Top.Mail.Ru
Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Специалисты понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).

Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:

  • в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
  • как организации ввести их в действие – ​легитимизировать использование и
  • как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
  • какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.

Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Слово «факсимиле» – ​от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.

В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке. В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей. Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.

В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.

Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.

В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний. Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.

Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей. Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.

Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!

Законодательство не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п. 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы  1 под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий». В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – ​печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.

Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т. е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – ​нет? Но обо всем по порядку.

ГК РФ в ст. 160 четко очерчивает круг возможного применения факсимиле – ​это гражданско-правовые сделки 2 и оговаривает условия, при которых собственноручную подпись можно заменить на факсимиле, а именно если такая возможность предусмотрена:

  • законом,
  • иным правовым актом,
  • соглашением сторон.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Реверсивные обязательства

Что такое реверсивные (обратные) обязательства при прекращении гражданско-правового договора, когда они возможны. Какие правила к ним применяются. На что могут рассчитывать стороны в случае банкротства продавца (поставщика) в части обратных обязательств. Почему для реверсивных обязательств важен баланс интересов сторон договора и когда продавец (поставщик) может потребовать от покупателя возмещения стоимости износа имущества за время его использования последним. Даем советы, что включить в договор, чтобы обезопасить свои интересы в случае его расторжения и возникновения реверсивных обязательств.

Как не превратить рекламу в оферту

Фраза «не является публичной офертой» далеко не всегда спасает предпринимателей от претензий со стороны партнеров или потребителей. Рассказываем, когда рассылка по электронной почте, рекламная листовка или письма с коммерческим предложением могут содержать потенциальные риски для организации. Даем советы, что включить в индивидуальные и публичные коммерческие предложения, чтобы они точно были признаны рекламой.

Можно ли ссылаться на понятийные соглашения в суде?

Для абсолютного большинства договоров установлена письменная форма. Тем не менее граждане, да и предприниматели, нередко заключают так называемые джентльменские соглашения в устной форме, иногда рассчитывая облечь их позже в бумагу, а иногда и осознанно идя на все риски, оставляя все на словах. Как суд смотрит на такие понятийные соглашения? Можно ли признать полноценным договором соглашение, подписанное на «салфетке»? Отвечаем на эти вопросы, а также приводим примеры из судебной практики, когда ссылки на джентльменские соглашения не проходили, а когда стороне удавалось доказать наличие подобного договора.

Заверения при продаже бизнеса

Один из кейсов в Обзоре судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 3 (2023) (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 15.11.2023) привлекает особое внимание всех, кто когда-либо сталкивался с продажей бизнеса путем передачи юридического лица. Мнение ВС РФ усилило возможности защиты прав покупателя организации. На основе анализа позиции суда предлагаем формулировки в договор о продаже компании с заверениями, которые помогут обезопасить будущие риски как покупателю, так и продавцу.

Условие об оплате: как правильно прописать в договоре

Порядок оплаты по гражданско-правовому договору – ​это согласованный сторонами способ расчетов за выполнение обязательств. Условие об оплате является одним из ключевых в договоре. Поэтому важно уделить ему особое внимание на этапе оформления сделки. В статье разбираем различные формулировки условий договора об оплате, в том числе об авансировании, коммерческом кредите, постоплате, расчетах наличными и абонентской плате.

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Правила оформления приложений к договорам

На практике все чаще можно встретить многостраничные договоры с множеством приложений. Показываем, как нумеровать приложения к приложениям договоров, что делать, если первому приложению номер не дали, а потом оформили второе приложение, как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору, как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей. Поводом для написания статьи стали вопросы подписчиков.