Как архиву коммерческой организации быть с запросом физического лица

Вопрос
Что делать, если в архив коммерческой организации поступил запрос от физического лица, но никакой информации не найдено? Ему обязательно письменно отвечать? Как оформить ответный документ?
Отвечает

Предположим, что запрос поступил от бывшего работника с просьбой подтвердить факты его трудовой деятельности в вашей организации. В этом случае необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). В п. 5.8-5.18 изложен порядок и сроки исполнения запросов в архив. Обычно в течение 30 дней должен быть дан ответ.

Фрагмент документа

Пункт 5.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)

5.11. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке организации с указанием причин их отсутствия.

Поступивший запрос зарегистрируйте в отдельном журнале учета запросов, поступивших в архив (ведется архивом и хранится как переходящее дело). От даты регистрации отсчитываете стандартные 30 календарных дней для направления ответа.

Если у вас есть запрошенная информация, ответ оформляется в виде архивной справки. Если документов, являющихся прямыми доказательствами, и даже косвенной информации и документов, в архиве нет, то гражданину необходимо направить соответствующее письмо-ответ на бланке организации и за подписью первого руководителя организации (возможное содержание показано в Примере). На письме необходимо проставить печать организации и оформить отметку об исполнителе с указанием его контактных данных (телефон, адрес электронной почты).

Но проверьте, может быть какие-то подтверждающие документы остались в структурных подразделениях (кадры, бухгалтерия, профильное подразделение или филиал), может быть фонд ликвидированной организации-предшественника был передан в какой-то государственный или муниципальный архив.

Пример. Письмо коммерческой организации об отсутствии запрошенной информации в ее архиве

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Когда заработают новые правила по использованию электронных подписей?

Слышала, что нововведения по электронным подписям перенесут с 1 января 2022 г. на 1 марта 2022 г. Так ли это?

Можно ли считать расторгнутым предварительный договор, если не выполнено условие о подписании основного?

В соответствии с предварительным договором потребитель обязан подписать основной договор купли-продажи в течение 3 дней с момента уведомления о доставке товара на склад. Если потребитель его не подпишет в установленный предварительным договором срок, то можно ли считать предварительный договор расторгнутым?

Возможна ли переквалификация договора оказания услуг с самозанятым в трудовой договор?

Компания планирует заключить договор возмездного оказания услуг с физическим лицом, применяющим режим налогообложения «налог на профессиональный доход» (НПД). Существует ли риск переквалификации судом или иным органом власти такого договора с физическим лицом – ​самозанятым гражданином в трудовой договор?

Что делать с документами, если должность подписанта упразднили?

Стоит ли переподписывать приказы по обществу, если должность подписанта в ранее действующих приказах убрали из штатной структуры? Например: – приказ в конце 2020 г. подписал директор по производству, – в январе 2021 г. должность убрали из штатной структуры и ввели исполнительного директора.

Имеет ли право одно юридическое лицо оплатить товар за другое?

Возможно ли, чтобы одно ООО оплатило товар за другое ООО на безвозмездной основе?

Каким документом оформить совместное решение администрации и профкома?

Каким видом документа оформить совместное решение администрации организации и профкома, например, о выплате ежемесячной материальной помощи работникам (с конкретными Ф.И.О.), если обычно: – организация утверждает свои решения приказом, – а профком – постановлением? Можно ли утвердить такую форму, как приказ-постановление?

Взыскана сумма по судебному приказу, который позже был отменен. Как вернуть деньги, можно ли взыскать проценты и расходы на юриста

Взыскана сумма по судебному приказу. Судебный приказ впоследствии отменен, однако взыскание по нему произведено и получено взыскателем. Можно ли вернуть деньги не через поворот судебного решения, а с помощью самостоятельного иска о взыскании денег, а также взыскать еще проценты по ст. 395 ГК РФ и расходы на юриста?

Что делать с документами, если должность подписанта упразднили?

Стоит ли переподписывать приказы по обществу, если должность подписанта в ранее действующих приказах убрали из штатной структуры? Например: – приказ в конце 2020 г. подписал директор по производству, – в январе 2021 г. должность убрали из штатной структуры и ввели исполнительного директора.