Всем известно, что работать с шаблонами документов или форм намного удобнее, чем постоянно разрабатывать новый, особенно если это касается документов, типовых для деятельности конкретного предприятия или подразделения. Поэтому многие предпочитают один раз подготовить шаблон часто используемого документа и больше не тратить на это времени. Тогда при оформлении конкретного документа вам останется только заполнить его индивидуальные (изменяемые) данные. Создавая шаблон в MS Word, можно включить в документ общий текст, а также элементы управления содержимым, которые впоследствии будут отображаться пользователям в виде полей для ввода данных.
Мы хотели бы подробнее рассмотреть данный функционал на примере работы с Microsoft Office Word 2010. Стоит отметить, что Microsoft Office Word 2010 предлагает много готовых шаблонов документов и форм, также большое разнообразие шаблонов доступно и на веб-узле Microsoft Office Online. Но не всегда предлагаемые формы подходят для работы, поэтому в данной статье мы покажем, как разработать собственный шаблон документа.
Чтобы активировать панель инструментов с необходимым набором элементов управления, наведите курсор «мыши» на наименование любой закладки или на свободную область правее всех наименований закладок и щелкните правой кнопкой «мыши», выберите из открывшегося меню команду Настройка ленты (Рисунок 1). Перед вами откроется окно настройки панели закладок (Рисунок 2). Выберите слева в списке команд Настройка ленты, далее в окне справа в списке закладок поставьте «галочку» напротив Разработчик. После этого нажмите кнопку Ок.
Обратите внимание: теперь в ленте закладок у вас появилась новая закладка Разработчик. Откройте ее.
Рисунок 1. Переход в область настройки закладок
Рисунок 2. Включение закладки «Разработчик»
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.
Автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми можно при помощи режима рецензирования в Word. Как его включить и установить пароль на отмену. Как управлять визуализацией выделения всех правок текста (удаление, добавление, изменение форматирования, кто когда и что из этого внес). Как можно вставлять комментарии к ним. Как в любой момент можно распечатать текст с визуализацией этих правок либо без нее в его первоначальном или итоговом варианте. Как отменять и применять предложенные правки. Если вы получили файл с изменениями, которые не выделены, то Word их может сам найти и отметить (особенно удобно при согласовании документов с другими организациями, например, договоров). А при параллельном согласовании правки из всех вариантов файла можно слить в один файл – в него все войдет и все будет выделено.
Показываем пошагово, как в Word можно установить нумерацию страниц по правилам ГОСТ Р 7.0.97: посередине верхнего поля документа, начиная только со 2-й страницы; в едином файле для части страниц начинать нумерацию заново (например, для приложений к договору или приказу) либо менять ориентацию страниц (например, для таблиц и схем). В верхнем колонтитуле удобно размещать логотип, гриф ограничения доступа к документу, вид документа и номер его редакции. А в нижнем колонтитуле – отметку об исполнителе, парафирование страниц, гиперссылки.
Для перевозки какой продукции с 1 сентября 2025 года будет необходима электронная транспортная накладная (ЭТрН), прежде законодатель устанавливал дату «старта» на 1 марта 2025 года! Какие послабления действуют до 1 марта 2027 года. Где и сколько хранить ЭТрН. Требования каких нормативных актов следует учитывать. Один из первопроходцев внедрения ЭТрН в ритейле делится своим опытом. Какие решения есть на рынке, по каким критериям из них лучше выбирать. Как организовать работу, чтобы внедрить ЭТрН в информационные системы организаций холдинга (поставщиков, торговых точек, др.), а также сторонних перевозчиков. Какие «узкие» места пока есть и как их можно «расшивать».
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
