Каждая из сторон договора имеет полное право присваивать договору регистрационный номер (индекс) в рамках своей системы регистрации, чтобы учитывать договоры. И это несмотря на то, что номер не является обязательным реквизитом для договора. Обязательной для него является дата, которая должна быть единой в договоре и в системах регистрации каждой из сторон.
Регистрироваться договор может по-разному:
- в каких-то организациях это делают в информационной системе (и тогда заполняется «входная форма»);
- в других – заполняют строку в таблице журнала регистрации, который ведется в Word или Excel;
- крайне редко сейчас это делается в бумажном журнале.
Но в любом случае желательно, чтобы среди полей «входной формы» в информационной системе (либо граф журнала регистрации) были следующие:
- вид (разновидность) договора;
- наименование организации-контрагента;
- дата;
-
индекс (присваивается вашей организацией, в т. ч. автоматически по счетчику номеров договоров в системе ЭДО);
-
индекс контрагента (регистрационный номер, присвоенный договору контрагентом, вы должны включить в отдельное поле с целью полной идентификации договора);
- предмет договора;
- сумма;
- срок действия;
- подразделение-исполнитель и т. п.
Как видите, надо иметь два поля: одно для ввода своего регистрационного номера, другое – для номера, присвоенного контрагентом. И тогда проблем не возникнет. Если ваша система ЭДО пока имеет только одно из этих двух полей, то закажите добавление нового ИТ-отделу вашей организации (а в таблицу Word или Excel вы его и сами легко добавите).
Пример 1. Если договору каждая сторона присвоила свой регистрационный номер, то обычно они указываются через косую черту
Что касается структуры регистрационного номера, который присваивается договорам, заключаемым вашей организацией, то его первая часть (номер/год) не будет вызывать сомнений, если эти номера присваиваются по видам сделок (т. е. в пределах конкретных документопотоков, которые поддерживаются классификатором).
Классификатор видов и разновидностей договоров обычно разрабатывается совместно юридической службой и службой делопроизводства, утверждается приказом первого руководителя (по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет) и подгружается в систему ЭДО как один из ее справочников. За ведение классификатора обычно отвечает служба делопроизводства, но эту ответственность вполне можно передать и юридической службе.
Вторая часть регистрационного номера (индекс организации), упомянутая в вопросе читателя, вызывает сомнения. Если это индекс вашей организации, то в вашем же регистрационном номере он не имеет смысла. А если это индекс организации-контрагента, то он должен поддерживаться классификатором организаций-контрагентов (его ведение более трудоемко, т. к. контрагенты часто меняются).
Поделимся опытом лучших практик. В вашем случае структура индекса может быть следующей: номер/год-вид сделки (например, № 345/2019-воу, где «воу» означает договор возмездного оказания услуг). Но в структуре индекса обычно рядом располагают номер и вид сделки, а год заключения договора оформляют через косую черту или дефис (например, № 345-воу/2019 или № 46 ВОУ-2019). Разные элементы сложного индекса можно отделять друг от друга знаками («-», «/», «.», «:»), пробелом, что-то можно писать заглавными буквами. Однако заметьте: если внутри регистрационного номера договора каждого контрагента присутствует косая черта, то использование ее еще и для разделения этих двух индексов усложнит поиск границы между ними – сравните два варианта:
- № 128/02.14/325/воу-2019 и
- № 128-02.14/325-воу-2019.
Итак, если от контрагента ваша организация получила экземпляр договора с проставленным им регистрационным индексом, то не стесняйтесь через косую черту добавить на него свой индекс, который предлагает ваша система ЭДО. Тогда на экземпляре договора будут оформлены два регистрационных номера: контрагента и вашей организации:
Пример 2. На договоре с впечатанным регистрационным номером контрагента вы можете дописать вручную свой регистрационный номер
Советуем также совместно с профильными подразделениями и юридической службой разработать Регламент договорной работы, в котором закрепить аспекты классификации договоров, порядок их регистрации, структуру номера (индекса) и другие делопроизводственные вопросы.
