На всех сотрудников компании ведутся личные дела. Можно ли их расформировать

Вопрос
Прежним кадровиком «по инерции» на всех сотрудников велись личные дела. Ничего действительно нужного в них не содержалось: копии приказов, копии личных документов. Трудовое законодательство не обязывает коммерческие организации это делать. Можно ли расформировать уже имеющиеся дела:
  • ненужные копии личных документов надо уничтожить по акту или вернуть владельцу под подпись в получении?
  • какой приказ лучше издать: «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству», «Об изменении номенклатуры дел» или что-то еще?
Отвечает

Дело не в трудовом законодательстве, а в правильности формирования личных дел. Трудовое законодательство, действительно, не устанавливает порядок ведения личных дел. Более того, универсальных правил их ведения не существует1, поэтому лучшей практикой является разработка конкретных правил для каждой организации и регламентация состава документов личного дела в зависимости от категорий работающих: руководители организации, руководители среднего звена, специалисты, вспомогательный персонал обеспечивающих служб. И действовать необходимо не «по инерции», а с целью сбора, учета и формирования комплексов документов и информации о работниках (по принципу досье) для управления кадрами, доказательства законности трудовых отношений, а также с целью защиты социальных прав работников.

В деятельности любой организации, в том числе коммерческой, необходимо соблюдать законодательство об архивном деле, которое предусматривает долговременное (в течение 50 или 75 лет) хранение документов по личному составу, а значит, и сформированных правильно личных дел2. Исключение составляют личные дела руководителей организации, их заместителей и главного бухгалтера: если они у вас сформированы, то имеют постоянный срок хранения по ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В случае ликвидации организации документы по личному составу, в т.ч. личные дела, передаются в государственный или муниципальный архив.

В личном деле в момент приема на работу в логической последовательности, как правило, формируются:

  • подлинник анкеты (личный листок по учету кадров) – часто с фотографией;
  • заверенные копии документов, удостоверяющих личность, об образовании и квалификации, которые доказывают возможность работы на конкретной должности или по специальности, профессии;
  • подлинник согласия работника на обработку его персональных данных;
  • подлинник заявления гражданина о приеме на работу (если оно составлялось, т.к. сейчас законодательство не требует оформления этого документа);
  • подлинник трудового договора;
  • заверенная копия приказа о приеме на работу;
  • а далее в хронологической последовательности все документы (заверенные копии или подлинники) формируются в личное дело по мере развития и изменения трудовых отношений (аттестация, присвоение квалификации, перевод с согласия работника, соответствующие дополнительные соглашения к трудовому договору и т.п.).

То есть в личном деле все документы – нужные. Заведенные личные дела работников уничтожать нельзя. Наоборот, необходимо проверить правильность их формирования, а также «узаконить» ведение личных дел по категориям работников. Но не в Инструкции по делопроизводству, а в конкретном локальном нормативном акте, например Правилах формирования личных дел. А в номенклатуре дел необходимо выделить следующие заголовки:

  • личные дела руководителей организации;
  • личные дела работающих сотрудников;
  • личные дела уволенных (если дела еще не переданы в архив или ответственному за архивное хранение документов организации через 1-3 года после увольнения);
  • журнал учета личных дел;
  • алфавит личных дел (если таковой ведется).

Сноски 1

  1. И коммерческие, и некоммерческие организации для упорядочения ведения личных дел часто в качестве образца используют требования, закрепленные в Положении о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела, утвержденном Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. Обратите внимание: вести личные дела обязаны только на государственных и муниципальных служащих. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Что делать, если на титульном листе трудовой книжки зачеркнута запись об образовании?

Работник принес трудовую книжку, в которой в графе «образование» на титульном листе зачеркнута надпись «среднее» и сверху написано «высшее». Никаких пояснений, когда и на основании какого документа сделано исправление, в трудовой книжке не дано (работник получил высшее образование в 2000 году). Надо ли вносить какие-то исправления или оставить все как есть?

Как правильно формировать документы по личному составу?

Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – ​приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т. е. на одного работника может быть 2–3 экземпляра заявлений.

Оформление бумажной трудовой книжки

1. Новый работник просит оформить ему бумажную трудовую книжку. Можно ли это сделать или бумажной книжки ему уже не положено? 2. Работник в прошлом году написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, а в этом передумал. Он может в любой момент написать новое заявление или есть какие-то ограничения?

Как оформить работу части сотрудников в дни, объявленные нерабочими?

В связи с объявленными Указом Президента РФ с 4 по 7 мая 2021 г. нерабочими днями часть персонала у нас работала, часть – ​отдыхала. Подскажите, нужно ли было брать с работников письменные согласия на работу в эти дни, или достаточно просто издать приказ по компании, объявив их рабочими? Дайте, пожалуйста, образец приказа.

Как правильно исчислять дни, предусмотренные ч. 1 ст. 193 ТК РФ для предоставления работником письменного объяснения до применения к нему дисциплинарного взыскания?

В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Какие дни следует понимать под двумя «рабочими днями» (рабочие дни по графику работы конкретного работника («сутки через трое») либо рабочие дни по графику работы при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными)? С какого дня начинает течь срок представления письменных объяснений? В какой день можно составить акт об отказе от дачи объяснительной, если работник отказался дать объяснение либо его не представил, – в день, следующий за вторым рабочим днем работника, при этом не важно, является ли для работника этот день рабочим или выходным, или в третий рабочий день работника по его рабочему графику?

Как правильно в номенклатуре дел отразить дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных?

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Как оформить работу части сотрудников в дни, объявленные нерабочими?

В связи с объявленными Указом Президента РФ с 4 по 7 мая 2021 г. нерабочими днями часть персонала у нас работала, часть – ​отдыхала. Подскажите, нужно ли было брать с работников письменные согласия на работу в эти дни, или достаточно просто издать приказ по компании, объявив их рабочими? Дайте, пожалуйста, образец приказа.