Документоведческие требования к СЭД: ожидания и разочарования

В начале года на сайте Росархива (archives.ru) в представлении «Документы», в разделе «Методические пособия, рекомендации, перечни» с пометкой «new!» опубликован отчет о НИР от 29.05.2013 № 016-2, который выполнен научным учреждением, имеющим статус «флагмана» нашей отрасли, ВНИИДАДом. Тема исследования сформулирована чрезвычайно актуально, а ожидаемые результаты могли бы обеспечить условия для перехода на реальный и эффективный электронный документооборот не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и действительно дать методологию для дальнейшего развития и совершенствования практически всех систем электронного ­документооборота, имеющихся на рынке. Итак, рассмотрим отчет о НИР «Архивоведческие и документоведеческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборт в процессе внутренней деятельности федеральных ­органов ­исполнительной власти».

Выводы

Примерно в 2010 г. на страницах журнала Records Management, издаваемого ARMA International (Association of Records Managers and Administrators), подводились итоги дискуссии, возникшей в профессиональном сообществе в связи с глобальным внедрением информационных технологий в работу с документами. Тема дискуссии – «Что важнее – предмет или метод?» Вывод был сделан однозначный: приоритетной является разработка теоретических и методологических основ документа как социального явления, для управления документами в информационной среде первична технология документирования и делопроизводства в организационном аспекте. Программные продукты для обработки информации могут применяться самые разнообразные, но в управлении организацией и бизнесом первична все-таки не информация, а документ как средство доказательства. Управляющим документами необходимо твердо стоять на своей профессиональной платформе и не впадать в ­зависимость от владельцев тех или иных инструментов.

Действительно, российский опыт также доказывает, что любые новые технологии в работе с документами «стоят на плечах» старых и без теоретической и методической опоры обваливаются. Для реального перехода на электронный документооборот требуется:

  • развивать учение о документе и его функциях,
  • изучать влияние электронной формы и форматов представления носителя на изменение состава реквизитов,
  • проводить их классификацию,
  • решать вопросы визуального отображения реквизитов и метаданных электронного документа,
  • развивать понятие об идентификационных реквизитах, обеспечивающих аутентичность документа как документа,
  • а самое главное – делопроизводство необходимо рассматривать как технологию, которую возможно стандартизировать, нормировать, механизировать, автоматизировать...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Применение Excel в работе службы делопроизводства: создание и настройка внешнего вида таблиц

Большую тему работы с таблицами в Excel мы начинаем с базовых вещей. Показываем 2 алгоритма создания таблиц: 1) классический со множеством регулируемых характеристик в окне «Формат ячеек» и 2) быстрый по готовым шаблонам Excel. Показываем, как можно настроить отображение границ ячеек таблицы; используемые шрифты; залить ячейки фоном; какие способы отображения чисел, дат, денежных сумм можно установить; как регулировать направление текста в ячейках и др. Как можно автоматически переформатировать готовую таблицу так, чтобы ее строки и колонки поменялись местами. Как закрепить «шапку» (верхние строки и/или правую колонку), чтобы при прокрутке большой таблицы смещалось только ее содержимое, а «шапка» всегда была закреплена на экране.

Колонтитулы в документах для нумерации страниц, парафирования, логотипа и др.

Показываем пошагово, как в Word можно установить нумерацию страниц по правилам ГОСТ Р 7.0.97: посередине верхнего поля документа, начиная только со 2-й страницы; в едином файле для части страниц начинать нумерацию заново (например, для приложений к договору или приказу) либо менять ориентацию страниц (например, для таблиц и схем). В верхнем колонтитуле удобно размещать логотип, гриф ограничения доступа к документу, вид документа и номер его редакции. А в нижнем колонтитуле – отметку об исполнителе, парафирование страниц, гиперссылки.

Работа в электронных почтовых сервисах

Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.

Управление исправлениями в режиме рецензирования Word

Автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми можно при помощи режима рецензирования в Word. Как его включить и установить пароль на отмену. Как управлять визуализацией выделения всех правок текста (удаление, добавление, изменение форматирования, кто когда и что из этого внес). Как можно вставлять комментарии к ним. Как в любой момент можно распечатать текст с визуализацией этих правок либо без нее в его первоначальном или итоговом варианте. Как отменять и применять предложенные правки. Если вы получили файл с изменениями, которые не выделены, то Word их может сам найти и отметить (особенно удобно при согласовании документов с другими организациями, например, договоров). А при параллельном согласовании правки из всех вариантов файла можно слить в один файл – в него все войдет и все будет выделено.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.