Сторонняя организация запросила документы из архива во временное пользование

Некоторые организации могут столкнуться с запросом от сторонних компаний или проверяющих и контролирующих органов о выдаче документов, хранящихся у них в архиве, во временное пользование. Причем далеко не всегда от такого запроса можно отказаться, особенно если речь идет о компетентных органах, например, во время изъятия документов. Основной вопрос, который волнует в данной ситуации: как обезопасить передачу таких документов и гарантировать их возврат в целости и сохранности обратно. Показываем, как грамотно зафиксировать этот процесс. Даем образцы письма о выдаче дел во временное пользование, в которое включена гарантия возврата и сохранности документов, акта о выдаче дел во временное пользование и оформления книги выдачи документов.

Современные технические средства копирования и оперативной полиграфии, казалось бы, навсегда избавили компании от выдачи подлинников архивных документов за пределы хранилищ «во временное пользование». Да и какой прок видеть подлинные документы, если можно быстро и недорого получить электронную копию любого из них?

Но и в сегодняшней жизни не так уж редко, как и 100 лет тому назад, встречаются ситуации, когда подлинники архивных документов на аналоговых носителях приходится выдавать за пределы организации.

Бывает также, напротив, сама организация, имеющая архивный фонд в государственном архиве, желает подробнее изучить отдельные аспекты своей истории (обычно связанные с разного рода недвижимостью, переданной государством в советскую эпоху) и получает документы во временное пользование для работы с ними.

Несмотря на то что выдача во временное пользование подлинных документов из архивохранилищ относится к вполне традиционным и устоявшимся видам архивных работ, действующие с 2015 года правила работы архивов организаций  1 предельно лаконичны в отношении регламентации этого процесса.

Основание выдачи документов

В качестве основания для начала процесса выдачи документов во временное пользование п. 2.23 Правил 2015 указывает «запрос государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». Представляется, что формулировка «запрос» не вполне отражает обратную сторону процесса выдачи, а именно необходимость ответственности за сохранность архивных документов за пределами родной организации, а также их своевременного возврата. Поэтому более правильным видится опыт государственных и муниципальных архивов, где в начале процедуры находится «гарантийное письмо о последующем возврате» архивных документов организацией-получателем (см. Пример 1).

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 2

14.1. Выдача подлинников архивных документов производится:

а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:

во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику – ​при наличии гарантийного письма о последующем возврате…

Пример 1. Письмо о выдаче дел во временное пользовани

Если решение о выдаче документов сотрудникам своей организации вполне может принять руководитель архивного подразделения, то при отдаче оригиналов сторонней организации это решение должно приниматься на более высоком уровне – ​высшим руководителем организации, или по его поручению другим руководителем.

Срок расставания с документами

Одним из ключевых моментов процесса выдачи архивных документов во временное пользование следует считать срок, на который они покидают архивохранилище. Такие документы по-прежнему находятся на учете, а конечную ответственность за них несет руководитель организации. Зачастую именно по причине выданных за пределы организации документов, сроки возврата которых давно истекли, а документы так и не вернулись в организацию, затем приходится организовывать розыск необнаруженных документов и заниматься снятием их с учета.

В практике работы организаций...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Как архиву коммерческой организации быть с запросом физического лица

Что делать, если в архив коммерческой организации поступил запрос от физического лица, но никакой информации не найдено? Ему обязательно письменно отвечать? Как оформить ответный документ?

Процедура ознакомления акционера с документами АО

Завершаем тему алгоритма затребования документов акционером и их предоставления АО с учетом нововведений указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере расскажем о процедуре ознакомления. Разберем, как АО заверять копии и отправлять их акционеру по электронной почте или в бумажном виде (через «Почту России», курьерской службой или нарочным). Как организовать ознакомление с оригиналами на своей территории. И как АО доказать факт исполнения своих обязательств.

Принимаем в архив договоры постоянного срока хранения

Как принять в архив договоры постоянного срока хранения? По какому принципу они должны быть сформированы в дела – ​по дате «закрытия» договора или по дате создания документа? Хочу отметить, что в подразделении договоры формируются в дела по дате создания документа и к основному договору подшиваются все дополнительные соглашения к нему. Номенклатурой дел за какой год надо руководствоваться при передаче таких дел в архив?

КС РФ дал родственникам умершего пациента доступ к медицинским документам

13 января 2020 года Конституционный Суд РФ вынес постановление № 1-П, которое дало право доступа родственникам к медицинским документам скончавшегося пациента непосредственно в медицинской организации. Раньше они могли рассчитывать только на то, чтобы узнать диагноз и причины смерти, но недоступной оставалась информация о проведенной диагностике, способах лечения и назначенных препаратах, что позволяло надежнее скрывать врачебные ошибки. Прежде у медорганизаций на то были законные основания, теперь их не осталось.

Возвращаем обратно изъятые документы

Изъять документы организации могут в самых разных ситуациях – ​при производстве по делу об административных правонарушениях; правоохранительные органы в рамках доследственной деятельности или возбужденного уголовного дела; налоговики на выездной проверке. Расскажем, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов. Куда обращаться и в какие сроки, чтобы вернуть документы назад, а также дадим образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых документов.

Процедура ознакомления акционера с документами АО

Завершаем тему алгоритма затребования документов акционером и их предоставления АО с учетом нововведений указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере расскажем о процедуре ознакомления. Разберем, как АО заверять копии и отправлять их акционеру по электронной почте или в бумажном виде (через «Почту России», курьерской службой или нарочным). Как организовать ознакомление с оригиналами на своей территории. И как АО доказать факт исполнения своих обязательств.

Принимаем в архив договоры постоянного срока хранения

Как принять в архив договоры постоянного срока хранения? По какому принципу они должны быть сформированы в дела – ​по дате «закрытия» договора или по дате создания документа? Хочу отметить, что в подразделении договоры формируются в дела по дате создания документа и к основному договору подшиваются все дополнительные соглашения к нему. Номенклатурой дел за какой год надо руководствоваться при передаче таких дел в архив?

Когда можно отказать акционеру в предоставлении документов

Полный алгоритм затребования документов акционером и их предоставления акционерным обществом показан с учетом нововведений последнего указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере мы объясняем, как АО может совсем отказать акционеру в предоставлении документов, опираясь на 6 случаев, в которых законодательство однозначно позволяет это сделать (тогда штраф за отказ маловероятен).