Регламентация использования факсимиле

В прошлом номере журнала мы рассказали о том, когда допустимо использовать факсимиле, и дали образцы для формулировок в документах о применении факсимиле. Сейчас же сосредоточимся на порядке использования факсимиле сотрудниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Приведены образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно оформить и организовать правильное использование факсимиле на практике.

Зачем нужен отдельный ЛНА об использовании факсимиле в организации

Статья 160 ГК РФ определяет порядок использования факсимиле при совершении сделок, т. е. во внешнем контуре организации. А вот какие документы должны регламентировать использование факсимиле внутри компании, она не уточняет.

В практике работы с факсимиле такой вопрос задают достаточно часто. Оно и понятно почему. Ведь есть много законодательных актов, регламентирующих необходимость принятия тех или иных документов по определенным направлениям деятельности. Так, Федеральный закон от 18.07.2011 № 223‑ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» содержит не только требование о необходимости наличия в организации Положения о закупке, но и четко определяет требования к содержанию этого документа.

Итак, нормативных требований о наличии в организации ЛНА об использовании факсимиле нет. Но поскольку использование факсимиле подразумевает различные риски, то, чтобы упорядочить этот процесс, ЛНА просто необходим. Эту точку зрения подтверждает и судебная практика.

Судебная практика

Бывший гендиректор и участник ООО (истица) лишилась своей должности и доли в ООО. Оспаривая это в суде, она заявила о фальсификации ряда документов на том основании, что на них отсутствует ее собственноручная подпись – ​изображение ее подписи проставлено с помощью клише факсимиле неизвестными ей лицами без ее ведома.

В ходе рассмотрения дела истица не отрицала, что имела факсимиле с изображением своей подписи и использовала его в ходе деятельности в ООО. При этом истица не могла точно назвать дату своего устного распоряжения об изготовлении этого клише. Оно использовалось в ООО исключительно на документах, не связанных с финансовой деятельностью (исходящая корреспонденция, для заверения копий документов).

Данное клише находилось в обществе, где оно было на момент обращения в суд, истица поведать не смогла. Она не пояснила также, где конкретно в обществе хранилось клише факсимиле, его наличие не отражено в каком-либо локальном акте общества, в котором должен быть указан:

  • перечень документов, на которых можно проставлять оттиск;
  • перечень лиц, в обязанности которых будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

Истица также не уточнила, какой период она использовала клише факсимиле и при каких обстоятельствах оно исчезло.

Суд рассудил так: истица, изготовив точное воспроизведение графического оригинала своей личной подписи печатным способом, не обеспечив сохранность этого клише, не установив регламент его использования, взяла на себя все риски наступления неблагоприятных последствий из-за неконтролируемого использования факсимиле (решение Арбитражного суда г. Москвы от 12.05.2015 по делу № А40-75711/2014, оставлено без изменения постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.08.2015 № 09АП-30495/2015).

Если театр начинается с вешалки, то порядок работы с факсимиле – ​с инструкции по делопроизводству. Между прочим, в Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной Росархивом, факсимиле упоминается:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

Такое положение можно рекомендовать включать в инструкцию по делопроизводству каждой организации, а не только государственной. Как видим, наличие такого пункта оставляет руки развязанными в отношении принятия решения об использовании факсимиле в дальнейшем (т. е. хотим используем, хотим нет), но в случае принятия положительного решения надо будет разработать ЛНА, и вот это требование носит уже императивный характер (т. е. если решили использовать факсимиле, то обязательно регламентируйте порядок работы с ним). Это логично.

Правда, некоторые организации намеренно вводят запрет на использование факсимиле своими сотрудниками. Например, ФНС России запрещает использовать факсимиле должностным лицам территориальных налоговых органов (см. письмо от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@).

Штамп-факсимиле некоторые руководители изготавливают себе, чтобы ускорить подписание кипы не сильно значимых бумаг, т. е. сами им и пользуются. В этом случае руководитель не тратит много времени на такие документы, обычно даже не вчитываясь в них. Важные бумаги он и изучает долго, и сил на их подписание вручную потом уже не жалеет – ​для них ему факсимиле не нужно.

Факсимиле обычно изготавливается для возможности его использования не обладателем изображенного на нем росчерка, а другими работниками организации.

Вот почему наличие на документе оттиска...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Подписи нескольких директоров: проверяем полномочия

В организации одномоментно у власти может быть несколько директоров. Как вести себя с компанией, у которой в руководстве несколько «голов»? Как проверить, сколько подписей руководителей одной организации должно быть на документе (договоре, письме и пр.), подписанном вашим контрагентом, чтобы он имел полную силу? Как правильно оформляются подписи в этом случае? Как обезопасить себя при заключении сделки с такой организацией? В статье даем готовые формулировки для документов.

Незаконное вознаграждение от имени юридического лица

При осуществлении предпринимательской деятельности некоторые недобросовестные участники гражданского оборота используют различные ухищрения и уловки. Делают они это для заключения выгодных контрактов с государственными (муниципальными) или частными компаниями, преодоления административных барьеров и извлечения иных необоснованных преимуществ, на которые они не вправе были рассчитывать при обычных условиях, конкурируя с другими коммерсантами. К таким уловкам можно отнести выплату незаконных вознаграждений, которая, кстати, преследуется по закону. В статье анализируем практику судов и делаем выводы, когда могут привлечь к ответственности по ст. 19.28 КоАП РФ за антикоррупционное правонарушение, какие смягчающие обстоятельства могут быть, когда от ответственности могут освободить, каков бывает размер штрафа и чем еще грозит привлечение к ответственности по данной статье, а также можно ли взыскать убытки с директора и/или участника в пользу общества из-за привлечения к такой ответственности. Эти обстоятельства нужно учитывать, особенно в преддверии традиционных подарков к 23 Февраля и 8 Марта.

Вправе ли исполнительный директор подписывать изменения в приказ, если основной приказ подписывал генеральный директор?

В Группе компаний приказы подписывает Генеральный директор (ГД) и есть полномочия Исполнительных директоров (ИД) по подписанию приказов управляемых обществ. Может ли ИД подписывать изменения в приказ, если основной приказ подписывал ГД?

Когда заработают новые правила по использованию электронных подписей?

Слышала, что нововведения по электронным подписям перенесут с 1 января 2022 г. на 1 марта 2022 г. Так ли это?

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?

Франчайзинг. Суды о том, почему важно читать договор

В последние годы франчайзинг как форма ведения бизнеса набирает обороты: все охотнее, особенно начинающие предприниматели, открывают рестораны, магазины, пекарни, школы и т. п. по «готовой схеме» франчайзинга (франшизе). При этом мало кто задумывается о том, что такая деятельность при всех ее преимуществах несет и множество рисков, ведь франчайзинг выступает как своеобразное «кредитное плечо»: он помогает в раскрутке бизнеса, но и одновременно становится дополнительным бременем, когда что-то «сбивается со сценария». Неудивительно: суды регулярно рассматривают споры между правообладателями (франчайзерами) и пользователями (франчайзи). Мы проанализировали эти споры за последние годы и рассказываем о подводных камнях, на которые могут натолкнуться стороны во франчайзинге, особенно франчайзи.