Электронный документооборот договоров в СЭД

Описан опыт автоматизации работы с договорами в СЭД: от включения в нее проекта договора и согласования до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента. Мы рассказали, как можно поделить обязанности между исполнителями, готовящими проекты договорных документов, согласующими лицами и специалистом по сопровождению договоров, который выполняет более технические операции и грамотно отражает сведения в СЭД, а также что и как можно передавать и фиксировать в СЭД, чтобы сделать прозрачной договорную работу, легко выявлять связанные документы, а в случае неприятных казусов быстрее «находить концы».

Любая компания в своей деятельности сталкивается с оформлением договоров. Чем она крупнее, тем объем договоров больше и упорядочить работу с ними важнее. В современном мире работу даже с бумажными договорами (которых пока большинство) выстраивают при помощи системы электронного документооборота (СЭД). Она оптимизирует работу, сокращает трудозатраты, дает возможность быстрого поиска информации на каждом этапе работы с договорами.

Схема 1. Начало жизненного цикла договора в СЭД

Далее в статье рассмотрим начальные этапы жизненного цикла договора в СЭД, показанные в Схеме 1. Разберем каждый из этих этапов подробно – ​объясняя, как на практике их можно выполнять.

Включение проекта договора в СЭД

Все заключаемые компанией договоры мы вносим в СЭД, т. к. она накапливает базу данных по всей договорной информации: начиная от реквизитов контрагентов и заканчивая электронными копиями подписанных договоров.

На каждый проект договора в СЭД заводится карточка, в которой будет зафиксирована вся необходимая информация, т. к. ее много, она распределена по нескольким логичным вкладкам. На вкладке «Реквизиты» (Пример 1) заполняются:

  • вид документа (договор или спецификация к договору, дополнительное соглашение к договору, дополнительное соглашение к спецификации);
  • регистрационный номер и дата, проставленные со стороны контрагента;
  • данные подписантов;
  • тип договора;
  • срок действия;
  • сумма;
  • данные исполнителя;
  • краткое содержание.

Пример 1. Вкладка «Реквизиты» карточки договора (до его подписания сторонами)

Если запускается договор, подписанный со стороны контрагента, то он обычно уже содержит дату и номер, присвоенные контрагентом. Эти данные вписываем в соответствующее поле в карточке. Если инициатором заключения договора является наша организация, то эти регистрационные данные от контрагента вводятся уже после получения от него подписанного варианта договора.

В карточке договора должны содержаться данные о подписантах: должности и Ф.И.О. Мы также фиксируем основные сведения о контрагенте на основании учредительных документов, но это заносится в отдельную форму в СЭД (Пример 3) и «привязывается» к карточке договора путем выбора контрагента из списка.

Важно зафиксировать тип договора, например:

  • договор пожертвования,
  • рамочный договор,
  • договор поставки,
  • договор апробации или др.

Срок действия договора тоже обязательно нужно отразить в его карточке в СЭД. Эти данные берутся из самого проекта документа. Часто бывает, что в нем не указываются конкретные даты. Тогда прояснить ситуацию помогает исполнитель, готовящий проект договора, к нему после заведения карточки приходит задача в СЭД о проверке ее данных и проставлении срока действия договора (задача из Примера 2 стартуется через кнопку «Отправить» Примера 1).

Часто в договорах содержится финансовая информация (о сумме всего договора, цене экземпляра продукции, тарифе на услугу и др.). Как минимум сумма договора должна быть зафиксирована в карточке договора. Мы еще часто помещаем краткое содержание (обычно...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Договор конвертируемого займа

Особенностью конструкции договора конвертируемого займа является право заимодавца потребовать конвертации своего требования о возврате суммы займа и начисленных процентов полностью или в части в акции или доли в уставном капитале компании-заемщика. Иными словами, заимодавец вправе по своему усмотрению потребовать либо возврата суммы займа с процентами и неустойками, либо конвертации своих денежных требований в уставный капитал компании-заемщика, став его совладельцем наряду с иными участниками. О том, что это за правовая конструкция, в чем ее особенности и какими преимуществами она наделяет кредитора, рассказываем в статье. Мы проанализировали судебную практику в данной сфере и предлагаем вам воспользоваться выводами из нее. А также привели образец договора конвертируемого займа, который можно использовать на практике.

Могут ли супруги заключать сделки между собой

На практике супруги обычно совершают между собой такие привычные сделки, как брачный договор и соглашение о разделе имущества, а также соглашение об уплате алиментов. Однако статус супругов не лишает их права заключать друг с другом и иные гражданско-правовые договоры, поскольку законом это не запрещено. В статье говорим о специфике таких сделок и их правовых последствиях (в т. ч о том, можно ли взыскать судебные расходы на услуги, оказанные супругом-юристом). Мы проанализировали судебную практику на предмет спорных вопросов в сделках между супругами и поделились своими выводами. Пригодится каждому, кто вступил в брак.

Что проверить при заключении договора факторинга

В 2020 году объем финансирования в рамках факторинга вырос на 10% по сравнению с 2019, а годом ранее на 19% относительно 2018 года. Эксперты прогнозируют, что в нынешнем году эта тенденция продолжится. Если раньше факторинг был инструментом крупных компаний, то теперь все чаще его использует средний и малый бизнес. При этом факторинговые компании начинают вести себя как консервативные банки – ​навязывают клиентам свои правила игры. Но у предпринимателя всегда есть выбор, и если ему не нравится какое-то условие, его можно обсудить или найти компанию с более приемлемыми вариантами. В статье рассказываем, на что обратить внимание при выборе факторинговой компании, как правильно посчитать полную стоимость факторинга. Приводим образцы формулировок для договора и уведомления о его заключении. Показываем, какой механизм документооборота лучше сразу заложить, чтобы в будущем избежать проблем. Анализируем судебную практику.

Ошибки в договорах: что говорит суд

Часто стороны не придают значения мелким ошибкам в тексте договора, особенно когда поначалу отношения складываются гладко. Но стоит возникнуть спору и тогда оказывается, что даже лишняя запятая или неверное слово могут превратиться в кочку, о которую легко споткнуться и даже проиграть суд. Да при этом еще остаться в убытке и с товаром / услугой, которые далеки от желаемого. Посмотрим на три категории самых распространенных ошибок и на то, как суды реагируют на них. В частности, затронем неточности, связанные с наименованием товара, его количества и объема услуг. Узнаете, каким образом минимизировать риски и как вести себя в суде, если его не удастся избежать, какими доказательствами стоит заранее заручиться.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?

Франчайзинг. Суды о том, почему важно читать договор

В последние годы франчайзинг как форма ведения бизнеса набирает обороты: все охотнее, особенно начинающие предприниматели, открывают рестораны, магазины, пекарни, школы и т. п. по «готовой схеме» франчайзинга (франшизе). При этом мало кто задумывается о том, что такая деятельность при всех ее преимуществах несет и множество рисков, ведь франчайзинг выступает как своеобразное «кредитное плечо»: он помогает в раскрутке бизнеса, но и одновременно становится дополнительным бременем, когда что-то «сбивается со сценария». Неудивительно: суды регулярно рассматривают споры между правообладателями (франчайзерами) и пользователями (франчайзи). Мы проанализировали эти споры за последние годы и рассказываем о подводных камнях, на которые могут натолкнуться стороны во франчайзинге, особенно франчайзи.