Предположим, что вы уже осознали острую необходимость внедрения в организации системы электронного документооборота. Однако в этом еще требуется убедить ваше руководство, которое и должно выделить деньги на ее внедрение. Как это лучше сделать? А как документировать инициацию проекта в целом? Ответы на эти вопросы вы получите из уст специалиста по проектному менеджменту с учетом требований ГОСТов и с примерами оформления документов.
Азы проектного менеджмента
Начнем с общих азов проектного менеджмента. В российском стандарте ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» выделены следующие процессы управления проектом:
- процесс инициации;
- планирования;
- организации исполнения;
- контроля исполнения;
- завершения.
Процесс инициации плавно перетекает в процессы планирования проекта. Более того, как правило, компании объединяют их в один – инициация, т.к. все-таки достаточно сложно провести черту между ними и сказать четко, где заканчивается инициация и начинается планирование. Частенько эти процессы идут параллельно, чтобы не терять времени.
Итак, в вышеупомянутом ГОСТе даны определения таким терминам, как:
-
«проект» (комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений),
-
«архив проекта» (структурированный комплект документации проекта, представленный в бумажном и / или электронном виде),
но нет определения термину «документ проекта» , хотя управлению документами проекта посвящен целый раздел – 6.
Документирование проекта
С точки зрения российского законодательства, опираться в документировании проектов практически не на что (не считая отраслевых ГОСТов, но об этом далее в статье), поэтому будем разбираться в этом самостоятельно.
Прежде всего в проектной деятельности всю проектную документацию принято делить на:
-
«управленческую» – это те документы, с помощью которых происходит непосредственное управление проектом (протоколы совещаний, отчеты о ходе проекта и т.д.);
-
«продуктовую» – документация на продукт проекта. Именно состав и структура продуктовой документации регулируется отраслевыми ГОСТами. Что касается проектов по внедрению информационных систем, то это ГОСТы серии 34 (Комплекс стандартов на автоматизированные системы). Однако применение этих ГОСТов – дело добровольное (в соответствии со статьей 1 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).
Наглядная агитация руководства
Как показывает практика, руководство предпочитает «наглядную» подачу материала. В этом случае необходимость проекта лучше показать в небольшой, но содержательной презентации. Кроме того, руководство мыслит с точки зрения таких понятий, как «выгода», «экономия», «эффективность», потому в презентации рекомендуется сделать акцент на этом.
Если говорить о внедрении систем электронного документооборота (СЭД), то акцентировать внимание руководства необходимо, скорее, на исключении потерь бумажных версий документов, увеличении скорости согласования да и просто повышении уровня исполнительской дисциплины сотрудников, т.к. экономическую выгоду от внедрения системы просчитать достаточно сложно. Для подготовки такой презентации совместно с ИТ-специалистами требуется проанализировать рынок существующих информационных систем с точки зрения их функциональных возможностей, сроков внедрения, примерной стоимости внедрения, стоимости владения и т.д.
Таким образом, примерная структура презентации для руководства может выглядеть следующим образом:
Пример 1. Структура презентации для собственного руководства необходимости внедрения СЭД
Номер и наименование проекта: № ИТ-055 Корпоративная информационная система электронного документооборота
Руководитель проекта: Перепелкин П.П.
Организационный объем проекта: ООО «РАССВЕТ»
Бюджет проекта: 3 000 000 руб.
Срок внедрения информационной системы: 12 месяцев
Цели проекта:
- сокращение времени обработки входящих документов;
- сокращение времени подготовки и согласования исходящих документов;
- снижение трудозатрат участников процессов путем уменьшения операций, выполняемых «вручную»;
- исключение возможности потери документов в процессе согласования;
- увеличение скорости принятия решений;
- повышение уровня управляемости компании;
- повышение уровня исполнительской дисциплины работников, руководителей структурных подразделений;
- обеспечение внутреннего документооборота компании.
Краткий обзор конкурентного рынка решений:
Укрупненный прогнозный план проекта:
Бюджет проекта ИТ-решения 1 (руб. с НДС):
-
Капитальные затраты:
- Оборудование: 400 000 руб.
- Лицензии ПО: 200 000 руб.
- Работы: 2 400 000 руб.
-
Операционные затраты (в дальнейшем):
- Сопровождение и поддержка информационной системы (в год): 400 000 руб.
Ожидаемые результаты от внедрения ИТ-решения 1:
- увеличение скорости принятия решений;
- повышение уровня управляемости компании;
- повышение уровня исполнительской дисциплины работников, руководителей структурных подразделений;
- увеличение скорости распространения информации внутри компании;
- повышение безопасности хранения и передачи информации;
- обеспечение внутреннего документооборота компании.
