Top.Mail.Ru
Вопрос
Нужно ли создавать бумажные документы, если компания ведет КЭДО? Как действовать, если проверяющие на проверке запросили бумажные документы?
Отвечает

Документы, которые согласно ЛНА о переходе на КЭДО формируются в электронном виде, дублировать на бумаге не нужно. Что именно переводить в «цифру», каждая организация решает самостоятельно. Вести в бумажном виде обязательно только акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Все электронные документы можно распечатать на бумаге. Бумажная версия кадрового документа может понадобиться в суде, при проверке ГИТ и для предоставления работнику. Кроме того, по заявлению сотрудника в течение 3 рабочих дней работодатель должен выдать нужные документы; по желанию работника они предоставляются в электронном виде либо в бумажном варианте (ст. 22.3 ТК РФ).

По каждому документу КЭДО дополнительно делает печатную форму. Печатная форма – ​это pdf-файл, который выглядит так же, как оригинал, а также на нем отражается синий штамп, который содержит информацию о документе в сервисе и об электронных подписях под документом (см. «1» в Примере). А именно:

  • Ф.И.О. подписанта;
  • номер сертификата ключа электронной подписи;
  • срок действия сертификата ключа электронной подписи;
  • дата и время формирования электронной подписи.

При необходимости бумажная копия заверяется в обычном порядке – ​подписью руководителя и печатью (при наличии).

Мнение эксперта

При проставлении отметки о заверении копии надо учитывать, по какой форме оформляется отметка об электронной подписи. Если она формируется и распечатывается согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-20161, то на бумажной копии автоматически указывается, что документ подписан электронной подписью. В этом случае копию можно удостоверять в обычном порядке (п. 5.26 упомянутого ГОСТ).

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку и дату заверения. В отметке необходимо указать, где хранится оригинал, т. е. в каком электронном деле и по какой номенклатуре дел. Дополнительно потребуется указать, в какой информационной системе создан электронный документ. Если нет правильной номенклатуры дел, то указание на информационную систему обязательно (см. «2» в Примере).

Пример. Приказ о предоставлении отпуска работнику, изданный в электронном виде и распечатанный на бумаге с отметкой о заверении копии

На вопрос ответила руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке Юлия Попова.

Сноски 1

  1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Профилактический визит Роскомнадзора. Стоит ли бояться?

В этом году многие компании и ИП получили уведомления от Роскомнадзора о проведении профилактических визитов. И многие еще получат. Цель такого визита, исходя из названия, ясна – ​профилактика нарушений. Однако работодатели с опаской относятся к подобному мероприятию, прежде всего, по причине необходимости предоставления инспектору внушительного количества документов, касающихся обработки персональных данных. Кроме того, многие не знают, можно ли отказаться от профилактического визита без каких-либо последствий. Рассматриваем правовую природу профилактического визита Роскомнадзора, порядок его проведения и последствия прохождения или отказа от него для работодателей.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА?

Может ли работодатель утверждать ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции) простой электронной подписью? Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции), которые включают в себя листы ознакомления с личными подписями сотрудников, чтобы уйти от хранения на бумажном носителе?

Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО

Сначала пандемия, а затем значительное повышение цен на бумагу из-за международных санкций склоняют все большее число работодателей отказаться от традиционного ведения кадрового учета и перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Это стало возможно с ноября 2021 года. КЭДО значительно облегчает работу кадровых служб и отменяет необходимость дублировать документы на бумаге. Однако остается часть работодателей, которые опасаются перехода в «цифру» по разным причинам. Кто-то боится, что с работниками «на земле» будет сложно договориться, возникнут сложности с обучением их работе с электронными документами, другие – ​что нельзя будет вносить правку или составлять документы «задним числом», а кто-то до сих пор не доверяет цифровизации и сомневается в возможности обеспечения долговременного хранения электронных кадровых документов. Мы задали наиболее интересные вопросы, присланные нашими читателями руководителю проекта кадрового электронного документооборота в СберКорус Алексею Сахненко.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Профилактический визит Роскомнадзора. Стоит ли бояться?

В этом году многие компании и ИП получили уведомления от Роскомнадзора о проведении профилактических визитов. И многие еще получат. Цель такого визита, исходя из названия, ясна – ​профилактика нарушений. Однако работодатели с опаской относятся к подобному мероприятию, прежде всего, по причине необходимости предоставления инспектору внушительного количества документов, касающихся обработки персональных данных. Кроме того, многие не знают, можно ли отказаться от профилактического визита без каких-либо последствий. Рассматриваем правовую природу профилактического визита Роскомнадзора, порядок его проведения и последствия прохождения или отказа от него для работодателей.