Статья 160 ГК РФ определяет порядок использования факсимиле при совершении сделок, т. е. во внешнем контуре организации. А вот какие документы должны регламентировать использование факсимиле внутри компании, она не уточняет.
В практике работы с факсимиле такой вопрос задают достаточно часто. Оно и понятно почему. Ведь есть много законодательных актов, регламентирующих необходимость принятия тех или иных документов по определенным направлениям деятельности. Так, Федеральный закон от 18.07.2011 № 223‑ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» содержит не только требование о необходимости наличия в организации Положения о закупке, но и четко определяет требования к содержанию этого документа.
Итак, нормативных требований о наличии в организации ЛНА об использовании факсимиле нет. Но поскольку использование факсимиле подразумевает различные риски, то, чтобы упорядочить этот процесс, ЛНА просто необходим. Эту точку зрения подтверждает и судебная практика.
Судебная практика
Бывший гендиректор и участник ООО (истица) лишилась своей должности и доли в ООО. Оспаривая это в суде, она заявила о фальсификации ряда документов на том основании, что на них отсутствует ее собственноручная подпись – изображение ее подписи проставлено с помощью клише факсимиле неизвестными ей лицами без ее ведома.
В ходе рассмотрения дела истица не отрицала, что имела факсимиле с изображением своей подписи и использовала его в ходе деятельности в ООО. При этом истица не могла точно назвать дату своего устного распоряжения об изготовлении этого клише. Оно использовалось в ООО исключительно на документах, не связанных с финансовой деятельностью (исходящая корреспонденция, для заверения копий документов).
Данное клише находилось в обществе, где оно было на момент обращения в суд, истица поведать не смогла. Она не пояснила также, где конкретно в обществе хранилось клише факсимиле, его наличие не отражено в каком-либо локальном акте общества, в котором должен быть указан:
Истица также не уточнила, какой период она использовала клише факсимиле и при каких обстоятельствах оно исчезло.
Суд рассудил так: истица, изготовив точное воспроизведение графического оригинала своей личной подписи печатным способом, не обеспечив сохранность этого клише, не установив регламент его использования, взяла на себя все риски наступления неблагоприятных последствий из-за неконтролируемого использования факсимиле (решение Арбитражного суда г. Москвы от 12.05.2015 по делу № А40-75711/2014, оставлено без изменения постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.08.2015 № 09АП-30495/2015).
Если театр начинается с вешалки, то порядок работы с факсимиле – с инструкции по делопроизводству. Между прочим, в Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной Росархивом, факсимиле упоминается:
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44
Такое положение можно рекомендовать включать в инструкцию по делопроизводству каждой организации, а не только государственной. Как видим, наличие такого пункта оставляет руки развязанными в отношении принятия решения об использовании факсимиле в дальнейшем (т. е. хотим используем, хотим нет), но в случае принятия положительного решения надо будет разработать ЛНА, и вот это требование носит уже императивный характер (т. е. если решили использовать факсимиле, то обязательно регламентируйте порядок работы с ним). Это логично.
Правда, некоторые организации намеренно вводят запрет на использование факсимиле своими сотрудниками. Например, ФНС России запрещает использовать факсимиле должностным лицам территориальных налоговых органов (см. письмо от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@).
Штамп-факсимиле некоторые руководители изготавливают себе, чтобы ускорить подписание кипы не сильно значимых бумаг, т. е. сами им и пользуются. В этом случае руководитель не тратит много времени на такие документы, обычно даже не вчитываясь в них. Важные бумаги он и изучает долго, и сил на их подписание вручную потом уже не жалеет – для них ему факсимиле не нужно.
Факсимиле обычно изготавливается для возможности его использования не обладателем изображенного на нем росчерка, а другими работниками организации.
Вот почему наличие на документе оттиска...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рассматриваем актуальные вопросы, которые встают перед сторонами договора: о передаваемом в лизинг имуществе, его обслуживании, дефектах, расторжении договора и взаимных требованиях после этого. А также даем советы, что предусмотреть в договоре лизинга, чтобы себя защитить. В вашем распоряжении будет и образец договора лизинга, которым можно воспользоваться на практике.
Порядок оплаты по гражданско-правовому договору – это согласованный сторонами способ расчетов за выполнение обязательств. Условие об оплате является одним из ключевых в договоре. Поэтому важно уделить ему особое внимание на этапе оформления сделки. В статье разбираем различные формулировки условий договора об оплате, в том числе об авансировании, коммерческом кредите, постоплате, расчетах наличными и абонентской плате.
Кто может принять решение о смене директора? как происходит прекращение полномочий прежнего и назначение нового руководителя общества с ограниченной ответственностью? какие вопросы ставятся в повестку дня собрания? когда нужно нотариальное удостоверение решения о смене директора? что старый директор должен передать новому? какое нужно заполнить заявление и как подать его в налоговую инспекцию, в какой срок и какая ответственность предусмотрена за его нарушение? что делать после уведомления регистрирующего органа?
Анализируем сроки хранения договоров (соглашений, контрактов) в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, вступившем в действие в феврале 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, мы их собрали в одну таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения, а также с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» Перечня об этом умалчивает.
В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.
Рассматриваем актуальные вопросы, которые встают перед сторонами договора: о передаваемом в лизинг имуществе, его обслуживании, дефектах, расторжении договора и взаимных требованиях после этого. А также даем советы, что предусмотреть в договоре лизинга, чтобы себя защитить. В вашем распоряжении будет и образец договора лизинга, которым можно воспользоваться на практике.
Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.
Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?
Оформить подписку на журнал
«Юридический справочник руководителя»
можно в любом отделении почты:
Мы дарим вам бесплатный доступ ко всем материалам
выбранного направления, включая закрытые статьи,
ответы на вопросы и образцы документов
