В компании есть система ЭДО. Как в ней отразить присвоение номера договору как внутри организации, так и ее контрагентом

Вопрос
В системе электронного документооборота (ЭДО) номера договорам мы присваиваем в таком формате: номер / год – ​индекс организации. Бывают случаи, когда со своей стороны контрагент присваивает свой номер договору. Как это отобразить в нашей системе ЭДО? Если исправлять номер после регистрации, то сбивается нумерация.
Отвечает

Каждая из сторон договора имеет полное право присваивать договору регистрационный номер (индекс) в рамках своей системы регистрации, чтобы учитывать договоры. И это несмотря на то, что номер не является обязательным реквизитом для договора. Обязательной для него является дата, которая должна быть единой в договоре и в системах регистрации каждой из сторон.

Регистрироваться договор может по-разному:

  • в каких-то организациях это делают в информационной системе (и тогда заполняется «входная форма»);
  • в других – ​заполняют строку в таблице журнала регистрации, который ведется в Word или Excel;
  • крайне редко сейчас это делается в бумажном журнале.

Но в любом случае желательно, чтобы среди полей «входной формы» в информационной системе (либо граф журнала регистрации) были следующие:

  • вид (разновидность) договора;
  • наименование организации-контрагента;
  • дата;
  • индекс (присваивается вашей организацией, в т. ч. автоматически по счетчику номеров договоров в системе ЭДО);
  • индекс контрагента (регистрационный номер, присвоенный договору контрагентом, вы должны включить в отдельное поле с целью полной идентификации договора);
  • предмет договора;
  • сумма;
  • срок действия;
  • подразделение-исполнитель и т. п.

Как видите, надо иметь два поля: одно для ввода своего регистрационного номера, другое – ​для номера, присвоенного контрагентом. И тогда проблем не возникнет. Если ваша система ЭДО пока имеет только одно из этих двух полей, то закажите добавление нового ИТ-отделу вашей организации (а в таблицу Word или Excel вы его и сами легко добавите).

Пример 1. Если договору каждая сторона присвоила свой регистрационный номер, то обычно они указываются через косую черту

Что касается структуры регистрационного номера, который присваивается договорам, заключаемым вашей организацией, то его первая часть (номер/год) не будет вызывать сомнений, если эти номера присваиваются по видам сделок (т. е. в пределах конкретных документопотоков, которые поддерживаются классификатором).

Классификатор видов и разновидностей договоров обычно разрабатывается совместно юридической службой и службой делопроизводства, утверждается приказом первого руководителя (по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет) и подгружается в систему ЭДО как один из ее справочников. За ведение классификатора обычно отвечает служба делопроизводства, но эту ответственность вполне можно передать и юридической службе.

Вторая часть регистрационного номера (индекс организации), упомянутая в вопросе читателя, вызывает сомнения. Если это индекс вашей организации, то в вашем же регистрационном номере он не имеет смысла. А если это индекс организации-контрагента, то он должен поддерживаться классификатором организаций-контрагентов (его ведение более трудоемко, т. к. контрагенты часто меняются).

Поделимся опытом лучших практик. В вашем случае структура индекса может быть следующей: номер/год-вид сделки (например, № 345/2019-воу, где «воу» означает договор возмездного оказания услуг). Но в структуре индекса обычно рядом располагают номер и вид сделки, а год заключения договора оформляют через косую черту или дефис (например, № 345-воу/2019 или № 46 ВОУ-2019). Разные элементы сложного индекса можно отделять друг от друга знаками («-», «/», «.», «:»), пробелом, что-то можно писать заглавными буквами. Однако заметьте: если внутри регистрационного номера договора каждого контрагента присутствует косая черта, то использование ее еще и для разделения этих двух индексов усложнит поиск границы между ними – ​сравните два варианта:

  • № 128/02.14/325/воу-2019 и
  • № 128-02.14/325-воу-2019.

Итак, если от контрагента ваша организация получила экземпляр договора с проставленным им регистрационным индексом, то не стесняйтесь через косую черту добавить на него свой индекс, который предлагает ваша система ЭДО. Тогда на экземпляре договора будут оформлены два регистрационных номера: контрагента и вашей организации:

Пример 2. На договоре с впечатанным регистрационным номером контрагента вы можете дописать вручную свой регистрационный номер

Советуем также совместно с профильными подразделениями и юридической службой разработать Регламент договорной работы, в котором закрепить аспекты классификации договоров, порядок их регистрации, структуру номера (индекса) и другие делопроизводственные вопросы.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Что нужно учесть заказчику при реализации проектов

Бизнес может столкнуться с несвойственными для его текущей деятельности функциями, когда возникает необходимость запустить проект с нуля. Начиная от разработки проектной документации для постройки новых (либо реконструкции, модернизации существующих) объектов и заканчивая покупкой расходных материалов, если заказчик по каким-то (в том числе экономическим) причинам желает держать под контролем весь процесс. В статье разбираем наиболее наглядные и общие для всех случаев создания нового производственного объекта моменты, на которые руководителю и юристу заказчика следует обращать внимание при организации и реализации договорной работы и документооборота в связке «проектант – поставщик – подрядчик». Объясняем, какие конкретные условия необходимо включить заказчику в договоры с разработчиком проекта, поставщиками материалов и оборудования, а также подрядчиком, чтобы защитить свои интересы. Даем ссылки на судебную практику, которая поможет доказать свою правоту в аналогичных рассмотренным ситуациях.

Особенности договора коммерческой концессии (франчайзинга)

По статистическим данным, рынок франчайзинга в России постоянно растет. Ожидается рост и в текущем году. Разбираем преимущества договора коммерческой концессии, какие условия в него нужно включить в обязательном порядке, а какие на практике являются предметом обсуждения, как прописать ответственность пользователя, какие ограничения целесообразно предусмотреть, что представляет собой субконцессия, как пользователю продлить договор, воспользовавшись преимущественным правом, а правообладателю предусмотреть в договоре условия, которые должны соблюдаться пользователем для того, чтобы преимущественное право действовало. Приводим судебную практику. Если до этого времени вас что-то останавливало от пользования конструкцией франчайзинга, то после прочтения статьи сможете определиться и при необходимости заключить договор коммерческой концессии в своих интересах.

Изменил ли поставщик досрочной поставкой условие договора о сроке поставки, поставленное в зависимость от получения аванса?

Договором поставки срок поставки поставлен под условие получения аванса. Поставка осуществляется партиями. Однако, не дожидаясь получения аванса, поставщик стал поставлять товар и поставил несколько партий. В дальнейшем поставщик стал поставлять товар, допуская просрочку. С какой даты считать срок поставки? Изменил ли поставщик своим поведением (досрочной поставкой) условие договора о сроке поставки, поставленное в зависимость от получения аванса?

Указываем в договорах порядковые и количественные числительные

В договорах, ЛНА, приказах, отчетах и пр. документах нередко указываются числительные. Выясняем, как правильно упоминать суммы, какую форму числительного нужно выбрать в зависимости от ситуации, когда числительные лучше писать прописью, а когда указывать цифрами, как пишутся дробные числа, диапазон значений, номера телефонов и домов, делается ли наращение и пр.

Условие об оплате: как правильно прописать в договоре

Порядок оплаты по гражданско-правовому договору – ​это согласованный сторонами способ расчетов за выполнение обязательств. Условие об оплате является одним из ключевых в договоре. Поэтому важно уделить ему особое внимание на этапе оформления сделки. В статье разбираем различные формулировки условий договора об оплате, в том числе об авансировании, коммерческом кредите, постоплате, расчетах наличными и абонентской плате.

Нужно ли регистрировать допсоглашение к основному договору?

Необходима ли регистрация дополнительного соглашения к договору купли-продажи недвижимости, зарегистрированному в установленном законом порядке? Считается ли незарегистрированное дополнительное соглашение действующим и подлежащим исполнению?

Как контрагенты могут обменяться доверенностями на получение материальных ценностей по ЭДО

Как правильно и в каком виде сторонам можно обмениваться с контрагентами доверенностями по ЭДО на получение ТМЦ? Если использовать доверенность по унифицированным формам, то там обязательна подпись поверенного, что затруднительно организовать, если получение товара осуществляется водителем транспортной компании, нанятым для перевозки. Как при этом подтвердить факт передачи товара?

Правила оформления приложений к договорам

На практике все чаще можно встретить многостраничные договоры с множеством приложений. Показываем, как нумеровать приложения к приложениям договоров, что делать, если первому приложению номер не дали, а потом оформили второе приложение, как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору, как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей. Поводом для написания статьи стали вопросы подписчиков.