Top.Mail.Ru

Регламентация использования факсимиле

В прошлом номере журнала мы рассказали о том, когда допустимо использовать факсимиле, и дали образцы для формулировок в документах о применении факсимиле. Сейчас же сосредоточимся на порядке использования факсимиле сотрудниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Приведены образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно оформить и организовать правильное использование факсимиле на практике.

Зачем нужен отдельный ЛНА об использовании факсимиле в организации

Статья 160 ГК РФ определяет порядок использования факсимиле при совершении сделок, т. е. во внешнем контуре организации. А вот какие документы должны регламентировать использование факсимиле внутри компании, она не уточняет.

В практике работы с факсимиле такой вопрос задают достаточно часто. Оно и понятно почему. Ведь есть много законодательных актов, регламентирующих необходимость принятия тех или иных документов по определенным направлениям деятельности. Так, Федеральный закон от 18.07.2011 № 223‑ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» содержит не только требование о необходимости наличия в организации Положения о закупке, но и четко определяет требования к содержанию этого документа.

Итак, нормативных требований о наличии в организации ЛНА об использовании факсимиле нет. Но поскольку использование факсимиле подразумевает различные риски, то, чтобы упорядочить этот процесс, ЛНА просто необходим. Эту точку зрения подтверждает и судебная практика.

Судебная практика

Бывший гендиректор и участник ООО (истица) лишилась своей должности и доли в ООО. Оспаривая это в суде, она заявила о фальсификации ряда документов на том основании, что на них отсутствует ее собственноручная подпись – ​изображение ее подписи проставлено с помощью клише факсимиле неизвестными ей лицами без ее ведома.

В ходе рассмотрения дела истица не отрицала, что имела факсимиле с изображением своей подписи и использовала его в ходе деятельности в ООО. При этом истица не могла точно назвать дату своего устного распоряжения об изготовлении этого клише. Оно использовалось в ООО исключительно на документах, не связанных с финансовой деятельностью (исходящая корреспонденция, для заверения копий документов).

Данное клише находилось в обществе, где оно было на момент обращения в суд, истица поведать не смогла. Она не пояснила также, где конкретно в обществе хранилось клише факсимиле, его наличие не отражено в каком-либо локальном акте общества, в котором должен быть указан:

  • перечень документов, на которых можно проставлять оттиск;
  • перечень лиц, в обязанности которых будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

Истица также не уточнила, какой период она использовала клише факсимиле и при каких обстоятельствах оно исчезло.

Суд рассудил так: истица, изготовив точное воспроизведение графического оригинала своей личной подписи печатным способом, не обеспечив сохранность этого клише, не установив регламент его использования, взяла на себя все риски наступления неблагоприятных последствий из-за неконтролируемого использования факсимиле (решение Арбитражного суда г. Москвы от 12.05.2015 по делу № А40-75711/2014, оставлено без изменения постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.08.2015 № 09АП-30495/2015).

Если театр начинается с вешалки, то порядок работы с факсимиле – ​с инструкции по делопроизводству. Между прочим, в Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной Росархивом, факсимиле упоминается:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

Такое положение можно рекомендовать включать в инструкцию по делопроизводству каждой организации, а не только государственной. Как видим, наличие такого пункта оставляет руки развязанными в отношении принятия решения об использовании факсимиле в дальнейшем (т. е. хотим используем, хотим нет), но в случае принятия положительного решения надо будет разработать ЛНА, и вот это требование носит уже императивный характер (т. е. если решили использовать факсимиле, то обязательно регламентируйте порядок работы с ним). Это логично.

Правда, некоторые организации намеренно вводят запрет на использование факсимиле своими сотрудниками. Например, ФНС России запрещает использовать факсимиле должностным лицам территориальных налоговых органов (см. письмо от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@).

Штамп-факсимиле некоторые руководители изготавливают себе, чтобы ускорить подписание кипы не сильно значимых бумаг, т. е. сами им и пользуются. В этом случае руководитель не тратит много времени на такие документы, обычно даже не вчитываясь в них. Важные бумаги он и изучает долго, и сил на их подписание вручную потом уже не жалеет – ​для них ему факсимиле не нужно.

Факсимиле обычно изготавливается для возможности его использования не обладателем изображенного на нем росчерка, а другими работниками организации.

Вот почему наличие на документе оттиска...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Реверсивные обязательства

Что такое реверсивные (обратные) обязательства при прекращении гражданско-правового договора, когда они возможны. Какие правила к ним применяются. На что могут рассчитывать стороны в случае банкротства продавца (поставщика) в части обратных обязательств. Почему для реверсивных обязательств важен баланс интересов сторон договора и когда продавец (поставщик) может потребовать от покупателя возмещения стоимости износа имущества за время его использования последним. Даем советы, что включить в договор, чтобы обезопасить свои интересы в случае его расторжения и возникновения реверсивных обязательств.

Как не превратить рекламу в оферту

Фраза «не является публичной офертой» далеко не всегда спасает предпринимателей от претензий со стороны партнеров или потребителей. Рассказываем, когда рассылка по электронной почте, рекламная листовка или письма с коммерческим предложением могут содержать потенциальные риски для организации. Даем советы, что включить в индивидуальные и публичные коммерческие предложения, чтобы они точно были признаны рекламой.

Можно ли ссылаться на понятийные соглашения в суде?

Для абсолютного большинства договоров установлена письменная форма. Тем не менее граждане, да и предприниматели, нередко заключают так называемые джентльменские соглашения в устной форме, иногда рассчитывая облечь их позже в бумагу, а иногда и осознанно идя на все риски, оставляя все на словах. Как суд смотрит на такие понятийные соглашения? Можно ли признать полноценным договором соглашение, подписанное на «салфетке»? Отвечаем на эти вопросы, а также приводим примеры из судебной практики, когда ссылки на джентльменские соглашения не проходили, а когда стороне удавалось доказать наличие подобного договора.

Заверения при продаже бизнеса

Один из кейсов в Обзоре судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 3 (2023) (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 15.11.2023) привлекает особое внимание всех, кто когда-либо сталкивался с продажей бизнеса путем передачи юридического лица. Мнение ВС РФ усилило возможности защиты прав покупателя организации. На основе анализа позиции суда предлагаем формулировки в договор о продаже компании с заверениями, которые помогут обезопасить будущие риски как покупателю, так и продавцу.

Условие об оплате: как правильно прописать в договоре

Порядок оплаты по гражданско-правовому договору – ​это согласованный сторонами способ расчетов за выполнение обязательств. Условие об оплате является одним из ключевых в договоре. Поэтому важно уделить ему особое внимание на этапе оформления сделки. В статье разбираем различные формулировки условий договора об оплате, в том числе об авансировании, коммерческом кредите, постоплате, расчетах наличными и абонентской плате.

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Правила оформления приложений к договорам

На практике все чаще можно встретить многостраничные договоры с множеством приложений. Показываем, как нумеровать приложения к приложениям договоров, что делать, если первому приложению номер не дали, а потом оформили второе приложение, как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору, как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей. Поводом для написания статьи стали вопросы подписчиков.