Согласование документов в MS Outlook

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 4 / 2015

Евгения Кожанова

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Согласование документов «вручную» – это долгое «обивание порогов» согласующих лиц. Существенно ускорить процесс помогает его автоматизация. Если у вас нет СЭД, то на помощь придет «общедоступная» почтовая программа Microsoft Outlook. Мы показываем алгоритм работы в Outlook, объясняя, как настроить в программе варианты ответа «согласовано», «не согласовано» и «согласовано с замечаниями»; как установить срок согласования и автоматические напоминания; как автору проекта направить его группе лиц и как им прислать свои ответы, чтобы по результатам этой переписки потом можно было распечатать отдельный лист согласования для каждой версии проекта.

Наши рекомендации по согласованию документов выполнены в версии MS Outlook 2013, однако практически аналогичные действия можно делать и в более ранних, и в более поздних версиях программы.

Outlook вообще удобен тем, что помимо основных – почтовых функций – имеет множество дополнительных. Именно они и позволяют пользователям не только переписываться, но и попутно решать другие задачи в автоматическом режиме: вести ежедневник, назначать встречи, давать друг другу задания и контролировать их исполнение, проводить опросы и голосования, оценивать пересылаемую информацию.

Процесс согласования документов в Outlook строится на последних из перечисленных возможностей: проект документа, приложенный к сообщению, согласующим лицам предлагается оценить, выбрав один из заданных автором вариантов голосования. Рассмотрим этот процесс в деталях.

Отправляем документ на согласование

Итак, исполнитель подготовил проект документа и настало время провести процедуру его согласования.

Запускаем программу MS Outlook и во вкладке «Файл» «кликаем» по команде «Создать сообщение» (Рисунок 1).

Рисунок 1. Создание сообщения

Тут же открывается знакомое каждому пользователю Outlook окно написания письма (Рисунок 2). Задача исполнителя – заполнить все необходимые поля. В качестве получателей письма указываются согласующие лица (отмечены цифрой 1). В теме письма, в соответствии с внутренними правилами компании, необходимо указать, что это сообщение содержит проект документа, направляемый на согласование (цифра 2). Этот же проект становится приложением к письму (цифра 3), затем оно снабжается соответствующим текстом и подписью исполнителя (цифра 4). Отправлять сообщение пока не нужно.

Рисунок 2. Создание сообщения

Теперь предстоит сделать, как говорится, «самое интересное» – придать обычному электронному письму дополнительную функцию, позволяющую получателям поставить оценку его содержимому.

Переходим во вкладку верхнего меню «Параметры» и находим группу команд «Отслеживание», нас интересуют «Кнопки голосования» (см. «!» на Рисунке 3). Нажимаем на них и в выпавшем окошке видим 3 варианта кнопок голосования, уже заложенных в программу:

«Одобрить;Отвергнуть»,
«Да;Нет»,
«Да;Нет;Возможно».

Но для согласования проектов документов они не очень подходят, поэтому параметры голосования мы настроим для себя самостоятельно, нажав на команду «Другой».

Рисунок 3. Кнопки голосования