Чек-лист для организации рабочих встреч, совещаний и корпоративных мероприятий

Мы побеседовали с Марией Бобровой, ассистентом технического отдела BP Россия, которая поделилась собственным опытом организации мероприятий: в каком порядке действовать и на что обращать внимание (в частности, как подобрать оптимальную площадку, как взаимодействовать с приглашенными лицами, как продумать вопросы безопасности, на чем и как можно сэкономить, а на чем не стоит и др.).

Мария, у вас богатый опыт организации мероприятий в качестве ассистента технического отдела. Поделитесь секретами планирования рабочих встреч, совещаний, корпоративных мероприятий.

– Действительно, по работе мне часто приходится организовывать совещания, конференции, иные мероприятия, в т.ч. праздничные. И для того, чтобы ничего не забыть и все успеть, использую чек-лист.

Выбрать способ его составления вы можете сами, в зависимости от целей и задач, а также масштаба мероприятия. Это может быть таблица в электронном виде или лист А4 (Пример 1). Если к документу необходим доступ разных людей, то, конечно, его лучше сделать электронным, разместив во внутренней сети. Если же мероприятие небольшое, то чек-лист скорее будет напоминать маленькую «шпаргалку».

Пример 1. Чек-лист мероприятия

– С чего вы начинаете?

– Организацию любого мероприятия начинаю с логистики и безопасности, поэтому первоначально чек-лист будет посвящен именно этим вопросам. Что рекомендую включать в него?

Во-первых, дату проведения мероприятия. При ее выборе важно учесть многие факторы, чтобы дата устраивала большинство участников, не попадала на отпускную пору или на местные праздники и большие события (например, в России это Новый год, 23 Февраля, 8 Марта, 9 Мая или какие-то крупные мероприятия, как прошедшие Олимпиада-2014 в Сочи или Чемпионат мира по футболу – 2018).

Во-вторых, план мероприятия. Его, естественно, тоже надо подготовить в самом начале, когда вы только планируете. Обсудить и согласовать с начальством, учтя его пожелания.

– С кем еще стоит согласовывать планы?

– Если это многосторонняя встреча топ-менеджеров, то надо постараться учесть интересы представителей и других компаний, принимающих участие. Для этого лучше связаться с их ассистентами и по данному «каналу» уточнить как минимум приемлемость предлагаемого вами времени и места встречи, а также можете спросить, есть ли особые пожелания по питанию, отправить карту проезда, контактные номера телефонов, идеально, если все будет в одном небольшом документе.

Еще план стоит согласовать со всеми департаментами и службами, которые будут задействованы в мероприятии (как правило, служба безопасности, транспортный отдел и др.).

– Получется, что перед согласованием надо определиться с местом проведения мероприятия? А что еще надо продумать?

Место проведения встречи, конференции, совещания или корпоративного мероприятия очень важно. Надо понять, какова транспортная его доступность, насколько будет удобна площадка для участников, как удалена от центра, офиса и пр.

Помимо приоритетного места для проведения мероприятия, рекомендую держать в уме еще несколько площадок. Это...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировозрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.

Как и чем угощать деловых гостей в офисе

Объясняем, когда принято угощать посетителей в офисе. Чем лучше поить и потчевать. В каких ситуациях в каком порядке «обслуживать» людей. Как не забыть их предпочтения. Как предлагать, вносить и расставлять угощения, как потом это убирать, чтобы все было элегантно и по высшему разряду.

Приключения француза в России

Опыт адаптации француза к жизни и работе в русской провинции – это реальная история. Узнаете, с какими стереотипами они приезжают к нам и как с ними постепенно расстаются, в чем им нужна помощь русского ассистента.

Женский диалог о женской карьере

Интервью с Ириной Токаревой, психотерапевтом, клиническим психологом, доцентом Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС), которая имеет обширную консультационную практику. Предлагаем вместе разобраться, какие психологические барьеры чаще всего мешают женщинам выстраивать свою карьеру... и получить грамотные советы. В чем заключается гормональная защита женщины. Что делать, если на работу уходит слишком много времени и женщина начинает чувствовать вину перед ребенком и мужем за недостаток внимания к ним. Как сильной женщине не сломать собственного сына. Как вести себя с кричащим начальником. Как строить карьеру, не споря со своей женской природой.

Как распознать и обезвредить манипулятора?

Хотите распознать «кукловодов» в своей жизни и стать свободным от их «нитей-щупалец»? Тогда эта статья для вас! Разобраться вам поможет описание приемов манипуляторов, снабженное «иллюстрациями» в виде конкретных ситуаций. А дальше вы получите в свое распоряжение целый арсенал: когда не будете уверены в факте манипуляции или не захотите накалять ситуацию, сможете воспользоваться пассивными методами защиты... но если терять уже нечего, то сможете перейти и к активным действиям. Имея такой щит и меч, отучите манипуляторов от мысли, что вы – легкая добыча! Ценность статьи – в предложенных простых и эффективных способах поведения, формулировках для диалогов и внутренних установках (вы поймете, что как работает).

«Сказка – ложь, да в ней намек, добрым молодцам урок»

«Не бойся сказки, бойся лжи, а сказка, сказка не обманет. Тихонько сказку расскажи – на свете правды больше станет». Сказка способна лечить детей и взрослых, помогает им находить решения в сложных жизненных ситуациях. Как ей это удается? Какой язык и какие приемы она использует? Какие виды сказок чему учат? Как подобрать сказку под конкретные потребности и возраст слушателя?

Как и чем угощать деловых гостей в офисе

Объясняем, когда принято угощать посетителей в офисе. Чем лучше поить и потчевать. В каких ситуациях в каком порядке «обслуживать» людей. Как не забыть их предпочтения. Как предлагать, вносить и расставлять угощения, как потом это убирать, чтобы все было элегантно и по высшему разряду.

Подпись глазами графолога

Большинство документов сейчас распечатывается на принтере, но рукописная подпись на них все же присутствует. Что она может рассказать вам о ее обладателе? Мы на примерах объясняем, как провести ее графологическую экспертизу (в каком порядке действовать, какие элементы подписи о каких чертах личности могут свидетельствовать, как относиться к полученным выводам).