Всем известно, что работать с шаблонами документов или форм намного удобнее, чем постоянно разрабатывать новый, особенно если это касается документов, типовых для деятельности конкретного предприятия или подразделения. Поэтому многие предпочитают один раз подготовить шаблон часто используемого документа и больше не тратить на это времени. Тогда при оформлении конкретного документа вам останется только заполнить его индивидуальные (изменяемые) данные. Создавая шаблон в MS Word, можно включить в документ общий текст, а также элементы управления содержимым, которые впоследствии будут отображаться пользователям в виде полей для ввода данных.
Мы хотели бы подробнее рассмотреть данный функционал на примере работы с Microsoft Office Word 2010. Стоит отметить, что Microsoft Office Word 2010 предлагает много готовых шаблонов документов и форм, также большое разнообразие шаблонов доступно и на веб-узле Microsoft Office Online. Но не всегда предлагаемые формы подходят для работы, поэтому в данной статье мы покажем, как разработать собственный шаблон документа.
Чтобы активировать панель инструментов с необходимым набором элементов управления, наведите курсор «мыши» на наименование любой закладки или на свободную область правее всех наименований закладок и щелкните правой кнопкой «мыши», выберите из открывшегося меню команду Настройка ленты (Рисунок 1). Перед вами откроется окно настройки панели закладок (Рисунок 2). Выберите слева в списке команд Настройка ленты, далее в окне справа в списке закладок поставьте «галочку» напротив Разработчик. После этого нажмите кнопку Ок.
Обратите внимание: теперь в ленте закладок у вас появилась новая закладка Разработчик. Откройте ее.
Рисунок 1. Переход в область настройки закладок
Рисунок 2. Включение закладки «Разработчик»
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.
Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.
Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
