Top.Mail.Ru

Контрагент не возвращает подписанный экземпляр договора. Что делать?

Вопрос
Мы направили контрагенту 2 экземпляра подписанного с нашей стороны договора по почте в другой город. Но от него свой экземпляр никак не получим. Звонили менеджеру, он обещает выслать (то подписант у них был на больничном, то другие отговорки). Исполнение договора уже началось обеими сторонами, никаких нареканий нет. Только свой экземпляр договора никак не можем у них «выцепить», необязательные они какие-то. Как посоветуете действовать в такой ситуации? Может, им официальное письмо написать, тогда как его составить и направить? Может, еще что-то можно предпринять?
Отвечает

В данной ситуации видна недоработка отдела договорной работы или соответствующего сотрудника, отвечающего за договоры и переговоры. Очевидно, договор заключался не в рамках госконтракта и не на электронной площадке. Поэтому важно обеспечить доказательства того, что договор был заключен и исполняется. Для оплаты работ по договору и отражения расходов в бухгалтерском учете договор будет служить основанием.

Сотрудник, который был исполнителем со стороны вашей организации в процессе заключения договора, должен:

  • собрать в 1 дело (папку) бумажную и / или электронную все сообщения, проекты и всю переписку, которая доказывает условия, сроки и другие обязательства сторон по договору;
  • уведомить руководителя организации и главного бухгалтера (если ситуация дошла до этапа расчетов и оплаты);
  • направить электронное сообщение по официальному адресу электронной почты вашему контрагенту, адресованное его руководителю с напоминанием и типовыми фразами письма-напоминания (Пример).

Пример. Текст напоминания об отсутствии оригинала договора

В телефонных переговорах с менеджером Вашей организации Петровым П.П. мы неоднократно напоминали о необходимости срочного направления нам экземпляра договора об оказании услуг, заключенного между нашими организациями 22.03.2021 и зарегистрированного нами под номером № Д2021-123/кн.

Ставим Вас в известность, что отсутствие подписанного с Вашей стороны договора затруднит подписание актов о его исполнении и оплату услуг, оказанных Вашей организацией.

Не стесняйтесь использовать обороты: «ставим в известность», «повторно напоминаем» и т. п. Возможно также включить в текст требование направить экземпляр договора к какой-то конкретной дате. Это напоминание может быть оформлено собственно как электронное сообщение или сообщение, к которому присоединяется сканированный файл письма, оформленного на официальном бланке вашей организации. Еще возможно:

  • направить по «Почте России» официальное письмо на бланке вашей организации с таким же напоминанием и требованием (оформите письмо как заказное с уведомлением о вручении «для пущей важности»);
  • инициировать краткую командировку к контрагенту с целью получить экземпляр договора и проверить ход его исполнения (трудно обосновать «курьерскую» командировку только для получения экземпляра договора, тут все будет зависеть от важности документа и цены сделки);
  • проанализировать ситуацию и сделать выводы о характере служебных коммуникаций во время переговоров о заключении договора, которые позволили контрагенту проявлять необязательность, характеризующую его не с лучшей стороны.

Конечно, алгоритм действий следует выбирать в зависимости от значимости договора для деятельности организации и по указанию руководителя организации.

А с юридической точки зрения помните, что согласно ч. 1 ст. 433 ГК РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (т. е. если договор направила ваша компания, то он будет считаться заключенным в момент, когда вы получите подписанный контрагентом экземпляр договора). Поэтому рекомендуем разработать краткий регламент договорной работы (и формы типовых договоров оформить как приложения к нему), в котором закрепить возможные ситуации:

  • ваша организация подписывает договоры только после подписания и регистрации договора контрагентом. Такой практики придерживается сейчас большинство организаций, и только в ходе переговоров уточняется порядок обмена экземплярами договоров, включая почтовую отправку, направление по электронной почте и т. п.;
  • в текст договора юристы включают типовую формулировку, которая позволяет сторонам сделки обмениваться сканированными электронными копиями бумажных подлинников договоров, направляя их с и на определенные адреса электронной почты (стороны их устанавливают в самом договоре). А еще лучше подписать соглашение об этом до заключения договора, чтобы оно касалось не только договора, но и последующих документов о его исполнении. Электронные скан-копии по электронной почте нужны для оперативности, а бумажные оригиналы досылаются позже. В итоге у каждого контрагента будет в распоряжении подписанный им экземпляр договора в бумажной форме + электронная копия договора, подписанная другой стороной, + позже придет бумажный оригинал с подписью контрагента;
  • в текст договора включается условие о том, что стороны признают юридическую силу договоров, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и оперативно обмениваются электронными оригиналами договоров.

В процессе разработки регламента договорной работы, которую вы будете осуществлять вместе с юристами и сотрудниками отдела договорной работы, рекомендуем рассмотреть все новые возможности и условия электронных коммуникаций.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Публичные сервисы для проверки контрагентов

У вашего потенциального контрагента может быть красивый сайт, офис в центре города и представитель в дорогом костюме. По факту же картина может быть совсем иной: за аренду офиса скопился большой долг, директор в бегах, а у представителя нет надлежащих полномочий на подписание договора. Недобросовестность контрагентов может обернуться для компании не только финансовыми и репутационными рисками, но и налоговыми. Например, в виде отказа налоговых органов возместить НДС из бюджета или признать понесенные по сделкам с данным партнером расходы в целях исчисления и уплаты налога на прибыль организаций. По мнению ФНС России, задача добросовестного налогоплательщика – ​самостоятельно выявлять недобросовестность контрагентов и во избежание неблагоприятных последствий не иметь с ними никаких дел. В письме от 30.11.2012 № ЕД-4-3/20268@ ведомство рекомендовало налогоплательщикам в целях проявления должной осмотрительности пользоваться общедоступными электронными сервисами. В этой статье познакомим вас с сервисами, в которых можно проверить сведения о госрегистрации организации (ИП), полномочия представителей, является ли адрес регистрации массовым, а также финансовое состояние, наличие налоговой задолженности, судебных взысканий и др. В вашем распоряжении будут ссылки на 19 сервисов и детальные инструкции, как ими пользоваться.

Параллельный импорт в условиях санкций

Параллельный импорт представляет собой ввоз из-за границы в страны ЕАЭС импортерами оригинальных товаров, маркированных товарным знаком правообладателя, но без его разрешения. До недавнего времени в нашей стране он не был разрешен, и правообладатель, товарным знаком которого был маркирован товар, был вправе защищать свои интеллектуальные права, правда, далеко не всеми возможными способами. Однако в конце марта 2022 года Правительство России для защиты интересов страны и в ответ на международные санкции частично сняло строгие запреты. Расскажем, что такое параллельный импорт, как он происходил ранее и по каким правилам он теперь осуществляется.

Как составить досье контрагента

Любой юрист может столкнуться с необходимостью собрать досье на контрагента, а руководитель – организовать этот процесс. Какие документы для снижения рисков обычно запрашивают перед заключением сделки? Как они должны быть заверены? Как фиксировать отказ предоставить часть (или все) документы в досье контрагента, чтобы объяснить их отсутствие? Какие еще сведения можно собирать в досье и сколько их потребуется хранить? Рассказываем также об ограничениях, связанных с конфиденциальностью некоторых из собираемых сведений. Даем совет, как можно «мягко» установить личность явившегося на переговоры человека, если прямо просить его продемонстрировать паспорт неудобно.

Наследственный договор вместо завещания

Любому человеку стоит задуматься о том, чтобы оставить распоряжения относительно своего имущества на случай ухода из жизни и соответствующим образом выразить свою волю, обеспечив переход прав на активы к выбранным наследникам. Помимо привычного завещания можно воспользоваться также и иными способами выражения воли, которые предусмотрены в разделе V ГК РФ. Например, наследственный договор. Рассказываем, чем он отличается от завещания, когда лучше выбирать именно наследственный договор, каков порядок вступления в наследство по такому договору, какими правами обладает наследник по нему, что делать, если одна из сторон отказывается от договора, как оспорить наследственный договор, отменяет ли он ранее составленное завещание и как быть, если заключено несколько разных наследственных договоров в отношении одного и того же имущества.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?

Специфика заключения многостороннего договора

Когда договор считается многосторонним? В каком случае он выгоднее, чем привычное двустороннее соглашение? Когда такой договор будет квалифицирован как незаключенный? Каков объем прав и обязанностей каждой стороны многостороннего договора? Какие гарантии сторонам он предоставляет? Как его изменить или расторгнуть? Можно ли в нем закрепить право на выход или исключение одного из участников?