Запись в трудовую книжку и приказ о переводе должны быть оформлены обычным образом. Никаких особенностей заполнения этих документов в связи с тем, что наименования новой и старой должностей совпадают, законодательство не предусматривает.
Согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ под переводом на другую работу понимается постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Напомним, что согласно ст. 15 и 57 ТК РФ под трудовой функцией понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.
В соответствии с ч. 2 ст. 21 ТК РФ работник обязан исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Кроме того, ст. 60 ТК РФ запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Из данных законоположений следует, что трудовая функция работника определяется не только наименованием должности, но и перечнем трудовых обязанностей, которые на него возложены, а в трудовом договоре обязательно должно быть определено, какие именно трудовые обязанности возложены на работника.
Поскольку конкретные способы фиксации в договоре достигнутых договоренностей о трудовой функции закон не регламентирует, описать круг должностных обязанностей, из выполнения которых состоит работа по должности, в трудовом договоре можно любым из следующих способов:
- перечислить их непосредственно в тексте трудового договора с работником либо в приложении к нему;
- сделать ссылку в трудовом договоре на локальный нормативный акт, как правило, именуемый должностной (рабочей) инструкцией, где перечислены обязанности по такой должности.
Разъяснения Федеральной службы по труду и занятости подтверждают, что конкретизировать круг должностных обязанностей работника можно не только в трудовом договоре, но и в должностной инструкции, которая может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (см. письма от 09.08.2007 № 3042-6-0 и от 31.10.2007 № 4412-6).
При этом нормативные правовые акты не требуют полного совпадения круга обязанностей у всех работников, занимающих одинаковые должности. Поэтому при необходимости работодатель может разработать несколько отличающихся по содержанию должностных инструкций по одной должности. Таким образом, по нашему мнению, понимание трудовой функции не следует сводить только к наименованиям должностей, профессий, специальностей с указанием квалификации.
При оценке того, имеет ли место перевод, необходимо учитывать, изменяются ли трудовые обязанности работника (см., например, определение СК по гражданским делам Верховного Суда РФ от 02.04.2001 № 77-В01-6, апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 06.04.2016 по делу № 33-6046/2016).
Поскольку в рассматриваемой ситуации, несмотря на одинаковое наименование должностей временно отсутствующих сотрудников, их трудовая функция различается, то в силу части первой ст. 72.1 ТК РФ речь должна идти именно о переводе сотрудника, с которым заключен срочный трудовой договор, на другую работу.
Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Соответственно, работнику и работодателю необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Так как изначально сотрудник был принят по срочному трудовому договору на период отсутствия одного работника, а теперь будет работать в период отсутствия другого, то в дополнительном соглашении необходимо отразить новую формулировку условия о причине, послужившей основанием заключения срочного трудового договора («для исполнения обязанностей работника такого-то, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы»), и о сроке договора («до выхода этого работника на работу»).
Далее работодателю необходимо издать приказ о переводе. Если за основу взята форма № Т-5, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, ее необходимо заполнить обычным образом. Поскольку законодательство не устанавливает никаких особенностей ее заполнения (и не освобождает от необходимости заполнения) в связи с тем, что перечисленные в данной форме сведения о прежней и новой работе сотрудника фактически совпадают. Работодатель также может дополнить унифицированную форму графой (например, «Примечание» или «Дополнительные отметки»), в которой он может отразить тот факт, что сотрудник будет работать для замещения конкретного сотрудника, с указанием Ф.И.О. сотрудника. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись.
На основании ч. 4 ст. 66 ТК РФ, а также п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), сведения о постоянном переводе на другую работу вносятся в трудовую книжку. Поэтому несмотря на то, что запись о переводе будет фактически повторять первоначальную запись о приеме на работу (в части наименования должности и подразделения, в котором работает сотрудник), мы полагаем, что работодателю в любом случае в целях соблюдения требований трудового законодательства необходимо ее внести. Кроме того, запись о переводе повторяется в личной карточке работника (п. 12 Правил).
