Нужно ли создавать бумажные документы при КЭДО?

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 08 / 2022

Вопрос

Нужно ли создавать бумажные документы, если компания ведет КЭДО? Как действовать, если проверяющие на проверке запросили бумажные документы?

Отвечает

Юлия Попова

руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке

Документы, которые согласно ЛНА о переходе на КЭДО формируются в электронном виде, дублировать на бумаге не нужно. Что именно переводить в «цифру», каждая организация решает самостоятельно. Вести в бумажном виде обязательно только акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Все электронные документы можно распечатать на бумаге. Бумажная версия кадрового документа может понадобиться в суде, при проверке ГИТ и для предоставления работнику. Кроме того, по заявлению сотрудника в течение 3 рабочих дней работодатель должен выдать нужные документы; по желанию работника они предоставляются в электронном виде либо в бумажном варианте (ст. 22.3 ТК РФ).

По каждому документу КЭДО дополнительно делает печатную форму. Печатная форма – это pdf-файл, который выглядит так же, как оригинал, а также на нем отражается синий штамп, который содержит информацию о документе в сервисе и об электронных подписях под документом (см. «1» в Примере). А именно:

Ф.И.О. подписанта;
номер сертификата ключа электронной подписи;
срок действия сертификата ключа электронной подписи;
дата и время формирования электронной подписи.

При необходимости бумажная копия заверяется в обычном порядке – подписью руководителя и печатью (при наличии).

Мнение эксперта

Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

При проставлении отметки о заверении копии надо учитывать, по какой форме оформляется отметка об электронной подписи. Если она формируется и распечатывается согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016¹, то на бумажной копии автоматически указывается, что документ подписан электронной подписью. В этом случае копию можно удостоверять в обычном порядке (п. 5.26 упомянутого ГОСТ).

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку и дату заверения. В отметке необходимо указать, где хранится оригинал, т. е. в каком электронном деле и по какой номенклатуре дел. Дополнительно потребуется указать, в какой информационной системе создан электронный документ. Если нет правильной номенклатуры дел, то указание на информационную систему обязательно (см. «2» в Примере).

Пример. Приказ о предоставлении отпуска работнику, изданный в электронном виде и распечатанный на бумаге с отметкой о заверении копии

На вопрос ответила руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке Юлия Попова.

Сноски 1

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Вернуться назад