С каждым днем в документообороте любой организации, независимо от рода деятельности и формы собственности, увеличивается доля электронных документов1. Электронные документы поступают в организацию извне и создаются в ней.
Несмотря на явные преимущества электронных документов, работа с ними влечет проблемы, которые либо совсем отсутствуют при работе с документами, подготовленными на бумаге, либо становятся в данном случае более заметными и острыми. В первую очередь это вопрос защиты электронного документа от не санкционированных его автором исправлений. Данная проблема является актуальной и для документов на бумажном носителе, но для них пути ее решения давно известны и привычны. С электронными документами дело обстоит, на первый взгляд, значительно сложнее. Однако существуют простые и доступные методы, которые позволяют определить, вносились ли в электронный документ исправления и какие именно правки были сделаны. Существуют также и способы обезопасить от посторонних «вмешательств» электронные документы. Об этих способах и пойдет речь в данной статье.
Microsoft Word в настоящее время является одной из наиболее популярных программ, используемых для подготовки электронных документов. Помимо прочих возможностей она предоставляет пользователям следующие удобные инструменты для защиты создаваемых ими документов от внесения несанкционированных исправлений:
Выбор того или иного инструмента для защиты документа зависит от того, какие цели преследует его автор: сделать документ доступным только для просмотра, разрешить его изменение только определенному кругу лиц или позволить любому пользователю вносить изменения, но заранее ограничить вид этих изменений.
Рассмотрим порядок использования инструментов, предлагаемых Microsoft Word для защиты документов от внесения несанкционированных изменений, на примере двух версий этой программы, которые сейчас более всего распространены, – MS Word 2003 и MS Word 2007.
Word`овские документы можно сохранять в различных форматах. Сохранение документов в некоторых форматах приводит к тому, что их текст становится сложно изменить. Данный способ отлично подходит для тех случаев, когда необходимо ознакомить адресата с документом и одновременно не допустить внесение им в документ каких-либо правок.
В Microsoft Word 2003 для этих целей можно экспортировать документ в формат XPS, а в Microsoft Word 2007– в формат XPS2 или PDF3.
Файлы обоих форматов можно отправлять по электронной почте, выкладывать на web-страницы и т.д. А вот просматривать и редактировать данные файлы при помощи Microsoft Word станет невозможно. Для просмотра файлов будут использоваться уже другие программы, которые тоже установлены сейчас на большинстве компьютеров.
Для сохранения документа в формате PDF или XPS при использовании Microsoft Word 2007 необходимо сделать следующее:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.
Автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми можно при помощи режима рецензирования в Word. Как его включить и установить пароль на отмену. Как управлять визуализацией выделения всех правок текста (удаление, добавление, изменение форматирования, кто когда и что из этого внес). Как можно вставлять комментарии к ним. Как в любой момент можно распечатать текст с визуализацией этих правок либо без нее в его первоначальном или итоговом варианте. Как отменять и применять предложенные правки. Если вы получили файл с изменениями, которые не выделены, то Word их может сам найти и отметить (особенно удобно при согласовании документов с другими организациями, например, договоров). А при параллельном согласовании правки из всех вариантов файла можно слить в один файл – в него все войдет и все будет выделено.
Показываем пошагово, как в Word можно установить нумерацию страниц по правилам ГОСТ Р 7.0.97: посередине верхнего поля документа, начиная только со 2-й страницы; в едином файле для части страниц начинать нумерацию заново (например, для приложений к договору или приказу) либо менять ориентацию страниц (например, для таблиц и схем). В верхнем колонтитуле удобно размещать логотип, гриф ограничения доступа к документу, вид документа и номер его редакции. А в нижнем колонтитуле – отметку об исполнителе, парафирование страниц, гиперссылки.
Для перевозки какой продукции с 1 сентября 2025 года будет необходима электронная транспортная накладная (ЭТрН), прежде законодатель устанавливал дату «старта» на 1 марта 2025 года! Какие послабления действуют до 1 марта 2027 года. Где и сколько хранить ЭТрН. Требования каких нормативных актов следует учитывать. Один из первопроходцев внедрения ЭТрН в ритейле делится своим опытом. Какие решения есть на рынке, по каким критериям из них лучше выбирать. Как организовать работу, чтобы внедрить ЭТрН в информационные системы организаций холдинга (поставщиков, торговых точек, др.), а также сторонних перевозчиков. Какие «узкие» места пока есть и как их можно «расшивать».
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
