Принимаем в архив договоры постоянного срока хранения

Вопрос
Как принять в архив договоры постоянного срока хранения? По какому принципу они должны быть сформированы в дела – ​по дате «закрытия» договора или по дате создания документа? Хочу отметить, что в подразделении договоры формируются в дела по дате создания документа и к основному договору подшиваются все дополнительные соглашения к нему. Номенклатурой дел за какой год надо руководствоваться при передаче таких дел в архив?
Отвечает

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)1 на архивное хранение передаются завершенные в делопроизводстве, т.е. исполненные документы. По отношению к договорам это означает полное исполнение договора (обычно закрытие актом и перечислением платы по договору), устранение всех разногласий по его исполнению, оплате.

Если договоры подлежат постоянному хранению, то в течение года, в котором они были исполнены, они хранятся в структурном подразделении. А далее «не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве»2 договоры подвергаются полной архивно-технической обработке и подготавливаются к передаче на архивное хранение, т.е. формируются в дела для архивного хранения по «дате закрытия» (году исполнения).

Если в структурных подразделениях договоры формируются в дела по дате заключения, то даже при использовании папок-регистраторов часто допускаются ошибки в формировании полного комплекса документов к договору, которые служат исчерпывающим доказательством его исполнения (т.е. необходимы и дополнительные соглашения, и переписка по исполнению, и акты, и экземпляры платежных документов, и копии доверенностей и т.п.). А при подготовке исполненных договоров к архивному хранению приходится пересматривать все документы соответствующего дела и «выбирать» из него те договоры и документы к ним, которые исполнены. И это будет ежегодной и трудоемкой работой для того ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, который готовит документы к передаче на архивное хранение.

Чтобы облегчить эту задачу, часто применяют простое правило: как только договор «закрыт», сразу на его 1-м листе (например, всегда на верхнем поле) проставляют штамп со словом «Исполнено» либо с реквизитами акта об исполнении договора (см. Пример 1). Раньше штампом проставляли и информацию об изменении срока действия договора (обычно о пролонгации допсоглашением). Но срок действия договора и его исполнение лучше контролировать автоматически: если не в специализированной программе, то хотя бы в Журнале регистрации договоров в Excel.

Пример 1. Варианты штампов для отметок об исполнении договора

При такой технологии формирования дел с договорами, в номенклатуре дел подразделения постоянно будет учитываться «переходящее» дело (см. Примеры 2 и 3), из которого ежегодно надо изымать исполненные договоры с прилагаемыми к ним документами и включать их в дело с более конкретным заголовком, отражающим еще и год исполнения договора (крайние даты документов дела).

Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел на 2015 год (это дело аналогично будет представлено и в последующих номенклатурах по 2019 г. включительно)
Пример 3. Фрагмент номенклатуры дел на 2020 год (изначально сроки хранения определялись по Перечню 2010 г., но по окончании 2020 г. в этой номенклатуре дел их надо определить по Перечню 2019 г.)

В течение 1 года (и до 3 лет), следующего после исполнения, договоры находятся в зоне ответственности структурного подразделения, а потом они должны быть переданы на архивное хранение. Тогда из «переходящего» дела (показанного в Примере 2) в 2020 году можно изъять договоры, исполненные в 2018 году3, и сформировать из них дело «Договоры на право оперативного управления имуществом, исполненные в 2018 году»4. Именно с таким уточненным заголовком данное дело попадет в опись дел постоянного хранения за 2020 г. в структурном подразделении, которое занимается договорной работой. Годовой раздел описи должен быть подписан руководителем соответствующего структурного подразделения. А далее по этой описи и по утвержденному графику ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении передает дела с договорами и документами к ним на архивное хранение.

Обратите внимание, что опыт лучших практик предусматривает изначальное формирование договоров и всех документов по их исполнению по принципу досье, т.е. 1 договор и все документы по его исполнению собираются вместе и формируются в отдельное дело, которое при продолжающемся сроке действия договора считается «переходящим» (в номенклатуре дел отражается с соответствующей отметкой в течение нескольких лет).

Тогда при исполнении договора все его дело просто передается в архив и не приходится искать соответствующие документы в «общем» деле, переформировывать его.

Кроме того, этот принцип досье позволяет хронологически учитывать все документы, возникающие по этапам исполнения договора, и предусматривает обязательную нумерацию их листов. Листы документов дела нумеруются в валовом порядке по мере их поступления в дело, эти номера вносятся во внутреннюю опись документов дела. Таким образом, вы постепенно в процессе формирования дела уже можете делать данные операции, которые входят в состав обязательных работ при подготовке дела к передаче на постоянное архивное хранение.

Сноски 4

  1. Далее – ​Правила 2015 г. К ним Росархив еще выпустил Методические рекомендации, в которых более детально описана процедура передачи документов на архивное хранение. Вернуться назад
  2. Пункт 4.1 Правил 2015 г. Вернуться назад
  3. Если договор исполнен в 2018 году, то минимум 1 год он должен храниться в подразделении (в течение 2019 года), а с 2020 года его можно передавать в свой архив. Вернуться назад
  4. Если ранее исполненные договоры оттуда уже были изъяты в предыдущие годы и переданы в архив. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Договор конвертируемого займа

Особенностью конструкции договора конвертируемого займа является право заимодавца потребовать конвертации своего требования о возврате суммы займа и начисленных процентов полностью или в части в акции или доли в уставном капитале компании-заемщика. Иными словами, заимодавец вправе по своему усмотрению потребовать либо возврата суммы займа с процентами и неустойками, либо конвертации своих денежных требований в уставный капитал компании-заемщика, став его совладельцем наряду с иными участниками. О том, что это за правовая конструкция, в чем ее особенности и какими преимуществами она наделяет кредитора, рассказываем в статье. Мы проанализировали судебную практику в данной сфере и предлагаем вам воспользоваться выводами из нее. А также привели образец договора конвертируемого займа, который можно использовать на практике.

Могут ли супруги заключать сделки между собой

На практике супруги обычно совершают между собой такие привычные сделки, как брачный договор и соглашение о разделе имущества, а также соглашение об уплате алиментов. Однако статус супругов не лишает их права заключать друг с другом и иные гражданско-правовые договоры, поскольку законом это не запрещено. В статье говорим о специфике таких сделок и их правовых последствиях (в т. ч о том, можно ли взыскать судебные расходы на услуги, оказанные супругом-юристом). Мы проанализировали судебную практику на предмет спорных вопросов в сделках между супругами и поделились своими выводами. Пригодится каждому, кто вступил в брак.

Что проверить при заключении договора факторинга

В 2020 году объем финансирования в рамках факторинга вырос на 10% по сравнению с 2019, а годом ранее на 19% относительно 2018 года. Эксперты прогнозируют, что в нынешнем году эта тенденция продолжится. Если раньше факторинг был инструментом крупных компаний, то теперь все чаще его использует средний и малый бизнес. При этом факторинговые компании начинают вести себя как консервативные банки – ​навязывают клиентам свои правила игры. Но у предпринимателя всегда есть выбор, и если ему не нравится какое-то условие, его можно обсудить или найти компанию с более приемлемыми вариантами. В статье рассказываем, на что обратить внимание при выборе факторинговой компании, как правильно посчитать полную стоимость факторинга. Приводим образцы формулировок для договора и уведомления о его заключении. Показываем, какой механизм документооборота лучше сразу заложить, чтобы в будущем избежать проблем. Анализируем судебную практику.

Ошибки в договорах: что говорит суд

Часто стороны не придают значения мелким ошибкам в тексте договора, особенно когда поначалу отношения складываются гладко. Но стоит возникнуть спору и тогда оказывается, что даже лишняя запятая или неверное слово могут превратиться в кочку, о которую легко споткнуться и даже проиграть суд. Да при этом еще остаться в убытке и с товаром / услугой, которые далеки от желаемого. Посмотрим на три категории самых распространенных ошибок и на то, как суды реагируют на них. В частности, затронем неточности, связанные с наименованием товара, его количества и объема услуг. Узнаете, каким образом минимизировать риски и как вести себя в суде, если его не удастся избежать, какими доказательствами стоит заранее заручиться.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?

Франчайзинг. Суды о том, почему важно читать договор

В последние годы франчайзинг как форма ведения бизнеса набирает обороты: все охотнее, особенно начинающие предприниматели, открывают рестораны, магазины, пекарни, школы и т. п. по «готовой схеме» франчайзинга (франшизе). При этом мало кто задумывается о том, что такая деятельность при всех ее преимуществах несет и множество рисков, ведь франчайзинг выступает как своеобразное «кредитное плечо»: он помогает в раскрутке бизнеса, но и одновременно становится дополнительным бременем, когда что-то «сбивается со сценария». Неудивительно: суды регулярно рассматривают споры между правообладателями (франчайзерами) и пользователями (франчайзи). Мы проанализировали эти споры за последние годы и рассказываем о подводных камнях, на которые могут натолкнуться стороны во франчайзинге, особенно франчайзи.