Что нужно понимать практикам, приступающим к задаче организации долговременного хранения электронных документов сейчас относительно физических носителей, аппаратного и программного обеспечения, электронной подписи? С чего начинать? На какие цифры и примеры опираться?
Ни для кого не секрет, что системы электронного документооборота (СЭД) уверенно заняли свое место в жизни современной организации. Где-то с большим, а где-то с меньшим успехом они воплощают в жизнь обещания своих разработчиков, рекламщиков, а иногда, если все сложится удачно и совместная команда «внедренцев» поработает на совесть, дело доходит и до реализации требований самого заказчика. СЭД ведущих производителей предоставляют богатый функционал по оперативному хранению проектов документов и их электронных копий, но назвать это полноценным электронным архивом нельзя по целому ряду причин, которые будут рассмотрены ниже.
Приступать к решению сугубо прикладных проблем стоит лишь после того, как в организации будет создан общий методологический подход к работе с архивом электронных документов. Сначала важно понять основы!
Вопрос пока не решен!
На текущий момент подавляющее число СЭД не работает с электронными документами. Почему так происходит? Ответ прост: на протяжении всего жизненного цикла документа, от создания проекта или карточки документа до отправки в электронный «архив», в системе мы имеем дело лишь с проектом и различного рода рабочими копиями документа. Определенные допущения позволяют нам считать, что такой набор копий может заменить оригинал документа в повседневных бизнес-процессах организации, но все эти допущения строятся на том, что где-то в недрах самых настоящих папок, коробов, шкафов и прочих хранилищ существует «настоящая» бумажная версия документа, со всеми необходимыми реквизитами. Конечно, прогресс не стоит на месте и утвержденный федеральными законами механизм «электронной цифровой»1, а позднее и «квалифицированной электронной»2 подписи дает нам возможность, выполнив требования закона и других подзаконных актов, считать наш электронный документ настолько же полноценным, каким до сих пор является проверенный столетиями бумажный экземпляр.
Кстати, о столетиях. История развития ЭВМ, как говорится, с запасом укладывается в один век. А временной промежуток, охватывающий работу с неструктурированным контентом, который с натяжкой можно называть электронными документами, со всеми допущениями составит от силы 30 с небольшим лет. И этот факт подводит нас к следующему: долговременное и постоянное хранение электронных документов по большей части остается теоретическим вопросом, который, тем не менее, требует практических решений уже здесь и сейчас. Как любая «уважающая себя» научная проблема, данный вопрос может быть рассмотрен в двух аспектах: фундаментальном и прикладном. И если первым аспектом занимаются ученые-архивисты совместно со специалистами в области фундаментальных IT, или Computer Science, которая свободна от «сиюминутных» ограничений, накладываемых спецификой программного и аппаратного обеспечения, а также требований НПА, то вопросы прикладного характера требуют от делопроизводителей, IT-служб и, конечно, владельцев основных бизнес-процессов конкретной организации, а иногда и немедленного решения.
С чего начинать практикам?
Если говорить о практике, то в первую очередь нам нужно понимать, что именно и в течение какого срока мы собираемся хранить, и только потом, очертив круг, стоит...
