Преимущество шаблона в том, что рядовой исполнитель не сможет случайно или намеренно его изменить. Конечно, можно сохранить бланк организации в формате обычного документа и договориться с коллегами не вносить в него изменений, но, поверьте, просуществует такой документ недолго. Шаблоны как раз и придуманы для того, чтобы дать возможность пользователям на их основе создавать документы бесчисленное количество раз, при этом оставляя сам шаблон неизменным.
Если вы просто запускаете программу MS Word, то она автоматически открывается с уже созданным, но еще не сохраненным документом. Не стоит начинать работы по созданию фирменного бланка сразу. Прежде сохраните пока пустой файл, тогда у вас будет больше шансов восстановить результаты своей работы в случае сбоя (а с Word`ом такое случается).
Для этого выберите пункт верхнего меню, изображенный на Рисунке 1, а в открывшемся окне набейте с клавиатуры наименование нового шаблона в поле «Имя файла» и укажите место его сохранения.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предлагает следующие минимальные размеры полей: для левого, верхнего и нижнего – 20 мм, для правого – 10 мм.
Мы рекомендуем сделать левое поле немного шире и установить значение хотя бы в 25 мм. Это поле служит для сшивания документов и в будущем может быть помещено в переплет, поэтому несколько миллиметров про запас не будут лишними.
На Рисунке 2 (отмечено восклицательными знаками) показано, как Word затемняет зоны полей на экранных линейках вокруг листа документа.
Рисунок 1. Сохранение файла в качестве шаблона документов
Рисунок 2. Вставленный логотип
С самого начала следует определить, будет ли бланк угловым или продольным. Далее начинаем размещать реквизиты. В первую очередь располагаем на бланке графический объект – логотип или эмблему компании.
Вставка изображения, которое уже имеется на компьютере в виде отдельного файла, происходит очень просто. Для этого перейдите во вкладку «Вставка» в верхнем меню и нажмите на «Рисунок» (см. Рисунок 3), после чего в открывшемся окне выберите нужный файл и нажмите на «Вставить». Изображение окажется в документе.
Скорее всего, размер изображения придется скорректировать. Для этого нужно «кликнуть» по картинке. О том, что картинка выделена, подскажет прямоугольная рамка вокруг нее (см. Рисунок 2). При наведении «мыши» на углы рамки курсор превращается в диагональную стрелку. Управляя этой стрелкой с помощью левой кнопки «мыши», можно «растягивать» размер изображения. За зеленый кружок «на палочке» вверху рамки при помощи «мышки» можно поворачивать изображение.
Добившись нужного размера логотипа, располагаем его по центру или слева (в зависимости от того, какой у нас будет бланк – продольный или угловой). Если сразу вы не попадете в центр, то позже, после внесения текста, сможете уточнить положение логотипа, пододвинув его.
Если у молодой компании до сих пор нет своей эмблемы, а украсить бланк картинкой очень хочется, можно воспользоваться коллекциями MS Office. Для этого нужно перейти во...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.
Автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми можно при помощи режима рецензирования в Word. Как его включить и установить пароль на отмену. Как управлять визуализацией выделения всех правок текста (удаление, добавление, изменение форматирования, кто когда и что из этого внес). Как можно вставлять комментарии к ним. Как в любой момент можно распечатать текст с визуализацией этих правок либо без нее в его первоначальном или итоговом варианте. Как отменять и применять предложенные правки. Если вы получили файл с изменениями, которые не выделены, то Word их может сам найти и отметить (особенно удобно при согласовании документов с другими организациями, например, договоров). А при параллельном согласовании правки из всех вариантов файла можно слить в один файл – в него все войдет и все будет выделено.
Показываем пошагово, как в Word можно установить нумерацию страниц по правилам ГОСТ Р 7.0.97: посередине верхнего поля документа, начиная только со 2-й страницы; в едином файле для части страниц начинать нумерацию заново (например, для приложений к договору или приказу) либо менять ориентацию страниц (например, для таблиц и схем). В верхнем колонтитуле удобно размещать логотип, гриф ограничения доступа к документу, вид документа и номер его редакции. А в нижнем колонтитуле – отметку об исполнителе, парафирование страниц, гиперссылки.
Для перевозки какой продукции с 1 сентября 2025 года будет необходима электронная транспортная накладная (ЭТрН), прежде законодатель устанавливал дату «старта» на 1 марта 2025 года! Какие послабления действуют до 1 марта 2027 года. Где и сколько хранить ЭТрН. Требования каких нормативных актов следует учитывать. Один из первопроходцев внедрения ЭТрН в ритейле делится своим опытом. Какие решения есть на рынке, по каким критериям из них лучше выбирать. Как организовать работу, чтобы внедрить ЭТрН в информационные системы организаций холдинга (поставщиков, торговых точек, др.), а также сторонних перевозчиков. Какие «узкие» места пока есть и как их можно «расшивать».
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
