Систематизация протоколов с помощью электронной таблицы

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы в организациях составляются регулярно, а частота их издания зависит от структуры и направлений деятельности. Понятно, что чем больше коллегиальных, совещательных органов, деятельность которых постоянно документируется, тем больше оформляется протоколов, в связи с этим все острее встает вопрос их систематизации.

Предположим, что в организации не внедрена система электронного документооборота. Тогда автоматизировать процесс регистрации / учета / поиска протоколов можно «доступными» способами, например, путем ведения журнала протоколов в электронной таблице¹ в MS Word, а лучше – в MS Excel.

Протоколы представляют собой достаточно сложные по составу документы, в содержании которых отображается не только ход обсуждаемых вопросов, но и принятые решения, результаты голосования, количество присутствующих и т.п. Поэтому, создавая базу протоколов, нужно четко понять, для чего вы это делаете. От ответа на данный вопрос зависит, какие сведения о протоколах следует заносить в таблицу – по этим критериям потом и будет осуществляться поиск информации.

В своей организации в регистрационной форме мы фиксируем следующие сведения о протоколах:

• дата, время и место проведения совещания;
• номер по порядку;
• вопросы, выносимые на повестку дня;
• присутствующие члены коллегиального органа (информация актуальна при принятии решений путем голосования);
• стадия подготовки документа: проект, на согласовании, на подписи, подшит в дело;
• гриф ограничения доступа к документу: для служебного пользования, банковская тайна, коммерческая тайна, секретно;
• примечание (в данной графе может быть указана разного рода информация: от количества подготовленных экземпляров протокола до контроля исполнения решений, принятых на совещании, о выдаче копий или выписок из этого протокола и др.).

Получаем следующую электронную таблицу:

Как видите, в таблице отсутствует важный реквизит – автор документа. Мы вынесли его «в другое место»: если при создании базы протоколов используется файл MS Excel, то для разделения протоколов разных органов их удобнее регистрировать на разных листах этого файла (см. Рисунок 3). Это удобно в т.ч. и для ведения собственной линии нумерации протоколов для каждого коллегиального органа.

Еще можно воспользоваться такой замечательной возможностью, как установление гиперссылки из журнала регистрации на файл протокола. Тогда текст, при нажатии на который в журнале регистрации автоматически будет открываться файл с протоколом, будет подчеркнутым, и при наведении на него курсива будет появляться подсказка о том:

• как его нужно «нажимать» (в разных версиях Word`а и Excel`я действовать нужно по-разному, например, где-то просто щелкнуть «мышкой» по гиперссылке, а где-то одновременно нужно удерживать клавишу Ctrl);
• кроме того, высветится адрес файла, на который указывает данная гиперссылка.

Чтобы в MS Excel установить гиперссылку, выделите ячейку в строке конкретного протокола таблицы, далее на закладке Вставка верхнего меню нажмите команду Гиперссылка (см. Рисунок 1, в MS Word эта команда находится там же). В появившемся окне (Рисунок 2) укажите путь до требуемого файла с соответствующим протоколом, а в ячейке Текст появится тот фрагмент текста электронной таблицы, к которому привязывается гиперссылка и который потом будет выделяться в журнале цветом и подчеркиванием (см. Рисунок 3).

Итак, по гиперссылке можно быстро вывести на экран подготовленный ранее протокол, оперативно найти нужную информацию или просмотреть документ полностью. На Рисунке 3 показано, как выглядит гиперссылка в журнале регистрации и какой комментарий появляется при наведении на нее курсора «мышки».

Если гиперссылка по каким-то причинам неудобна или невозможна, то в журнале регистрации можно предусмотреть графу «Принятые решения по вопросам повестки дня», куда и копировать из протоколов таковые. К отображению этой информации можно подходить дифференцированно, например:

• по протоколам, для которых установлено ограничение доступа, фиксировать минимальную информацию в журнале,
• для каких-то протоколов можно отображать принятые решения в соответствующей графе журнала регистрации,
• а на остальные – делать гиперссылки на файлы протоколов, в которых можно увидеть документ целиком.

Еще раз повторимся: состав граф регистрационной формы может быть любым – все зависит от ваших потребностей.

Протоколы имеют разный срок хранения: и 5 лет, и свыше 10, и постоянно. Поэтому данные регистрационных журналов потом пригодятся вам и для формирования внутренних описей дел и др. форм, необходимых для передачи обработанных дел с протоколами в архив.