Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Кадровая служба № 08 / 2022
  3. Ответы на вопросы

Нужно ли создавать бумажные документы при КЭДО?

0
Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 08 / 2022
Вопрос
Нужно ли создавать бумажные документы, если компания ведет КЭДО? Как действовать, если проверяющие на проверке запросили бумажные документы?
Отвечает
Юлия Попова
руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке

Документы, которые согласно ЛНА о переходе на КЭДО формируются в электронном виде, дублировать на бумаге не нужно. Что именно переводить в «цифру», каждая организация решает самостоятельно. Вести в бумажном виде обязательно только акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Все электронные документы можно распечатать на бумаге. Бумажная версия кадрового документа может понадобиться в суде, при проверке ГИТ и для предоставления работнику. Кроме того, по заявлению сотрудника в течение 3 рабочих дней работодатель должен выдать нужные документы; по желанию работника они предоставляются в электронном виде либо в бумажном варианте (ст. 22.3 ТК РФ).

По каждому документу КЭДО дополнительно делает печатную форму. Печатная форма – ​это pdf-файл, который выглядит так же, как оригинал, а также на нем отражается синий штамп, который содержит информацию о документе в сервисе и об электронных подписях под документом (см. «1» в Примере). А именно:

  • Ф.И.О. подписанта;
  • номер сертификата ключа электронной подписи;
  • срок действия сертификата ключа электронной подписи;
  • дата и время формирования электронной подписи.

При необходимости бумажная копия заверяется в обычном порядке – ​подписью руководителя и печатью (при наличии).

Мнение эксперта
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

При проставлении отметки о заверении копии надо учитывать, по какой форме оформляется отметка об электронной подписи. Если она формируется и распечатывается согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-20161, то на бумажной копии автоматически указывается, что документ подписан электронной подписью. В этом случае копию можно удостоверять в обычном порядке (п. 5.26 упомянутого ГОСТ).

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку и дату заверения. В отметке необходимо указать, где хранится оригинал, т. е. в каком электронном деле и по какой номенклатуре дел. Дополнительно потребуется указать, в какой информационной системе создан электронный документ. Если нет правильной номенклатуры дел, то указание на информационную систему обязательно (см. «2» в Примере).

Пример. Приказ о предоставлении отпуска работнику, изданный в электронном виде и распечатанный на бумаге с отметкой о заверении копии

На вопрос ответила руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке Юлия Попова.

Сноски 1

  1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Вернуться назад
Оценить вопрос
0 Коментариев
s
В избранное
Версия для печати
Отправить по почте

Выбери вариант доступа

Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Предостережение, предписание и постановление ГИТ

Кадровая служба
№ 05 / 2023
Практические рекомендации

Статья посвящена таким мерам инспекторского реагирования, как предостережение, предписание о недопустимости нарушения обязательных требований, предписание об устранении нарушений трудового законодательства и постановление о привлечении к административной ответственности (в виде административного штрафа). Это наиболее распространенные и часто встречающие результаты общения с трудовой инспекцией. Все они, в той или иной степени, влияют на дальнейшую судьбу работодателя. Рассказываем, что они из себя представляют, как на них реагировать и какие последствия они влекут. А также даем готовые образцы возражения в ГИТ на предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований, досудебной жалобы руководителю ГИТ на предписание об устранении выявленных нарушений и жалобы в суд на постановление о привлечении к административной ответственности руководителя организации.

Наталья Агуреева
эксперт в области трудового права, советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

Ознакомление с документами: на бумаге и в электронном виде

Кадровая служба
№ 02 / 2023
Практические рекомендации

Вопросы о том, каким способом работники должны знакомиться с документами в той или иной ситуации, неминуемо возникают у любого кадровика независимо от типа организации, в которой он работает. Надо понять не только, с какими документами следует ознакомить сотрудников, но и в какие сроки и как это сделать. Что лучше: лист ознакомления или проставление подписей прямо на документе? А может, журнал ознакомления с документами? Как прописать в ЛНА порядок ознакомления? Каким образом знакомить с кадровыми документами дистанционных работников? Какую электронную подпись можно использовать? Об этом читайте в статье.

Ирина Куролес
юрист по трудовому праву, член АЮР
Кирилл Залюбовский
юрист ООО «Инс-ТРЕЙД»

Как внедрить простую электронную подпись

Кадровая служба
№ 02 / 2023
Правовое обеспечение деятельности

Простая электронная подпись (ПЭП) – наиболее простой и дешевый вид подписи с использованием кодов, паролей и иных средств. Если соблюсти требования к ее применению, то она будет признана аналогом собственноручной, а электронный документ, подписанный ПЭП, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Автор рассказывает об опыте внедрения и работы с ПЭП в крупной компании. Приводит наглядные схемы с описанием ключевых особенностей, а также образец локального нормативного акта – правил применения простой электронной подписи.

Ольга Попова
начальник отдела документооборота АО «Национальная система платежных карт» (Платежная система «Мир»)

К чему готовиться работодателям в 2023 году?

Кадровая служба
№ 01 / 2023
Актуальное интервью

Прошлый 2022 год был богат на события. Работодатели испытали сразу несколько шоковых ситуаций. Помимо изначально запланированных масштабных законодательных изменений, например, касающихся охраны труда, были и многочисленные не предвиденные заранее, с которыми кадровикам пришлось работать в авральном режиме. Наш журнал попросил экспертов подвести итоги года и рассказать, на какие нововведения в кадровой сфере нужно обратить внимание уже с начала 2023 года, а также какие тренды на рынке труда будут преобладать. Мы обсудили электронный кадровый документооборот, объединение ПФР и ФСС России, трудовые отношения с иностранными работниками, мобилизацию, ожидаемые проверки работодателей, назревающие судебные споры с работниками, цифровизацию в подборе и оценке кандидатов, возможности профессионального роста HR-специалистов. А теперь делимся с вами экспертными мнениями.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровая служба
№ 01 / 2022
Правовое обеспечение деятельности

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Юлия Попова
руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Кадровая служба
№ 09 / 2020
Правовое обеспечение деятельности

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Илона Ульянова
менеджер по кадровому консалтингу OOO «ОБИ Франчайзинговый Центр»

Вводим электронный кадровый документооборот

Кадровая служба
№ 06 / 2022
Делопроизводство в кадровой службе

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Светлана Глотова
к.и.н., доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ

К чему готовиться работодателям в 2023 году?

Кадровая служба
№ 01 / 2023
Актуальное интервью

Прошлый 2022 год был богат на события. Работодатели испытали сразу несколько шоковых ситуаций. Помимо изначально запланированных масштабных законодательных изменений, например, касающихся охраны труда, были и многочисленные не предвиденные заранее, с которыми кадровикам пришлось работать в авральном режиме. Наш журнал попросил экспертов подвести итоги года и рассказать, на какие нововведения в кадровой сфере нужно обратить внимание уже с начала 2023 года, а также какие тренды на рынке труда будут преобладать. Мы обсудили электронный кадровый документооборот, объединение ПФР и ФСС России, трудовые отношения с иностранными работниками, мобилизацию, ожидаемые проверки работодателей, назревающие судебные споры с работниками, цифровизацию в подборе и оценке кандидатов, возможности профессионального роста HR-специалистов. А теперь делимся с вами экспертными мнениями.

Раздел не найден.