Top.Mail.Ru

Принимаем в архив договоры постоянного срока хранения

Вопрос
Как принять в архив договоры постоянного срока хранения? По какому принципу они должны быть сформированы в дела – ​по дате «закрытия» договора или по дате создания документа? Хочу отметить, что в подразделении договоры формируются в дела по дате создания документа и к основному договору подшиваются все дополнительные соглашения к нему. Номенклатурой дел за какой год надо руководствоваться при передаче таких дел в архив?
Отвечает

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)1 на архивное хранение передаются завершенные в делопроизводстве, т.е. исполненные документы. По отношению к договорам это означает полное исполнение договора (обычно закрытие актом и перечислением платы по договору), устранение всех разногласий по его исполнению, оплате.

Если договоры подлежат постоянному хранению, то в течение года, в котором они были исполнены, они хранятся в структурном подразделении. А далее «не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве»2 договоры подвергаются полной архивно-технической обработке и подготавливаются к передаче на архивное хранение, т.е. формируются в дела для архивного хранения по «дате закрытия» (году исполнения).

Если в структурных подразделениях договоры формируются в дела по дате заключения, то даже при использовании папок-регистраторов часто допускаются ошибки в формировании полного комплекса документов к договору, которые служат исчерпывающим доказательством его исполнения (т.е. необходимы и дополнительные соглашения, и переписка по исполнению, и акты, и экземпляры платежных документов, и копии доверенностей и т.п.). А при подготовке исполненных договоров к архивному хранению приходится пересматривать все документы соответствующего дела и «выбирать» из него те договоры и документы к ним, которые исполнены. И это будет ежегодной и трудоемкой работой для того ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, который готовит документы к передаче на архивное хранение.

Чтобы облегчить эту задачу, часто применяют простое правило: как только договор «закрыт», сразу на его 1-м листе (например, всегда на верхнем поле) проставляют штамп со словом «Исполнено» либо с реквизитами акта об исполнении договора (см. Пример 1). Раньше штампом проставляли и информацию об изменении срока действия договора (обычно о пролонгации допсоглашением). Но срок действия договора и его исполнение лучше контролировать автоматически: если не в специализированной программе, то хотя бы в Журнале регистрации договоров в Excel.

Пример 1. Варианты штампов для отметок об исполнении договора

При такой технологии формирования дел с договорами, в номенклатуре дел подразделения постоянно будет учитываться «переходящее» дело (см. Примеры 2 и 3), из которого ежегодно надо изымать исполненные договоры с прилагаемыми к ним документами и включать их в дело с более конкретным заголовком, отражающим еще и год исполнения договора (крайние даты документов дела).

Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел на 2015 год (это дело аналогично будет представлено и в последующих номенклатурах по 2019 г. включительно)
Пример 3. Фрагмент номенклатуры дел на 2020 год (изначально сроки хранения определялись по Перечню 2010 г., но по окончании 2020 г. в этой номенклатуре дел их надо определить по Перечню 2019 г.)

В течение 1 года (и до 3 лет), следующего после исполнения, договоры находятся в зоне ответственности структурного подразделения, а потом они должны быть переданы на архивное хранение. Тогда из «переходящего» дела (показанного в Примере 2) в 2020 году можно изъять договоры, исполненные в 2018 году3, и сформировать из них дело «Договоры на право оперативного управления имуществом, исполненные в 2018 году»4. Именно с таким уточненным заголовком данное дело попадет в опись дел постоянного хранения за 2020 г. в структурном подразделении, которое занимается договорной работой. Годовой раздел описи должен быть подписан руководителем соответствующего структурного подразделения. А далее по этой описи и по утвержденному графику ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении передает дела с договорами и документами к ним на архивное хранение.

Обратите внимание, что опыт лучших практик предусматривает изначальное формирование договоров и всех документов по их исполнению по принципу досье, т.е. 1 договор и все документы по его исполнению собираются вместе и формируются в отдельное дело, которое при продолжающемся сроке действия договора считается «переходящим» (в номенклатуре дел отражается с соответствующей отметкой в течение нескольких лет).

Тогда при исполнении договора все его дело просто передается в архив и не приходится искать соответствующие документы в «общем» деле, переформировывать его.

Кроме того, этот принцип досье позволяет хронологически учитывать все документы, возникающие по этапам исполнения договора, и предусматривает обязательную нумерацию их листов. Листы документов дела нумеруются в валовом порядке по мере их поступления в дело, эти номера вносятся во внутреннюю опись документов дела. Таким образом, вы постепенно в процессе формирования дела уже можете делать данные операции, которые входят в состав обязательных работ при подготовке дела к передаче на постоянное архивное хранение.

Сноски 4

  1. Далее – ​Правила 2015 г. К ним Росархив еще выпустил Методические рекомендации, в которых более детально описана процедура передачи документов на архивное хранение. Вернуться назад
  2. Пункт 4.1 Правил 2015 г. Вернуться назад
  3. Если договор исполнен в 2018 году, то минимум 1 год он должен храниться в подразделении (в течение 2019 года), а с 2020 года его можно передавать в свой архив. Вернуться назад
  4. Если ранее исполненные договоры оттуда уже были изъяты в предыдущие годы и переданы в архив. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Публичные сервисы для проверки контрагентов

У вашего потенциального контрагента может быть красивый сайт, офис в центре города и представитель в дорогом костюме. По факту же картина может быть совсем иной: за аренду офиса скопился большой долг, директор в бегах, а у представителя нет надлежащих полномочий на подписание договора. Недобросовестность контрагентов может обернуться для компании не только финансовыми и репутационными рисками, но и налоговыми. Например, в виде отказа налоговых органов возместить НДС из бюджета или признать понесенные по сделкам с данным партнером расходы в целях исчисления и уплаты налога на прибыль организаций. По мнению ФНС России, задача добросовестного налогоплательщика – ​самостоятельно выявлять недобросовестность контрагентов и во избежание неблагоприятных последствий не иметь с ними никаких дел. В письме от 30.11.2012 № ЕД-4-3/20268@ ведомство рекомендовало налогоплательщикам в целях проявления должной осмотрительности пользоваться общедоступными электронными сервисами. В этой статье познакомим вас с сервисами, в которых можно проверить сведения о госрегистрации организации (ИП), полномочия представителей, является ли адрес регистрации массовым, а также финансовое состояние, наличие налоговой задолженности, судебных взысканий и др. В вашем распоряжении будут ссылки на 19 сервисов и детальные инструкции, как ими пользоваться.

Параллельный импорт в условиях санкций

Параллельный импорт представляет собой ввоз из-за границы в страны ЕАЭС импортерами оригинальных товаров, маркированных товарным знаком правообладателя, но без его разрешения. До недавнего времени в нашей стране он не был разрешен, и правообладатель, товарным знаком которого был маркирован товар, был вправе защищать свои интеллектуальные права, правда, далеко не всеми возможными способами. Однако в конце марта 2022 года Правительство России для защиты интересов страны и в ответ на международные санкции частично сняло строгие запреты. Расскажем, что такое параллельный импорт, как он происходил ранее и по каким правилам он теперь осуществляется.

Как составить досье контрагента

Любой юрист может столкнуться с необходимостью собрать досье на контрагента, а руководитель – организовать этот процесс. Какие документы для снижения рисков обычно запрашивают перед заключением сделки? Как они должны быть заверены? Как фиксировать отказ предоставить часть (или все) документы в досье контрагента, чтобы объяснить их отсутствие? Какие еще сведения можно собирать в досье и сколько их потребуется хранить? Рассказываем также об ограничениях, связанных с конфиденциальностью некоторых из собираемых сведений. Даем совет, как можно «мягко» установить личность явившегося на переговоры человека, если прямо просить его продемонстрировать паспорт неудобно.

Контрагент не возвращает подписанный экземпляр договора. Что делать?

Мы направили контрагенту 2 экземпляра подписанного с нашей стороны договора по почте в другой город. Но от него свой экземпляр никак не получим. Звонили менеджеру, он обещает выслать (то подписант у них был на больничном, то другие отговорки). Исполнение договора уже началось обеими сторонами, никаких нареканий нет. Только свой экземпляр договора никак не можем у них «выцепить», необязательные они какие-то. Как посоветуете действовать в такой ситуации? Может, им официальное письмо написать, тогда как его составить и направить? Может, еще что-то можно предпринять?

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Контрагент не возвращает подписанный экземпляр договора. Что делать?

Мы направили контрагенту 2 экземпляра подписанного с нашей стороны договора по почте в другой город. Но от него свой экземпляр никак не получим. Звонили менеджеру, он обещает выслать (то подписант у них был на больничном, то другие отговорки). Исполнение договора уже началось обеими сторонами, никаких нареканий нет. Только свой экземпляр договора никак не можем у них «выцепить», необязательные они какие-то. Как посоветуете действовать в такой ситуации? Может, им официальное письмо написать, тогда как его составить и направить? Может, еще что-то можно предпринять?

Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.