Термин «workflow» слышали многие. Но не все понимают, чем обычная СЭД отличается от способной автоматизировать бизнес-процессы (т.е. имеющей функции workflow). Мы объяснили все в теории и на примерах: продемонстрировали, как один и тот же процесс подготовки и регистрации исходящего документа выглядит «в ручном исполнении», с использованием СЭД, имеющей функции workflow и не имеющей их. Еще показали, как управление бизнес-процессами может быть реализовано в конкретной СЭД на примере DocsVision.
Workflow и система управления бизнес-процессами
Любое предприятие можно рассматривать как систему бизнес-процессов – упорядоченную совокупность работ и заданий, выполняемых сотрудниками предприятия и направленных на достижение конкретной бизнес-цели за известное время. Поэтому от того, насколько правильно выстроены и формализованы бизнес-процессы (описаны зоны ответственности, функции сотрудников, схемы работ и сроки исполнения заданий), и от того, как сотрудники исполняют свои обязанности, зависит стабильность работы предприятия. И если первое условие, как правило, успешно выполняется, то второе сильно зависит от человеческого фактора. Исправить положение в данном случае можно добавлением внешней «движущей силы» – внедрением системы управления бизнес-процессами (иными словами – автоматизацией бизнес-процессов предприятия).
Системы управления бизнес-процессами называются workflow-системами. Они представляют собой совокупность средств для описания, создания и управления бизнес-процессами при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками работ (сотрудниками предприятия) и, при необходимости, вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средства. В случае автоматизации бизнес-процессов именно workflow-система будет направлять сотрудникам задания в соответствии с описаниями процессов, контролировать сроки исполнения, рассылать напоминания, предоставлять инструменты и данные, необходимые для исполнения заданий, выполнения работ. Выгоды, получаемые от внедрения workflow-системы, очевидны:
- Повышение управляемости предприятия и уровня исполнительской дисциплины за счет предоставления средств контроля над исполнением поручений сотрудниками.
- Существенное повышение эффективности производственной (основной) деятельности предприятия за счет автоматизации работы с информацией – предоставления механизмов для работы и средств оперативного доступа к информации.
- Обеспечение конфиденциальности при работе с информацией, предоставление сотрудникам оперативного доступа к перечню личных заданий и функциям управления.
- Сокращение издержек при передаче заданий от одного структурного подразделения к другому.
- Понимание сотрудниками собственной роли, значения своего подразделения и должности в общем производственном процессе и в системе целей предприятия.
Бизнес-процессы охватывают взаимодействие не только сотрудников, но и различных информационных систем предприятия. И практически любой бизнес-процесс включает в себя обработку документов, а любой документ участвует в каком-то бизнес-процессе. Таким образом, необходимо, чтобы workflow-система предоставляла интерфейс для интеграции с существующими информационными системами предприятия и желательно и даже естественно, чтобы входила в состав корпоративной системы электронного документооборота (СЭД).
СЭД, включающие в себя workflow-систему, позволяют не только эффективно организовать работу с электронными документами, но и обеспечивают выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Такие СЭД предоставляют возможности не только для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, они используются для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в СЭД, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Если workflow-система включена в состав СЭД, то интерфейс для взаимодействия с другими информационными системами предприятия предоставляет СЭД, обеспечивая таким образом информационное единство и интеграцию корпоративных систем при выполнении сквозных бизнес-процессов...
