Давайте вспомним, что регистрация – одна из операций технологии делопроизводства, а регистрационный номер – идентификационный реквизит самого документа. Новый терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2025 закрепил следующие определения терминов:
-
регистрация – запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты;
-
регистрационный номер – реквизит документа, подтверждающий факт его регистрации.
Протоколы регистрируются по каждому виду / группе отдельно, т.е. в пределах своих документопотоков. А даты протоколов – это даты событий, т.е. фактические даты проведения заседаний коллегиального органа.
Непосредственно на заседании секретарем составляется черновик, проект будущего протокола, в необходимых случаях ведется его аудиовидеозапись.
Протокол как официальный документ должен быть составлен и оформлен в течение 1–3 дней с даты заседания – это общее правило. Конкретный срок подготовки окончательно оформленного протокола устанавливается в Инструкции по делопроизводству или в ином локальном нормативном акте организации (если он не установлен законодательно). Часто правила оформления протоколов заседаний закрепляются в документе, регламентирующем работу коллегиального органа, например: в Регламенте собрания учредителей, Регламенте заседаний совета директоров и т.п. В ряде случаев такие правила определены непосредственно в законодательстве.
Опыт лучших практик показывает, что на основе аудиовидеозаписей протокол может быть оформлен «день в день», т.е. в день заседания или «не позднее 12 часов после окончания заседания», когда все решения коллегиальным органом уже приняты окончательно и не требуют какого-то дополнительного согласования.
Итак, сделаем выводы:
- если заседание коллегиального органа продолжалось в течение нескольких дней, то дата протокола, т.е. дата события, оформляется через тире, включая дату начала и дату окончания заседания, например:
20.01.2026 – 22.01.2026 или
20 – 22 января 2026 г.;
- после окончательного оформления проекта протокола как официального документа его подписывают председатель / председательствующий и секретарь заседания, после подписания одновременно оформляется регистрационный индекс – следующий порядковый номер в пределах документопотока протоколов данного коллегиального органа, например:
20.01.2026 – 22.01.2026 № 1
Регистрационный номер протокола – это его порядковый номер в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Какой из этих 2 принципов выбрать для конкретной комиссии / коллегиального органа, мы подробно разбирали в № 12` 2025 журнала. Сейчас лишь кратко скажем, что выбор зависит от статуса соответствующего органа / комиссии (орган управления, исполнительный, совещательный, оперативный). А в зависимости от объема документопотока (т.е. от количества документируемых заседаний) к порядковому номеру протокола может быть добавлен буквенный индекс, сокращенно обозначающий коллегиальный орган, что актуально для совещательных органов и органов оперативного управления.
Необходимо различать 2 ключевых понятия:
-
дата протокола – это идентификационный реквизит документа, обозначающий дату события и дату принятия решений, которые вступают в силу с этой даты. Дата протокола оформляется одновременно с его регистрационным номером в заголовочной части документа;
-
дата регистрации протокола:
- это дата выполнения делопроизводственной операции по регистрации документа;
- в случае протоколов она часто является более поздней, чем дата самого протокола, и
- в заголовочной части документа не отражается;
-
становится метаданными, относящимися к метаданным об управлении документами, которые фиксируются во входных формах СЭД.
Пример 2. Соотношение дат протокола заседания коллегиального органа
|
Дата протокола
(оформляется на документе)
|
Дата регистрации
протокола (в СЭД)
|
Номер протокола
(на документе и в СЭД)
|
|
20.01.2026 – 22.01.2026
|
23.01.2026
|
№ 1
|
Вопросы регистрации протоколов можно подробно изучить:
- в Приложении № 9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199);
- с учетом п. 3.53 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) и
- п. 3.34 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2019 № 44).
Желаем успехов!
