Top.Mail.Ru
Вопрос
Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить во внутренней описи дела (в частности, дела «Приказы Общества по основной деятельности» за 2016 год) отсутствующие документы – утерянные приказы, которые невозможно восстановить? Надо ли вставлять листы-заменители? Что на них необходимо написать, как их оформить?
Отвечает

Никаких листов-заменителей не нужно – работайте с внутренней описью и листом-заверителем дела. Отсутствие документов обычно выявляется как раз в момент оформления внутренней описи документов дела, когда фактически имеющиеся в деле документы описываются. Например, между приказами № 17/од от 10.02.2016 и № 19/од от 16.02.2016 отсутствует приказ № 18/од.

Сначала необходимо все-таки организовать поиск приказов по основной деятельности, провести опрос исполнителей, готовивших проекты данных документов, возможно они остались на их рабочих местах и на дисках их компьютеров. Необходимо вспомнить и выявить возможных исполнителей поручений (распорядительных пунктов) приказов. Копии приказов могут оказаться в делах со сметами и бухгалтерскими документами, на основании которых осуществлялись финансирование и оплата расходов. Тем более в организации остается журнал регистрации приказов за 2016 год, в котором факты издания соответствующих приказов были зафиксированы.

Если в этом журнале приказ № 18/од зарегистрирован, то, скорее всего, он был издан, а если нет, то данный номер могли и пропустить – в таком случае при оформлении внутренней описи руководствуйтесь Примером 2, но в графе «Примечание» напишите «Приказ № 18/од пропущен».

Если удалось найти копию приказа вместо оригинала, то ее можно заверить и подшить в дело, как это отразить в описи показано в Примере 3.

Только после поиска становится ясно, что мы нашли, и мы сможем оформить до конца внутреннюю опись. В Примере 2 отражена ситуация, когда приказ № 18/од был издан, но не найден ни в виде оригинала, ни в виде копии – отдельной строкой он во внутренней описи дела не должен фигурировать, ведь там мы должны отразить только те документы, которые есть в деле. А на акт об утрате мы ссылаемся в листе-заверителе такого дела (Пример 5).

Если же документ из дела пропал после составления внутренней описи, то приказ там изначально фигурировал бы в своей строке, в которой потом в графе «Примечание» мы бы сделали пометку о его утрате (Пример 4). А к внутренней описи мы бы составили новую итоговую запись. Но это редкий случай.

Если розыск не только дел, но и документов не дал результата, то необходимо составить акт об утрате документов в делопроизводстве по форме акта об утрате документов в архиве организации в соответствии с п. 4.32 Правил (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) и приложением № 6 к ним. Конечно, форма акта должна быть более простой, в него можно включать сведения сразу о нескольких утраченных приказах, что было выявлено в процессе подготовки дела к передаче на архивное хранение (см. Пример 1).

Вписывать данные акта об утрате во внутреннюю опись дела не обязательно, достаточно внесения этой информации в лист-заверитель дела.

Пример 1. Акт об утрате документов

Пример 2. Отсутствие документа обнаружено до оформления внутренней описи дела

Пример 3. Внутренняя опись дела, в которое подшита копия приказа вместо оригинала

Пример 4. Внутренняя опись дела, из которого документ был утрачен после ее первичного оформления (потребовалось ее переоформление)

В листе-заверителе дела с приказами по основной деятельности необходимо сделать отметки об особенности его формирования, ведь валовая нумерация приказов была нарушена:

Пример 5. Лист-заверитель дела, из которого потерялись несколько документов

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению

Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.