В ситуации, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который является ее продолжением (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек ). Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Отдельно от трудовой книжки он юридической силы не имеет. По аналогии работодатель действует и с дубликатом вкладыша.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Из вопроса следует:
- работодатель в трудовой книжке сделал запись «Выдан дубликат вкладыша» с указанием его серии и номера;
- дубликат вкладыша частично содержит недостоверные сведения, приобретен работником за свой счет, подлежит изъятию;
- необходимость в дубликате вкладыша отсутствует.
Предположим также, что работодатель внес запись о дубликате вкладыша в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет в силу требований п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
По общему правилу, если работодатель внес неверную или неточную запись (как в трудовую книжку, так и во вкладыш в нее), такую запись нужно признать недействительной. Зачеркивания при этом не допускаются (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Однако в рассматриваемом случае это общее правило неприменимо, поскольку штамп «Выдан дубликат вкладыша» не является записью сведений о работнике, выполняемой им работе и иной информации о трудовых отношениях организации с сотрудником. Не будет применяться и правило об уничтожении испорченного при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее, поскольку организация не допустила порчу бланка (абз. 2 п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Поскольку законодатель не предусмотрел порядок действий работодателя в указанной ситуации, рекомендуем поступить следующим образом:
- Оформить приказ о недействительности дубликата вкладыша в трудовую книжку в связи с обнаружением вкладыша в трудовую книжку (см. образец приказа в Примере 1). Приказ потребуется для обоснования внесения записи о недействительности штампа «Выдан дубликат вкладыша», а также корректировки данных, внесенных ранее в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Внести запись о недействительности штампа «Выдан дубликат вкладыша» рядом с первоначальной записью о дубликате вкладыша (см. Пример 2).
- Внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них запись о недействительности дубликата вкладыша в трудовую книжку (см. образец записи в Примере 3).
Пример 1. Приказ о недействительности дубликата вкладыша в трудовую книжку
Пример 2. Титульный лист трудовой книжки со штампом «Выдан дубликат вкладыша» и внесенной записью о его недействительности
Пример 3. Образец записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при признании дубликата вкладыша в трудовую книжку недействительным
