Документы, которые согласно ЛНА о переходе на КЭДО формируются в электронном виде, дублировать на бумаге не нужно. Что именно переводить в «цифру», каждая организация решает самостоятельно. Вести в бумажном виде обязательно только акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Все электронные документы можно распечатать на бумаге. Бумажная версия кадрового документа может понадобиться в суде, при проверке ГИТ и для предоставления работнику. Кроме того, по заявлению сотрудника в течение 3 рабочих дней работодатель должен выдать нужные документы; по желанию работника они предоставляются в электронном виде либо в бумажном варианте (ст. 22.3 ТК РФ).
По каждому документу КЭДО дополнительно делает печатную форму. Печатная форма – это pdf-файл, который выглядит так же, как оригинал, а также на нем отражается синий штамп, который содержит информацию о документе в сервисе и об электронных подписях под документом (см. «1» в Примере). А именно:
При необходимости бумажная копия заверяется в обычном порядке – подписью руководителя и печатью (при наличии).
При проставлении отметки о заверении копии надо учитывать, по какой форме оформляется отметка об электронной подписи. Если она формируется и распечатывается согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-20161, то на бумажной копии автоматически указывается, что документ подписан электронной подписью. В этом случае копию можно удостоверять в обычном порядке (п. 5.26 упомянутого ГОСТ).
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку и дату заверения. В отметке необходимо указать, где хранится оригинал, т. е. в каком электронном деле и по какой номенклатуре дел. Дополнительно потребуется указать, в какой информационной системе создан электронный документ. Если нет правильной номенклатуры дел, то указание на информационную систему обязательно (см. «2» в Примере).
Пример. Приказ о предоставлении отпуска работнику, изданный в электронном виде и распечатанный на бумаге с отметкой о заверении копии
На вопрос ответила руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке Юлия Попова.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Наступил декабрь, а это значит, что у кадровика есть определенные дела, которые обязательно надо закончить до начала Нового года. Напомним, какие основные задачи стоят перед службой персонала (приведем необходимый минимум), чтобы в предновогодней суете о них не забыть и уйти на праздники со спокойной совестью.
Работнику установлен сменный режим работы. В какое время сотрудника, в отношении которого проводится служебная проверка (процедура предусмотрена в ЛНА), можно пригласить на комиссию по проведению проверки?
Работник, трудящийся дистанционно по совместительству на 0,5 ставки, имеет квалифицированную электронную цифровую подпись от основной организации (в сертификате указана данная организация). Может ли работник у второго работодателя подписывать документы электронной подписью, выданной по основному месту работы? Имеет ли работник право переслать ее для работы в Единой информационной системе в сфере закупок другому работодателю?
Переход на электронный кадровый документооборот неизбежно привел к росту числа трудовых споров, связанных с использованием электронных документов при оформлении трудовых и непосредственно связанных с ними отношений. Работодателям полезно изучать дела, в которых суды рассматривали различные аргументы сторон и делали свои значимые для практики выводы.
Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – 22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .
Наступил декабрь, а это значит, что у кадровика есть определенные дела, которые обязательно надо закончить до начала Нового года. Напомним, какие основные задачи стоят перед службой персонала (приведем необходимый минимум), чтобы в предновогодней суете о них не забыть и уйти на праздники со спокойной совестью.
С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.
Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
