Должна ли компания регистрировать у себя постановление и протокол об изъятии у нее документов

Вопрос
Требуется ли организации, у которой изымают документы, регистрировать постановление и протокол об изъятии? Если да, то в каких учетных формах?
Отвечает

Документы об изъятии (выемке) подлежат обязательной регистрации в тех органах, которые осуществляют эти действия. В связи с этим необходимо прежде всего проверять оформление идентификационных реквизитов документов-оснований (их вручаемых копий). Например, письмо-требование из налоговой инспекции о представлении документов должно иметь и дату, и регистрационный индекс, и подпись уполномоченного лица с наименованием должности и расшифровкой. Постановление налоговой инспекции, прокурора, поручение следователя о производстве выемки также должны иметь дату и регистрационный индекс, подпись уполномоченного должностного лица, а в тексте – содержать цель и хронологические рамки (крайние даты) документов.

Даже если в организации никогда такие ситуации до сих пор не возникали, все равно на будущее необходимо при участии руководства распределить обязанности между службой делопроизводства, юридическим отделом и службой безопасности для наилучшего взаимодействия. Правоохранительным, судебным и налоговым органам документы могут выдаваться как из структурных подразделений, так и из архивного фонда. Обычно служба делопроизводства получает право на постановлении / требовании (их вручаемых копиях) и последующем протоколе об изъятии проставить отметку о получении, причем с указанием времени (можно использовать обычный штамп с датором, а время можно проставлять от руки):

Пример. Отметка о получении документа

Ее вполне можно оставить без входящего номера и подписи лица, которое получило документ, если только должностные лица, производящие выемку, не станут на этом настаивать (см. левый вариант в Примере 7).

Юридический отдел обычно проверяет законность действий по изъятию, подлинность и правильность оформления соответствующих постановлений / требований и предъявленных должностными лицами персональных удостоверений. Если документы в организации изымаются часто, то именно в юридическом отделе имеет смысл вести Журнал регистрации документов – оснований для изъятия дел и документов, который будет «переходящим» делом и включаться в номенклатуру дел этого отдела. В пределах календарного года и в валовом порядке подобные документы-основания будут подлежать децентрализованной регистрации в юридическом отделе. Регистрационный входящий номер может быть проставлен как дополнение к отметке о получении рядом с датой или на следующей строке (см. правый вариант отметки в Примере).

В общий Журнал регистрации поступающих документов постановления и протоколы об изъятии документов включать не рекомендуем.

На службу делопроизводства, как правило, возлагается обязанность по изъятию документов из дел, их копированию, сшиву и подготовке к заверению уполномоченным лицом. Далее ей же предстоит работа по внесению необходимых изменений в номенклатуру дел, если изъято дело, в журналы регистрации документов, если изъято письмо или приказ и т.п. А если изымаются архивные документы, то сведения об изъятии должны быть своевременно отражены в описях дел и внутренних описях документов дел. Независимо от того, часто или редко происходят выемки, в номенклатуру дел службы делопроизводства возможно включить отдельное дело с заголовком «Документы-основания и протоколы изъятия документов и дел», в котором будут храниться оригиналы постановлений, которые необходимо будет несколько раз ксерокопировать и вместе с заверенными копиями изъятых документов «возвращать» в дела.

Таким образом, юридический смысл имеет прежде всего отметка о получении документа о производстве выемки и систематизированное хранение подобных документов в одном месте. Такие постановления и протоколы с перечислением изъятого доказывают причину отсутствия у вас изъятых документов. А регистрация становится необходимой, когда в крупной организации изъятия документов производятся часто.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

По договору подряда подрядчик обязуется в обеспечение предоставить договоры поручительства. Если он их не предоставил, считается ли договор заключенным

В договоре генподрядчика с подрядчиком есть пункт, согласно которому в качестве обеспечения исполнения обязательств, предусмотренных договором, подрядчик обязуется на момент подписания договора предоставить в обеспечение исполнения своих обязательств договоры поручительства на сумму договорной стоимости работ (генподрядчик-кредитор, подрядчик-должник, поручитель – ​директор подрядчика). Подрядчик настаивает на исключении пункта из договора. А генподрядчик ссылается на то, что форма договора унифицированная. Если подрядчик после подписания договора подряда не предоставит обеспечение договора, считается ли договор подряда заключенным?

Из-за банка арендодатель не получил перечисленную ему арендную плату. Как вернуть средства

По договору аренды недвижимого имущества на расчетный счет арендодателя 9 июня была дважды перечислена сумма арендной платы. Позже выяснилось, что у банка 3 июля этого же года была отозвана лицензия. Деньги арендодатель не получил. Арендодатель не предпринимал соответствующих мер по своевременному уведомлению арендатора о неплатежеспособности банка. Каким способом можно вернуть уплаченную сумму? Можно ли ее взыскать с арендодателя?

Какую ответственность по обязательствам юридического лица (ООО, АО) несут его учредители

Какую ответственность по обязательствам юридического лица (ООО, АО) несут его учредители? Отвечают ли учредители своим личным имуществом как физические лица?

Каков порядок регистрации товарного знака?

Будет ли прерываться течение срока исковой давности в случае подачи заявления о выдаче судебного приказа и последующего вынесения определения об отмене выданного судебного приказа?

Возможно ли заключение дополнительного соглашения к договору с истекшим сроком действия и его распространение на период, предшествующий подписанию дополнительного соглашения

В договоре возмездного оказания услуг отсутствует условие о том, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору. При этом у заказчика сохраняется задолженность перед исполнителем за оказанные услуги. Договор прекратил свое действие в четко указанную в договоре календарную дату, однако стороны приняли решение пролонгировать отношения на дополнительный срок. Для этого они согласуют и подписывают дополнительное соглашение к договору, но само соглашение датируют текущей датой, за пределами срока действия договора, при этом дополнительное соглашение распространяет действие на взаимоотношения сторон, возникшие с первого дня после окончания срока действия договора. Договор прекратил свое действие 31.12.2019, составляется дополнительное соглашение, датированное 09.01.2020, и в тексте дополнительного соглашения указывается, что оно распространяет свое действие на взаимоотношения сторон, возникшие с 01.01.2020. Правомерно ли это? Возможно ли заключение дополнительного соглашения к договору с истекшим сроком действия?

Взыскана сумма по судебному приказу, который позже был отменен. Как вернуть деньги, можно ли взыскать проценты и расходы на юриста

Взыскана сумма по судебному приказу. Судебный приказ впоследствии отменен, однако взыскание по нему произведено и получено взыскателем. Можно ли вернуть деньги не через поворот судебного решения, а с помощью самостоятельного иска о взыскании денег, а также взыскать еще проценты по ст. 395 ГК РФ и расходы на юриста?

Инвентаризация в отсутствие материально ответственного лица.

Материально ответственное лицо находится на длительном стационарном лечении, в связи с чем требуется назначить новое материально ответственное лицо. Имеет ли право директор провести инвентаризацию в отсутствие материально ответственного лица, назначив для этого комиссию?