Top.Mail.Ru

На всех сотрудников компании ведутся личные дела. Можно ли их расформировать

Вопрос
Прежним кадровиком «по инерции» на всех сотрудников велись личные дела. Ничего действительно нужного в них не содержалось: копии приказов, копии личных документов. Трудовое законодательство не обязывает коммерческие организации это делать. Можно ли расформировать уже имеющиеся дела:
  • ненужные копии личных документов надо уничтожить по акту или вернуть владельцу под подпись в получении?
  • какой приказ лучше издать: «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству», «Об изменении номенклатуры дел» или что-то еще?
Отвечает

Дело не в трудовом законодательстве, а в правильности формирования личных дел. Трудовое законодательство, действительно, не устанавливает порядок ведения личных дел. Более того, универсальных правил их ведения не существует1, поэтому лучшей практикой является разработка конкретных правил для каждой организации и регламентация состава документов личного дела в зависимости от категорий работающих: руководители организации, руководители среднего звена, специалисты, вспомогательный персонал обеспечивающих служб. И действовать необходимо не «по инерции», а с целью сбора, учета и формирования комплексов документов и информации о работниках (по принципу досье) для управления кадрами, доказательства законности трудовых отношений, а также с целью защиты социальных прав работников.

В деятельности любой организации, в том числе коммерческой, необходимо соблюдать законодательство об архивном деле, которое предусматривает долговременное (в течение 50 или 75 лет) хранение документов по личному составу, а значит, и сформированных правильно личных дел2. Исключение составляют личные дела руководителей организации, их заместителей и главного бухгалтера: если они у вас сформированы, то имеют постоянный срок хранения по ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В случае ликвидации организации документы по личному составу, в т.ч. личные дела, передаются в государственный или муниципальный архив.

В личном деле в момент приема на работу в логической последовательности, как правило, формируются:

  • подлинник анкеты (личный листок по учету кадров) – часто с фотографией;
  • заверенные копии документов, удостоверяющих личность, об образовании и квалификации, которые доказывают возможность работы на конкретной должности или по специальности, профессии;
  • подлинник согласия работника на обработку его персональных данных;
  • подлинник заявления гражданина о приеме на работу (если оно составлялось, т.к. сейчас законодательство не требует оформления этого документа);
  • подлинник трудового договора;
  • заверенная копия приказа о приеме на работу;
  • а далее в хронологической последовательности все документы (заверенные копии или подлинники) формируются в личное дело по мере развития и изменения трудовых отношений (аттестация, присвоение квалификации, перевод с согласия работника, соответствующие дополнительные соглашения к трудовому договору и т.п.).

То есть в личном деле все документы – нужные. Заведенные личные дела работников уничтожать нельзя. Наоборот, необходимо проверить правильность их формирования, а также «узаконить» ведение личных дел по категориям работников. Но не в Инструкции по делопроизводству, а в конкретном локальном нормативном акте, например Правилах формирования личных дел. А в номенклатуре дел необходимо выделить следующие заголовки:

  • личные дела руководителей организации;
  • личные дела работающих сотрудников;
  • личные дела уволенных (если дела еще не переданы в архив или ответственному за архивное хранение документов организации через 1-3 года после увольнения);
  • журнал учета личных дел;
  • алфавит личных дел (если таковой ведется).

Сноски 1

  1. И коммерческие, и некоммерческие организации для упорядочения ведения личных дел часто в качестве образца используют требования, закрепленные в Положении о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела, утвержденном Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. Обратите внимание: вести личные дела обязаны только на государственных и муниципальных служащих. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как оформить трудовые отношения с работником, который работал на основе патента, но сейчас он получил вид на жительство в России?

Как оформить трудовые отношения с работником, который работал в организации по трудовому договору на основе патента (сотрудник являлся иностранцем из Таджикистана), но сейчас он получил вид на жительство в России? Надо ли расторгать с ним трудовой договор и заключать новый или можно оформить дополнительное соглашение, в котором указать, что он изменил статус (получил вид на жительство)? Надо ли сообщать в УФМС в связи с изменением статуса работника?

Риски привлечения на проектные работы самозанятых

Начальство предлагает время от времени привлекать на проектные работы самозанятых. Какие риски и выгоды есть у работодателей при работе с ними?

В компании пересматриваются должностные инструкции. Как это оформить?

Пересматриваются должностные инструкции сотрудников, утвержденные локальным нормативным актом в 2020 году. Нужно ли их снова утверждать приказом директора или можно на старом титульном листе сделать пометку «пересмотрено»? Придется ли опять знакомить под подпись с должностными инструкциями всех сотрудников?

Можно ли внести в трудовую книжку запись о награждении через несколько лет после события (работник отказался от бумажной книжки)?

Сотрудник работал в организации с 2008 по 2020 год. В 2017 году он был награжден работодателем. Запись в трудовую книжку не внесли ни в 2017 году, ни при увольнении. Повторно он принят на работу в 2021 году, предоставил сведения о трудовой деятельности (перешел на электронную трудовую). В 2024 году он обратился с просьбой внести запись о награждении. Можно ли сделать запись сейчас? К какой ответственности могут привлечь работодателя за то, что запись не была внесена ранее?

Сколько раз в течение года работодатель имеет право привлекать сотрудника к работе в выходной день?

Должна ли организация выплачивать вместе с отпускными заработную плату за отработанные в текущем месяце дни?

Сотрудник идет в ежегодный очередной оплачиваемый отпуск в середине месяца (с 19-го числа). Должна ли организация выплачивать вместе с отпускными заработную плату за отработанные в этом месяце дни?

На какую ставку может быть принят сотрудник на работе по внешнему совместительству, если по основному месту работы он трудится на 0,5 ставки?

Работник трудится по основному месту работы на 0,5 ставки. Может ли этот работник быть принят по внешнему совместительству в другую организацию на 0,75 ставки, или он может быть принят по внешнему совместительству не более чем на 0,5 ставки?

Как правильно исчислять дни, предусмотренные ч. 1 ст. 193 ТК РФ для предоставления работником письменного объяснения до применения к нему дисциплинарного взыскания?

В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Какие дни следует понимать под двумя «рабочими днями» (рабочие дни по графику работы конкретного работника («сутки через трое») либо рабочие дни по графику работы при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными)? С какого дня начинает течь срок представления письменных объяснений? В какой день можно составить акт об отказе от дачи объяснительной, если работник отказался дать объяснение либо его не представил, – в день, следующий за вторым рабочим днем работника, при этом не важно, является ли для работника этот день рабочим или выходным, или в третий рабочий день работника по его рабочему графику?