Мы побеседовали с Марией Бобровой, ассистентом технического отдела BP Россия, которая поделилась собственным опытом организации мероприятий: в каком порядке действовать и на что обращать внимание (в частности, как подобрать оптимальную площадку, как взаимодействовать с приглашенными лицами, как продумать вопросы безопасности, на чем и как можно сэкономить, а на чем не стоит и др.).
– Мария, у вас богатый опыт организации мероприятий в качестве ассистента технического отдела. Поделитесь секретами планирования рабочих встреч, совещаний, корпоративных мероприятий.
– Действительно, по работе мне часто приходится организовывать совещания, конференции, иные мероприятия, в т.ч. праздничные. И для того, чтобы ничего не забыть и все успеть, использую чек-лист.
Выбрать способ его составления вы можете сами, в зависимости от целей и задач, а также масштаба мероприятия. Это может быть таблица в электронном виде или лист А4 (Пример 1). Если к документу необходим доступ разных людей, то, конечно, его лучше сделать электронным, разместив во внутренней сети. Если же мероприятие небольшое, то чек-лист скорее будет напоминать маленькую «шпаргалку».
Пример 1. Чек-лист мероприятия
– С чего вы начинаете?
– Организацию любого мероприятия начинаю с логистики и безопасности, поэтому первоначально чек-лист будет посвящен именно этим вопросам. Что рекомендую включать в него?
Во-первых, дату проведения мероприятия. При ее выборе важно учесть многие факторы, чтобы дата устраивала большинство участников, не попадала на отпускную пору или на местные праздники и большие события (например, в России это Новый год, 23 Февраля, 8 Марта, 9 Мая или какие-то крупные мероприятия, как прошедшие Олимпиада-2014 в Сочи или Чемпионат мира по футболу – 2018).
Во-вторых, план мероприятия. Его, естественно, тоже надо подготовить в самом начале, когда вы только планируете. Обсудить и согласовать с начальством, учтя его пожелания.
– С кем еще стоит согласовывать планы?
– Если это многосторонняя встреча топ-менеджеров, то надо постараться учесть интересы представителей и других компаний, принимающих участие. Для этого лучше связаться с их ассистентами и по данному «каналу» уточнить как минимум приемлемость предлагаемого вами времени и места встречи, а также можете спросить, есть ли особые пожелания по питанию, отправить карту проезда, контактные номера телефонов, идеально, если все будет в одном небольшом документе.
Еще план стоит согласовать со всеми департаментами и службами, которые будут задействованы в мероприятии (как правило, служба безопасности, транспортный отдел и др.).
– Получется, что перед согласованием надо определиться с местом проведения мероприятия? А что еще надо продумать?
– Место проведения встречи, конференции, совещания или корпоративного мероприятия очень важно. Надо понять, какова транспортная его доступность, насколько будет удобна площадка для участников, как удалена от центра, офиса и пр.
Помимо приоритетного места для проведения мероприятия, рекомендую держать в уме еще несколько площадок. Это...
