи документов дела, когда фактически имеющиеся в деле документы описываются. Например, между приказами № 17/од от 10.02.2016 и № 19/од от 16.02.2016 отсутствует приказ № 18/од.

Сначала необходимо все-таки организовать поиск приказов по основной деятельности, провести опрос исполнителей, готовивших проекты данных документов, возможно они остались на их рабочих местах и на дисках их компьютеров. Необходимо вспомнить и выявить возможных исполнителей поручений (распорядительных пунктов) приказов. Копии приказов могут оказаться в делах со сметами и бухгалтерскими документами, на основании которых осуществлялись финансирование и оплата расходов. Тем более в организации остается журнал регистрации приказов за 2016 год, в котором факты издания соответствующих приказов были зафиксированы.

Если в этом журнале приказ № 18/од зарегистрирован, то, скорее всего, он был издан, а если нет, то данный номер могли и пропустить – в таком случае при оформлении внутренней описи руководствуйтесь Примером 2, но в графе «Примечание» напишите «Приказ № 18/од пропущен».

Если удалось найти копию приказа вместо оригинала, то ее можно заверить и подшить в дело, как это отразить в описи показано в Примере 3.

Только после поиска становится ясно, что мы нашли, и мы сможем оформить до конца внутреннюю опись. В Примере 2 отражена ситуация, когда приказ № 18/од был издан, но не найден ни в виде оригинала, ни в виде копии – отдельной строкой он во внутренней описи дела не должен фигурировать, ведь там мы должны отразить только те документы, которые есть в деле. А на акт об утрате мы ссылаемся в листе-заверителе такого дела (Пример 5).

Если же документ из дела пропал после составления внутренней описи, то приказ там изначально фигурировал бы в своей строке, в которой потом в графе «Примечание» мы бы сделали пометку о его утрате (Пример 4). А к внутренней описи мы бы составили новую итоговую запись. Но это редкий случай.

Если розыск не только дел, но и документов не дал результата, то необходимо составить акт об утрате документов в делопроизводстве по форме акта об утрате документов в архиве организации в соответствии с п. 4.32 Правил (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) и приложением № 6 к ним. Конечно, форма акта должна быть более простой, в него можно включать сведения сразу о нескольких утраченных приказах, что было выявлено в процессе подготовки дела к передаче на архивное хранение (см. Пример 1).

Вписывать данные акта об утрате во внутреннюю опись дела не обязательно, достаточно внесения этой информации в лист-заверитель дела.

Пример 1. Акт об утрате документов

Пример 2. Отсутствие документа обнаружено до оформления внутренней описи дела

Пример 3. Внутренняя опись дела, в которое подшита копия приказа вместо оригинала

Пример 4. Внутренняя опись дела, из которого документ был утрачен после ее первичного оформления (потребовалось ее переоформление)

В листе-заверителе дела с приказами по основной деятельности необходимо сделать отметки об особенности его формирования, ведь валовая нумерация приказов была нарушена:

Пример 5. Лист-заверитель дела, из которого потерялись несколько документов

Оценить вопрос
s
В избранном

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?