Документы об изъятии (выемке) подлежат обязательной регистрации в тех органах, которые осуществляют эти действия. В связи с этим необходимо прежде всего проверять оформление идентификационных реквизитов документов-оснований (их вручаемых копий). Например, письмо-требование из налоговой инспекции о представлении документов должно иметь и дату, и регистрационный индекс, и подпись уполномоченного лица с наименованием должности и расшифровкой. Постановление налоговой инспекции, прокурора, поручение следователя о производстве выемки также должны иметь дату и регистрационный индекс, подпись уполномоченного должностного лица, а в тексте – содержать цель и хронологические рамки (крайние даты) документов.
Даже если в организации никогда такие ситуации до сих пор не возникали, все равно на будущее необходимо при участии руководства распределить обязанности между службой делопроизводства, юридическим отделом и службой безопасности для наилучшего взаимодействия. Правоохранительным, судебным и налоговым органам документы могут выдаваться как из структурных подразделений, так и из архивного фонда. Обычно служба делопроизводства получает право на постановлении / требовании (их вручаемых копиях) и последующем протоколе об изъятии проставить отметку о получении, причем с указанием времени (можно использовать обычный штамп с датором, а время можно проставлять от руки):
Ее вполне можно оставить без входящего номера и подписи лица, которое получило документ, если только должностные лица, производящие выемку, не станут на этом настаивать (см. левый вариант в Примере 7).
Юридический отдел обычно проверяет законность действий по изъятию, подлинность и правильность оформления соответствующих постановлений / требований и предъявленных должностными лицами персональных удостоверений. Если документы в организации изымаются часто, то именно в юридическом отделе имеет смысл вести Журнал регистрации документов – оснований для изъятия дел и документов, который будет «переходящим» делом и включаться в номенклатуру дел этого отдела. В пределах календарного года и в валовом порядке подобные документы-основания будут подлежать децентрализованной регистрации в юридическом отделе. Регистрационный входящий номер может быть проставлен как дополнение к отметке о получении рядом с датой или на следующей строке (см. правый вариант отметки в Примере).
В общий Журнал регистрации поступающих документов постановления и протоколы об изъятии документов включать не рекомендуем.
На службу делопроизводства, как правило, возлагается обязанность по изъятию документов из дел, их копированию, сшиву и подготовке к заверению уполномоченным лицом. Далее ей же предстоит работа по внесению необходимых изменений в номенклатуру дел, если изъято дело, в журналы регистрации документов, если изъято письмо или приказ и т.п. А если изымаются архивные документы, то сведения об изъятии должны быть своевременно отражены в описях дел и внутренних описях документов дел. Независимо от того, часто или редко происходят выемки, в номенклатуру дел службы делопроизводства возможно включить отдельное дело с заголовком «Документы-основания и протоколы изъятия документов и дел», в котором будут храниться оригиналы постановлений, которые необходимо будет несколько раз ксерокопировать и вместе с заверенными копиями изъятых документов «возвращать» в дела.
Таким образом, юридический смысл имеет прежде всего отметка о получении документа о производстве выемки и систематизированное хранение подобных документов в одном месте. Такие постановления и протоколы с перечислением изъятого доказывают причину отсутствия у вас изъятых документов. А регистрация становится необходимой, когда в крупной организации изъятия документов производятся часто.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Допускается ли внесение изменений в приказ о внесении изменений, который вступит в силу будущей датой?
Арендодатель и арендатор (обе организации применяют ОСН) рассматривают возможность закрепления в договоре условия о предоставлении арендных каникул на 2 месяца, в течение которых арендатор полностью освобождается от арендной платы. Возникают ли налоговые риски у сторон договора? Позволит ли снизить налоговые риски условие договора об установлении символического размера платы в течение периода арендных каникул?
Может ли индивидуальный предприниматель зарегистрироваться по иному адресу, чем адрес его места жительства, например по месту расположения офиса, арендованного или принадлежащего ИП на праве собственности?
У одного из участников ООО есть зарубежные счета, другой переводил денежные средства через иностранную компанию без открытия банковского счета. Оба являются физическими лицами (один также ИП), резидентами РФ и не сообщили об этом в налоговую инспекцию. Какие санкции им за это грозят?
Возможны ли претензии со стороны налоговых органов при продаже одним ООО другому недвижимого имущества по балансовой стоимости, отличающейся от рыночной?
Взыскана сумма по судебному приказу. Судебный приказ впоследствии отменен, однако взыскание по нему произведено и получено взыскателем. Можно ли вернуть деньги не через поворот судебного решения, а с помощью самостоятельного иска о взыскании денег, а также взыскать еще проценты по ст. 395 ГК РФ и расходы на юриста?
В договоре возмездного оказания услуг отсутствует условие о том, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору. При этом у заказчика сохраняется задолженность перед исполнителем за оказанные услуги. Договор прекратил свое действие в четко указанную в договоре календарную дату, однако стороны приняли решение пролонгировать отношения на дополнительный срок. Для этого они согласуют и подписывают дополнительное соглашение к договору, но само соглашение датируют текущей датой, за пределами срока действия договора, при этом дополнительное соглашение распространяет действие на взаимоотношения сторон, возникшие с первого дня после окончания срока действия договора. Договор прекратил свое действие 31.12.2019, составляется дополнительное соглашение, датированное 09.01.2020, и в тексте дополнительного соглашения указывается, что оно распространяет свое действие на взаимоотношения сторон, возникшие с 01.01.2020. Правомерно ли это? Возможно ли заключение дополнительного соглашения к договору с истекшим сроком действия?
В соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка рабочий день в организации установлен с 08.00 до 17.00. Территория работодателя – большая. Прежде чем попасть на свое рабочее место, работник должен пройти через проходную. Преодоление расстояния от проходной до цеха занимает длительное время. Если работник отметился на проходной в 08.00, будет ли это являться опозданием?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Юридический справочник руководителя»
можно в любом отделении почты:
