Top.Mail.Ru

Регламентация использования электронной почты в госструктурах

Органам государственной власти не удастся отсидеться в «бумажных» окопах. Во-первых, электронная почта уже стала привычным инструментом передачи информации наравне с телефоном и факсом. Во-вторых, по решению руководства страны уже начата реализация программы «Электронное правительство». Какие требования законодательства и стандартов необходимо будет учесть при регламентации работы с электронной почтой в своих внутренних нормативных документах, в т.ч. в инструкции по делопроизводству? Как ваши коллеги уже справляются с этой задачей и что у них можно позаимствовать? Мы рассмотрели вопросы информационной безопасности, ­регистрации, обработки, организации хранения электронной почты и др.

Электронная почта является наиболее популярным в развитых странах мира способом обмена информацией и документами. В России электронная почта уже стала столь же привычным инструментом деловой деятельности, как телефон и факс, и все более активно используется в практике работы государственных органов. Организациям не стоит закрывать глаза на происходящие перемены, тем более что переписку по электронной почте наши отечественные суды уже начали принимать в качестве доказательств.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству для своей организации, важно учесть предписания действующих законов и подзаконных актов. А государственные структуры в этом смысле имеют гораздо меньшую свободу действий, чем коммерческие организации, – их деятельность регламентируется более жестко. В идеале законодательство должно быть максимально «технологически нейтральным», позволяя организациям самостоятельно выбирать наиболее приемлемые для них технологии работы.

Итак, какие же требования к государственным органам по работе с документами, полученными или отправляемыми по электронной почте, в настоящее время существуют в нашей стране?

Принципы работы едины

Главное, что надо иметь в виду: электронная почта – не вид документов, а способ их доставки. Документы, поступившие по электронной почте, должны обрабатываться по тем же принципам, что и документы, поступающие по другим каналам. Поэтому иногда достаточно в инструкции написать о том, как поступившие по электронной почте документы включаются в общий поток обработки. Здесь как раз можно ссылаться на ГОСТ Р ИСО 15489, который в равной степени относится к документам на носителях всех видов, независимо от способа их доставки.

Роль электронной почты как средства доставки отражена как в международных стандартах, так и в нормативных документах ряда российских министерств и ведомств.

Фрагмент документа

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью»

8.7.4.1. …Электронная почта используется для обмена служебной информацией, заменяя традиционные формы связи, такие как телекс и почта. Электронная почта отличается от традиционных форм бизнес-коммуникаций скоростью, структурой сообщений, определенной упрощенностью, а также уязвимостью к неавторизованным действиям.

Фрагмент документа

Инструкция по делопроизводству в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации (утверждена приказом Минпромэнерго России от 08.12.2006 г. № 3751)

2.7.6.3. …Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между структурными подразделениями как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Требования законодательства и стандартов

Электронная почта упоминается в нескольких десятках законов и почти в сотне постановлений и распоряжений Правительства РФ. Большей частью, это требования об указании адресов электронной почты при взаимодейст вии государственных органов как друг с другом, так и с организациями и физическими лицами. Фактически российское законодательство признает электронную почту одним из общераспространенных каналов связи наряду с обычной почтой, факсом, телефоном и т.д.

Так, в Гражданском и Арбитражном процессуальных кодексах РФ закреплено, что в различных видах обращений в судебные инстанции могут быть указаны адреса электронной почты. Кроме того, адрес электронной почты организации вносится в ряд реестров, которые ведутся органами государственной власти2.

Следует иметь в виду, что закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» от 09.02.2009 г. №8-ФЗ, а также ряд других законов предусматривают возможность подачи обращений и заявлений в государственные органы в виде электронных документов, в том числе по электронной почте, а также направление в электронном виде различного рода извещений от государственных органов3. Ст. 10 закона «Об обеспечении доступа к информации...» прямо предусматривает необходимость наличия у государственных и муниципальных органов официального почтового электронного адреса.

Законодательство не устанавливает каких-либо специальных технологических требований к данному виду доставки информации, что в принципе способствует все более широкому применению электронной почты и росту ее доли в деловой переписке государственных и коммерческих организаций. Соответственно, ведомственные внутренние нормативные акты, в том числе и инструкция по делопроизводству, должны учитывать существование этого канала поступления и отправки документов.

Использование электронной почты, естественно, связано с определенными...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Гиперссылка как инструмент навигации по нормативным документам организации

Показываем, как создать оглавление в начале локального нормативного акта в виде системы гиперссылок, чтобы пользователи потом, нажимая на нужный раздел, могли сразу «перелетать» на него. Вы сможете установить отдельные гиперссылки внутри вордовского файла на любые его фрагменты, а также настраивать их на внешние ресурсы: файлы, веб-сайты, электронную почту. В каком формате лучше размещать итоговый нормативный документ для использования работниками организации.

Роль стандарта на метаданные в эффективном управлении документами

1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.

Способы обеспечения защиты документов в СЭД

Какой функционал системы электронного документооборота не только повышает удобство ее использования, но и работает на информационную безопасность организации: как организовать распределение прав доступа, что дает протоколирование действий пользователей, что помешает удалить нужный документ, когда поможет штрихкодирование и шифрование документов, зачем сохранять все версии проекта документа, какими электронными подписями снабдить пользователей.

Структура метаданных по ГОСТ Р 7.0.109–2024: применение методики

Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.