Никаких листов-заменителей не нужно – работайте с внутренней описью и листом-заверителем дела. Отсутствие документов обычно выявляется как раз в момент оформления внутренней описи документов дела, когда фактически имеющиеся в деле документы описываются. Например, между приказами № 17/од от 10.02.2016 и № 19/од от 16.02.2016 отсутствует приказ № 18/од.
Сначала необходимо все-таки организовать поиск приказов по основной деятельности, провести опрос исполнителей, готовивших проекты данных документов, возможно они остались на их рабочих местах и на дисках их компьютеров. Необходимо вспомнить и выявить возможных исполнителей поручений (распорядительных пунктов) приказов. Копии приказов могут оказаться в делах со сметами и бухгалтерскими документами, на основании которых осуществлялись финансирование и оплата расходов. Тем более в организации остается журнал регистрации приказов за 2016 год, в котором факты издания соответствующих приказов были зафиксированы.
Если в этом журнале приказ № 18/од зарегистрирован, то, скорее всего, он был издан, а если нет, то данный номер могли и пропустить – в таком случае при оформлении внутренней описи руководствуйтесь Примером 2, но в графе «Примечание» напишите «Приказ № 18/од пропущен».
Если удалось найти копию приказа вместо оригинала, то ее можно заверить и подшить в дело, как это отразить в описи показано в Примере 3.
Только после поиска становится ясно, что мы нашли, и мы сможем оформить до конца внутреннюю опись. В Примере 2 отражена ситуация, когда приказ № 18/од был издан, но не найден ни в виде оригинала, ни в виде копии – отдельной строкой он во внутренней описи дела не должен фигурировать, ведь там мы должны отразить только те документы, которые есть в деле. А на акт об утрате мы ссылаемся в листе-заверителе такого дела (Пример 5).
Если же документ из дела пропал после составления внутренней описи, то приказ там изначально фигурировал бы в своей строке, в которой потом в графе «Примечание» мы бы сделали пометку о его утрате (Пример 4). А к внутренней описи мы бы составили новую итоговую запись. Но это редкий случай.
См. статью «Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов» в № 9’ 2020
См. статью «Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета» в № 10’ 2020
Если розыск не только дел, но и документов не дал результата, то необходимо составить акт об утрате документов в делопроизводстве по форме акта об утрате документов в архиве организации в соответствии с п. 4.32 Правил (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) и приложением № 6 к ним. Конечно, форма акта должна быть более простой, в него можно включать сведения сразу о нескольких утраченных приказах, что было выявлено в процессе подготовки дела к передаче на архивное хранение (см. Пример 1).
Вписывать данные акта об утрате во внутреннюю опись дела не обязательно, достаточно внесения этой информации в лист-заверитель дела.
Пример 1. Акт об утрате документов
Пример 2. Отсутствие документа обнаружено до оформления внутренней описи дела
Пример 3. Внутренняя опись дела, в которое подшита копия приказа вместо оригинала
Пример 4. Внутренняя опись дела, из которого документ был утрачен после ее первичного оформления (потребовалось ее переоформление)
В листе-заверителе дела с приказами по основной деятельности необходимо сделать отметки об особенности его формирования, ведь валовая нумерация приказов была нарушена:
Пример 5. Лист-заверитель дела, из которого потерялись несколько документов
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
В этом номере журнала разбираем, какие документы собираются архивным учреждением внаблюдательное дело организации для характеристики ее специфики, качества ведения делопроизводства и работы архива. Вы узнаете, какие аспекты будут интересовать представителя архивного учреждения при обследовании вашей организации. Пример анкеты-опросника это наглядно показывает.
Во многих документах, которые мы привыкли выделять к уничтожению по акту, составленному по правилам Росархива, содержатся персональные данные. В марте 2023 года вступил в силу приказ Роскомнадзора, который потребовал документировать уничтожение персональных данных по своему акту (там должны фиксироваться иные сведения, его составлять очень трудоемко)! А штрафы за ошибки в работе с персданными большие. Помогаем вам их избежать. Вы поймете, когда надо оформлять уничтожение документов (в т.ч. содержащих персданные) по акту Росархива, а когда – по акту Роскомнадзора. А еще получите аргументацию для диалога с проверяющими, чтобы защитить себя. Отсутствие однозначных разъяснений от профильных ведомств (Росархива и Роскомнадзора) приводит к рискам, которые помогаем вам оценить и выбрать свой «маршрут следования».
Что такое наблюдательное дело в государственном / муниципальном архиве? На какие организации оно заводится? Какие документы (сведения) собираются в такое досье? Делимся с вами распространенной практикой работы архивов. В этом номере журнала разбираем документы о создании организации, изменениях ее наименования, подчиненности, структуры, формы собственности и ликвидации, а также о включении организации в список источников комплектования или исключении из их числа.
Форма акта о выделении к уничтожению документов из архива утверждена и содержится в нормативном правовом акте Росархива. А форма акта для выделения к уничтожению документов из структурных подразделений (на этапе текущего делопроизводства) не утверждена. Как доработать для этих целей «архивный» акт? Как составить акт о выделении к уничтожению документов, находящихся на депозитарном хранении в стороннем коммерческом архиве? Каков алгоритм работы: как оформлять акты о выделении документов к уничтожению, как их согласовывать и утверждать, как отражать сам факт уничтожения, где потом хранить акты? Объясняем, кто что и в каком порядке должен делать.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
