Электронный документооборот договоров в СЭД

Описан опыт автоматизации работы с договорами в СЭД: от включения в нее проекта договора и согласования до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента. Мы рассказали, как можно поделить обязанности между исполнителями, готовящими проекты договорных документов, согласующими лицами и специалистом по сопровождению договоров, который выполняет более технические операции и грамотно отражает сведения в СЭД, а также что и как можно передавать и фиксировать в СЭД, чтобы сделать прозрачной договорную работу, легко выявлять связанные документы, а в случае неприятных казусов быстрее «находить концы».

Любая компания в своей деятельности сталкивается с оформлением договоров. Чем она крупнее, тем объем договоров больше и упорядочить работу с ними важнее. В современном мире работу даже с бумажными договорами (которых пока большинство) выстраивают при помощи системы электронного документооборота (СЭД). Она оптимизирует работу, сокращает трудозатраты, дает возможность быстрого поиска информации на каждом этапе работы с договорами.

Схема 1. Начало жизненного цикла договора в СЭД

Далее в статье рассмотрим начальные этапы жизненного цикла договора в СЭД, показанные в Схеме 1. Разберем каждый из этих этапов подробно – ​объясняя, как на практике их можно выполнять.

Включение проекта договора в СЭД

Все заключаемые компанией договоры мы вносим в СЭД, т. к. она накапливает базу данных по всей договорной информации: начиная от реквизитов контрагентов и заканчивая электронными копиями подписанных договоров.

На каждый проект договора в СЭД заводится карточка, в которой будет зафиксирована вся необходимая информация, т. к. ее много, она распределена по нескольким логичным вкладкам. На вкладке «Реквизиты» (Пример 1) заполняются:

  • вид документа (договор или спецификация к договору, дополнительное соглашение к договору, дополнительное соглашение к спецификации);
  • регистрационный номер и дата, проставленные со стороны контрагента;
  • данные подписантов;
  • тип договора;
  • срок действия;
  • сумма;
  • данные исполнителя;
  • краткое содержание.

Пример 1. Вкладка «Реквизиты» карточки договора (до его подписания сторонами)

Если запускается договор, подписанный со стороны контрагента, то он обычно уже содержит дату и номер, присвоенные контрагентом. Эти данные вписываем в соответствующее поле в карточке. Если инициатором заключения договора является наша организация, то эти регистрационные данные от контрагента вводятся уже после получения от него подписанного варианта договора.

В карточке договора должны содержаться данные о подписантах: должности и Ф.И.О. Мы также фиксируем основные сведения о контрагенте на основании учредительных документов, но это заносится в отдельную форму в СЭД (Пример 3) и «привязывается» к карточке договора путем выбора контрагента из списка.

Важно зафиксировать тип договора, например:

  • договор пожертвования,
  • рамочный договор,
  • договор поставки,
  • договор апробации или др.

Срок действия договора тоже обязательно нужно отразить в его карточке в СЭД. Эти данные берутся из самого проекта документа. Часто бывает, что в нем не указываются конкретные даты. Тогда прояснить ситуацию помогает исполнитель, готовящий проект договора, к нему после заведения карточки приходит задача в СЭД о проверке ее данных и проставлении срока действия договора (задача из Примера 2 стартуется через кнопку «Отправить» Примера 1).

Часто в договорах содержится финансовая информация (о сумме всего договора, цене экземпляра продукции, тарифе на услугу и др.). Как минимум сумма договора должна быть зафиксирована в карточке договора. Мы еще часто помещаем краткое содержание...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

По договору подряда подрядчик обязуется в обеспечение предоставить договоры поручительства. Если он их не предоставил, считается ли договор заключенным

В договоре генподрядчика с подрядчиком есть пункт, согласно которому в качестве обеспечения исполнения обязательств, предусмотренных договором, подрядчик обязуется на момент подписания договора предоставить в обеспечение исполнения своих обязательств договоры поручительства на сумму договорной стоимости работ (генподрядчик-кредитор, подрядчик-должник, поручитель – ​директор подрядчика). Подрядчик настаивает на исключении пункта из договора. А генподрядчик ссылается на то, что форма договора унифицированная. Если подрядчик после подписания договора подряда не предоставит обеспечение договора, считается ли договор подряда заключенным?

О порядке внесудебного обращения взыскания на заложенное имущество

Заключен договор залога, согласно которому в случае неоплаты товара по обеспеченному договору к организации переходит в собственность заложенное имущество в виде самоходных машин, погрузчиков и экскаваторов. Каков порядок внесудебного обращения взыскания на заложенное имущество?

Из-за банка арендодатель не получил перечисленную ему арендную плату. Как вернуть средства

По договору аренды недвижимого имущества на расчетный счет арендодателя 9 июня была дважды перечислена сумма арендной платы. Позже выяснилось, что у банка 3 июля этого же года была отозвана лицензия. Деньги арендодатель не получил. Арендодатель не предпринимал соответствующих мер по своевременному уведомлению арендатора о неплатежеспособности банка. Каким способом можно вернуть уплаченную сумму? Можно ли ее взыскать с арендодателя?

В компании есть система ЭДО. Как в ней отразить присвоение номера договору как внутри организации, так и ее контрагентом

В системе электронного документооборота (ЭДО) номера договорам мы присваиваем в таком формате: номер / год – ​индекс организации. Бывают случаи, когда со своей стороны контрагент присваивает свой номер договору. Как это отобразить в нашей системе ЭДО? Если исправлять номер после регистрации, то сбивается нумерация.

Как хранить гражданско-правовые договоры

Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение. И найдет ли его вообще. А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Выясним, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут. В статье публикуем мнения экспертов, которые делятся своим опытом в этой сфере, приводим образцы журнала учета гражданско-правовых договоров, выдачи подлинников и копий договоров и относящихся к ним документов, а также формулировок в положение о договорно-правовой работе. Вы также найдете удобную таблицу по срокам хранения наиболее часто встречающихся на практике договоров.

По договору подряда подрядчик обязуется в обеспечение предоставить договоры поручительства. Если он их не предоставил, считается ли договор заключенным

В договоре генподрядчика с подрядчиком есть пункт, согласно которому в качестве обеспечения исполнения обязательств, предусмотренных договором, подрядчик обязуется на момент подписания договора предоставить в обеспечение исполнения своих обязательств договоры поручительства на сумму договорной стоимости работ (генподрядчик-кредитор, подрядчик-должник, поручитель – ​директор подрядчика). Подрядчик настаивает на исключении пункта из договора. А генподрядчик ссылается на то, что форма договора унифицированная. Если подрядчик после подписания договора подряда не предоставит обеспечение договора, считается ли договор подряда заключенным?

Из-за банка арендодатель не получил перечисленную ему арендную плату. Как вернуть средства

По договору аренды недвижимого имущества на расчетный счет арендодателя 9 июня была дважды перечислена сумма арендной платы. Позже выяснилось, что у банка 3 июля этого же года была отозвана лицензия. Деньги арендодатель не получил. Арендодатель не предпринимал соответствующих мер по своевременному уведомлению арендатора о неплатежеспособности банка. Каким способом можно вернуть уплаченную сумму? Можно ли ее взыскать с арендодателя?

О порядке внесудебного обращения взыскания на заложенное имущество

Заключен договор залога, согласно которому в случае неоплаты товара по обеспеченному договору к организации переходит в собственность заложенное имущество в виде самоходных машин, погрузчиков и экскаваторов. Каков порядок внесудебного обращения взыскания на заложенное имущество?