Top.Mail.Ru

Сдавать документы в архив при ликвидации организации обязательно?

Вопрос
Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125‑ФЗ об архивном деле?
Отвечает

В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором предусмотрена обязанность любых организаций обеспечивать архивное хранение документов, устанавливается и обязанность передавать документы в случае ликвидации организации в государственный или муниципальный архив (ст. 23 Закона).

Документы передаются по акту (а не на основании справки), экземпляр которого остается у ликвидатора (председателя ликвидационной комиссии / учредителя, конкурсного управляющего). На основании актов:

  • приема-передачи документов на архивное хранение;
  • о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
  • об утрате документов (постоянного хранения);
  • об обнаружении неучтенных документов;
  • о технических ошибках в учетных документах

завершается обязанность организации по обеспечению архивного хранения документов (акты согласовываются ЭПК архива и утверждаются ликвидатором; первые 2 акта в этом списке обязательны, остальные оформляются в зависимости от ситуации).

Соответствующий архив попросит ликвидатора кроме описей дел постоянного хранения и по личному составу представить устав организации (со всеми изменениями), утвержденные штатные расписания и историческую справку к фонду (возможно, и дело фонда, если оно велось в организации). Все вопросы взаимодействия с архивными учреждениями решаются, как правило, в оперативном порядке, в зависимости от степени сохранности документального и архивного фондов организации (например, копии на правах подлинников, удостоверение бумажных копий электронных оригиналов и т. п.).

Обратите внимание (вместе с юристами вашей организации) на раздел 7 действующих в настоящее время Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; в 2022 году ожидается новая редакция Правил) и раздел 6.2 Методических рекомендаций по их применению (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива).

Акт о передаче документов в государственный (муниципальный) архив оформляется по форме Приложения № 30 к п. 6.8 Правил, утверждается ликвидатором (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архива, принимающего документы. Все акты приема-передачи документов на архивное хранение в случае ликвидации организации хранятся вместе с решениями общих собраний, протоколами и другими документами постоянного срока хранения (по ст. 27 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Таким образом, в случае необходимости арбитражный суд или налоговый орган может затребовать у членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) сведения о судьбе архивного фонда ликвидированного юрлица, в т. ч. и соответствующий акт.

Фрагмент документа

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

…4. При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

…8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

…10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Мнение эксперта

Как указано в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208‑ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14‑ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, а также уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение установленных сроков их хранения.

Ответственность за несдачу документов в архив установлена ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В 2020 г. законодатель ужесточил наказание за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Тем не менее мера ответственности остается весьма мягкой (предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей; на должностных лиц – ​от 3000 до 5000 рублей; на юридических лиц – ​от 5000 до 10 000 рублей).

Ответственность может быть возложена на членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или арбитражного управляющего как должностных лиц и по ст. 13.25 КоАП РФ. Санкция этой статьи, например, для должностных лиц предполагает ответственность в виде штрафа в размере 2500–5000 рублей, 5000–10 000 рублей либо 20 000–30 000 рублей в зависимости от вида организации, в отношении документов которой выявлены нарушения. Для организаций штраф может достигать 300 000 рублей.

Как правило, применение данных статей КоАП РФ осуществляется при проведении плановых проверок в действующих организациях. Практика применения нормы в отношении ответственных лиц после ликвидации компании практически отсутствует.

Существует и мера ответственности, предусмотренная ч. 1 ст. 325 УК РФ. Но практика по ней складывается в основном по фактам умышленной кражи или уничтожения документов, а не по фактам неисполнения обязанностей по сдаче документации в архив при ликвидации. Для привлечения к ответственности по данной статье необходимо доказать и умысел, и личную заинтересованность должностных лиц в сокрытии конкретных официальных документов. Можно сказать, что фактически в отношении членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или арбитражных управляющих на сегодняшний день эта норма не работает.

Есть вероятность привлечения и к гражданско-правовой ответственности в виде взыскания убытков в пользу пострадавших (ст. 12 и 15 ГК РФ). Но опять же, в связи со сложностью доказывания вины членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или управляющего в данном случае, сроков исковой давности судебных споров по такой категории дел на сегодняшний день практически нет.

Несмотря на наличие обязанности и предусмотренной меры ответственности за ее нарушение, как при ликвидации в общем порядке, так и при ликвидации в случае банкротства закон не устанавливает требований в части предоставления ответственным лицом кому-либо документов, подтверждающих сдачу документов в архив непосредственно при ликвидации.

Подтверждение исполнения этой обязанности на практике чаще всего требуется в деле о банкротстве – ​в части проверки исполнения арбитражным управляющим всех своих обязанностей. Так, в Законе о банкротстве в числе обязанностей конкурсного управляющего предусмотрена сдача документов на хранение в архивные организации (п. 2 ст. 129, п. 3 ст. 189.78 Федерального закона от 26.10.2002 № 127‑ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»). Управляющий в обязательном порядке отчитывается о своей деятельности перед кредиторами и судом перед завершением процедуры.

В случае невыполнения обязанности по передаче документов в архив дело о банкротстве не может быть завершено – ​просто потому, что в деле отсутствуют доказательства выполнения управляющим всех необходимых мероприятий по делу. Суд и кредиторы, как правило, проверяют этот момент. При этом прямо закон не называет такие подтверждающие документы в числе подлежащих приобщению к отчету конкурсного управляющего.

При ликвидации в общем порядке Федеральный закон от 08.08.2001 № 129‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» также предусматривает закрытый перечень документов, подлежащих предоставлению в налоговый орган (ст. 21). Требования о подтверждении сдачи документов в архив там также нет.

Получается, что необходимость подтверждения выполнения этой обязанности возникает, как правило, только в случае предъявления кем-либо претензий ликвидатору (ликвидационной комиссии) или управляющему уже после ликвидации. Например, если вышедшие на пенсию работники не смогут получить в архиве необходимые документы.

Соответственно, забота о сохранении документов, подтверждающих сдачу дел предприятия в архив – ​это задача и интерес самого ликвидатора (ликвидационной комиссии), арбитражного управляющего.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Расторжение трудового договора во время простоя, ликвидации, реорганизации

В непростых текущих условиях работодатели прибегают к простою, нередко уже позже принимая решение об увольнении. Давайте разбираться, можно ли расторгнуть трудовой договор во время простоя? Либо объявить простой уже после уведомления о сокращении? Как посмотрит суд на увольнение работника в связи с ликвидацией организации, если решение о ликвидации впоследствии было отменено? Можно ли уволить работников по причине реорганизации компании? Анализируем законодательство и судебную практику.

Сторонняя организация запросила документы из архива во временное пользование

Некоторые организации могут столкнуться с запросом от сторонних компаний или проверяющих и контролирующих органов о выдаче документов, хранящихся у них в архиве, во временное пользование. Причем далеко не всегда от такого запроса можно отказаться, особенно если речь идет о компетентных органах, например, во время изъятия документов. Основной вопрос, который волнует в данной ситуации: как обезопасить передачу таких документов и гарантировать их возврат в целости и сохранности обратно. Показываем, как грамотно зафиксировать этот процесс. Даем образцы письма о выдаче дел во временное пользование, в которое включена гарантия возврата и сохранности документов, акта о выдаче дел во временное пользование и оформления книги выдачи документов.

О подаче заявления о продлении срока ликвидации

Возможна ли подача заявления о продлении срока ликвидации по истечении срока ликвидации, установленного решением общего собрания участников ООО о добровольной ликвидации?

Как архиву коммерческой организации быть с запросом физического лица

Что делать, если в архив коммерческой организации поступил запрос от физического лица, но никакой информации не найдено? Ему обязательно письменно отвечать? Как оформить ответный документ?

Расторжение трудового договора во время простоя, ликвидации, реорганизации

В непростых текущих условиях работодатели прибегают к простою, нередко уже позже принимая решение об увольнении. Давайте разбираться, можно ли расторгнуть трудовой договор во время простоя? Либо объявить простой уже после уведомления о сокращении? Как посмотрит суд на увольнение работника в связи с ликвидацией организации, если решение о ликвидации впоследствии было отменено? Можно ли уволить работников по причине реорганизации компании? Анализируем законодательство и судебную практику.

Ответчик прекратил свое существование. Как взыскать с него долг

В 2016 году арбитражный суд вынес решение о взыскании неустойки. Исполнительный лист был направлен истцом в службу судебных приставов. На сегодняшний день денежные средства с ответчика не взысканы, и в 2019 году эта организация (ответчик) прекратила свое существование (исключена из ЕГРЮЛ). Каковы возможные варианты взыскания долга после исключения юридического лица – ​должника из ЕГРЮЛ?

О подаче заявления о продлении срока ликвидации

Возможна ли подача заявления о продлении срока ликвидации по истечении срока ликвидации, установленного решением общего собрания участников ООО о добровольной ликвидации?

Принимаем в архив договоры постоянного срока хранения

Как принять в архив договоры постоянного срока хранения? По какому принципу они должны быть сформированы в дела – ​по дате «закрытия» договора или по дате создания документа? Хочу отметить, что в подразделении договоры формируются в дела по дате создания документа и к основному договору подшиваются все дополнительные соглашения к нему. Номенклатурой дел за какой год надо руководствоваться при передаче таких дел в архив?