Top.Mail.Ru

Чек-лист для организации рабочих встреч, совещаний и корпоративных мероприятий

Мы побеседовали с Марией Бобровой, ассистентом технического отдела BP Россия, которая поделилась собственным опытом организации мероприятий: в каком порядке действовать и на что обращать внимание (в частности, как подобрать оптимальную площадку, как взаимодействовать с приглашенными лицами, как продумать вопросы безопасности, на чем и как можно сэкономить, а на чем не стоит и др.).

Мария, у вас богатый опыт организации мероприятий в качестве ассистента технического отдела. Поделитесь секретами планирования рабочих встреч, совещаний, корпоративных мероприятий.

– Действительно, по работе мне часто приходится организовывать совещания, конференции, иные мероприятия, в т.ч. праздничные. И для того, чтобы ничего не забыть и все успеть, использую чек-лист.

Выбрать способ его составления вы можете сами, в зависимости от целей и задач, а также масштаба мероприятия. Это может быть таблица в электронном виде или лист А4 (Пример 1). Если к документу необходим доступ разных людей, то, конечно, его лучше сделать электронным, разместив во внутренней сети. Если же мероприятие небольшое, то чек-лист скорее будет напоминать маленькую «шпаргалку».

Пример 1. Чек-лист мероприятия

– С чего вы начинаете?

– Организацию любого мероприятия начинаю с логистики и безопасности, поэтому первоначально чек-лист будет посвящен именно этим вопросам. Что рекомендую включать в него?

Во-первых, дату проведения мероприятия. При ее выборе важно учесть многие факторы, чтобы дата устраивала большинство участников, не попадала на отпускную пору или на местные праздники и большие события (например, в России это Новый год, 23 Февраля, 8 Марта, 9 Мая или какие-то крупные мероприятия, как прошедшие Олимпиада-2014 в Сочи или Чемпионат мира по футболу – 2018).

Во-вторых, план мероприятия. Его, естественно, тоже надо подготовить в самом начале, когда вы только планируете. Обсудить и согласовать с начальством, учтя его пожелания.

– С кем еще стоит согласовывать планы?

– Если это многосторонняя встреча топ-менеджеров, то надо постараться учесть интересы представителей и других компаний, принимающих участие. Для этого лучше связаться с их ассистентами и по данному «каналу» уточнить как минимум приемлемость предлагаемого вами времени и места встречи, а также можете спросить, есть ли особые пожелания по питанию, отправить карту проезда, контактные номера телефонов, идеально, если все будет в одном небольшом документе.

Еще план стоит согласовать со всеми департаментами и службами, которые будут задействованы в мероприятии (как правило, служба безопасности, транспортный отдел и др.).

– Получется, что перед согласованием надо определиться с местом проведения мероприятия? А что еще надо продумать?

Место проведения встречи, конференции, совещания или корпоративного мероприятия очень важно. Надо понять, какова транспортная его доступность, насколько будет удобна площадка для участников, как удалена от центра, офиса и пр.

Помимо приоритетного места для проведения мероприятия, рекомендую держать в уме еще несколько площадок. Это...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как снизить тревогу

Как прийти в себя, обуздав нахлынувшие эмоции, тревогу и напряжение, чтобы суметь действовать эффективно. Предлагаем конкретные упражнения и приемы.

Графологический анализ почерка

Рассказываем про методику графологического анализа, связь почерка с мозгом. Что и как должен написать человек, чтобы по полученному образцу почерка можно было провести анализ. На примерах показываем характерные черты людей, склонных к административной, аналитической деятельности, прирожденных коммуникаторов и генераторов идей – у каждого свой стиль! Теперь эти характеристики вы сможете замечать у других людей и у себя :)

Психология подписи – объяснения графолога

Почерк отражает характер человека, а подпись – его представление о себе. На примерах показываем, как выглядят яркие моменты в расположении, размере и начертании подписи, и объясняем, что это обычно означает.

Мечта-цель-план-осуществление

Предлагаем методики по выявлению своих желаний (да, да, и над этим тоже надо потрудиться), по переводу их в цели, формированию плана действий для их осуществления. Из какой мечты можно сделать цель, а из какой – не нужно (с желаниями из разряда чудес надо работать иначе). Как срабатывает мозг. Как освободиться от чужих, навязанных нам целей (чтобы не тратить на них драгоценное время и силы). Особенности коллективно сформированного образа будущего. Предлагаем вам прожить этот год более осознанно, воплощая свой образ будущего.

Как распознать и обезвредить манипулятора?

Хотите распознать «кукловодов» в своей жизни и стать свободным от их «нитей-щупалец»? Тогда эта статья для вас! Разобраться вам поможет описание приемов манипуляторов, снабженное «иллюстрациями» в виде конкретных ситуаций. А дальше вы получите в свое распоряжение целый арсенал: когда не будете уверены в факте манипуляции или не захотите накалять ситуацию, сможете воспользоваться пассивными методами защиты... но если терять уже нечего, то сможете перейти и к активным действиям. Имея такой щит и меч, отучите манипуляторов от мысли, что вы – легкая добыча! Ценность статьи – в предложенных простых и эффективных способах поведения, формулировках для диалогов и внутренних установках (вы поймете, что как работает).

«Сказка – ложь, да в ней намек, добрым молодцам урок»

«Не бойся сказки, бойся лжи, а сказка, сказка не обманет. Тихонько сказку расскажи – на свете правды больше станет». Сказка способна лечить детей и взрослых, помогает им находить решения в сложных жизненных ситуациях. Как ей это удается? Какой язык и какие приемы она использует? Какие виды сказок чему учат? Как подобрать сказку под конкретные потребности и возраст слушателя?

Подпись глазами графолога

Большинство документов сейчас распечатывается на принтере, но рукописная подпись на них все же присутствует. Что она может рассказать вам о ее обладателе? Мы на примерах объясняем, как провести ее графологическую экспертизу (в каком порядке действовать, какие элементы подписи о каких чертах личности могут свидетельствовать, как относиться к полученным выводам).

Как мотивировать себя на работу

Предлагаем вам посмотреть на свою ситуацию, быть может, вы заметите у себя описываемые нами проблемы, из-за которых люди теряют интерес к работе. Поставить правильный диагноз – это уже половина успеха на пути к выздоровлению. Даем также 4 техники возвращения мотивации (и заметим, что все они приятные в выполнении :)