Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Специалисты понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).

Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:

  • в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
  • как организации ввести их в действие – ​легитимизировать использование и
  • как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
  • какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.

Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Слово «факсимиле» – ​от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.

В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке. В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей. Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.

В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.

Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.

В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний. Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.

Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей. Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.

Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!

Законодательство не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п. 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы  1 под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий». В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – ​печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.

Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т. е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – ​нет? Но обо всем по порядку.

ГК РФ в ст. 160 четко очерчивает круг возможного применения факсимиле – ​это гражданско-правовые сделки 2 и оговаривает условия, при которых собственноручную подпись можно заменить на факсимиле, а именно если такая возможность предусмотрена:

  • законом,
  • иным правовым актом,
  • соглашением сторон.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Руководитель организации ответственен за сохранность бухгалтерских документов

Бухгалтерия – ​основной отдел организации, который всегда с неохотой расстается с документами, даже для сдачи их в архив. Однако ответственность за сохранность бухгалтерских документов несет руководитель организации, а значит, держать документы в бухгалтерии «вечно» нельзя. Надо сдавать их в архив. Аргументы в пользу этого – ​в нашей статье. Ведь речь идет не только об обычных административных штрафах, но и о дисквалификации, а субсидиарная ответственность и вовсе может привести к необходимости выплатить многомиллионные суммы.

Что учесть при запуске программы лояльности и начислении бонусных баллов

Что такое программа лояльности? Есть ли у нее какие-то ограничения? Какие условия можно в ней установить и как при этом не потерпеть убытки от клиентов? Что сделать, чтобы не допустить ситуации, когда суд взыскивает с предпринимателя убытки в размере неначисленных бонусных баллов? Подпадает ли неначисление баллов по программе лояльности под защиту прав потребителей? Можно ли полностью отказаться от начисления баллов, а также аннулировать имеющиеся? С какими требованиями может обратиться клиент в суд, если его не устроит что-то в бонусной программе? И как ему противостоять?

Практика перехода к безбумажному документообороту

Расскажем, какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов, а также как их можно преодолевать, как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП, как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях? Затронем актуальную проблему безбумажного кадрового документооборота, а также разъясним предстоящие законодательные новшества, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов.

Третейская оговорка в договоре

Нередко стороны согласовывают при заключении договора (или в дальнейшем) третейскую оговорку. Но, как показывает практика, такая оговорка не всегда срабатывает, поскольку ошибочность формулировок или нарушение порядка ее согласования «обнуляет» ее в глазах суда, который может отказать в выдаче исполнительного листа на решение третейского суда. Наша подборка судебной практики поможет выявить наиболее распространенные ошибки. Зная их, сможете быть более эффективными в работе и защитить интересы своей стороны в договоре, вооружившись нужными аргументами.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Что учесть при запуске программы лояльности и начислении бонусных баллов

Что такое программа лояльности? Есть ли у нее какие-то ограничения? Какие условия можно в ней установить и как при этом не потерпеть убытки от клиентов? Что сделать, чтобы не допустить ситуации, когда суд взыскивает с предпринимателя убытки в размере неначисленных бонусных баллов? Подпадает ли неначисление баллов по программе лояльности под защиту прав потребителей? Можно ли полностью отказаться от начисления баллов, а также аннулировать имеющиеся? С какими требованиями может обратиться клиент в суд, если его не устроит что-то в бонусной программе? И как ему противостоять?

Третейская оговорка в договоре

Нередко стороны согласовывают при заключении договора (или в дальнейшем) третейскую оговорку. Но, как показывает практика, такая оговорка не всегда срабатывает, поскольку ошибочность формулировок или нарушение порядка ее согласования «обнуляет» ее в глазах суда, который может отказать в выдаче исполнительного листа на решение третейского суда. Наша подборка судебной практики поможет выявить наиболее распространенные ошибки. Зная их, сможете быть более эффективными в работе и защитить интересы своей стороны в договоре, вооружившись нужными аргументами.

Риски использования факсимиле

В предыдущих номерах журнала мы рассказали, когда можно использовать факсимиле и как в документах прописать его применение. Теперь поговорим о документах, на которых факсимиле ставить нельзя, а также рисках его использования, например, в случае делегирования полномочий. Анализ судебной практики поможет сделать важные для работы выводы.