Удобная навигация по ЛНА: возможности Microsoft Word

В обязанности службы ДОУ входит не только составление локальных нормативных актов¹ по делопроизводству (и возможно, архивному делу), но и их внедрение. А внедрение, вопреки расхожему мнению, – это не передать копию ЛНА в отдел, а сделать его по-настоящему рабочим документом в компании. Какой толк от объемной инструкции или положения, если им никто не пользуется? Грамотный автор локального нормативного акта не просто составит текст, но и сделает готовый ЛНА максимально комфортным для восприятия и работы с ним пользователей. Предлагаем вам научиться:

• создавать заголовки;
• ставить внутренние ссылки различными способами;
• составлять оглавление и актуализировать его после изменений в ЛНА;
• конвертировать файл Word в неизменяемый и удобный для ­восприятия формат pdf.

В качестве подопытного локального нормативного акта выступит Инструкция по формированию дел, их передаче в архив, учету, использованию и уничтожению². Работать будем в Microsoft Word версии 2010.

Создаем заголовки

Основа удобной навигации – заголовки в тексте. Имеется в виду не размещение наименования главы в центре строки и выделение его жирным шрифтом, а указание этого фрагмента в качестве заголовка – ­структурного элемента текста.

Во вкладке верхнего меню «Главная» есть группа команд «Стили» (Рисунок 1). По умолчанию здесь предлагается два вида заголовков ­(Заголовок 1, Заголовок 2) и один подзаголовок.

Чтобы создать заголовок, нужно ввести его текст в документ, затем выделить и кликнуть по выбранному стилю (см. Рисунок 1). В данном примере нами был выбран стиль «Заголовок 1».

Если по каким-то причинам оформление заголовка не устраивает автора документа, то его можно поменять. Для этого заголовок выделяется мышью, и ему задаются необходимые параметры (шрифт, размер, цвет и т.п.). Затем нужно кликнуть правой кнопкой мыши по стилю заголовка в группе «Стили» и выбрать команду «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». После этого все «Заголовки 1» будут выглядеть именно так, как этого захотел автор документа.

Если вы применили Заголовок 1 и 2, то программа автоматически создаст заголовок следующего уровня, который вы опять же при необходимости можете ­скорректировать.

После назначения в вордовском документе заголовков он приобретает собственную структуру, и это уже можно назвать начальным уровнем навигации по нему. Нажмем сочетание клавиш Ctrl+F в нашей Инструкции. Слева откроется поле «Навигация». Оно состоит из строки поиска (в нее при необходимости можно ввести поисковый запрос) и трех вкладок, обозначенных иконками:

• «Просмотр заголовков в документе»;
• «Просмотр страниц документа»;
• «Просмотр результатов текущего поиска».

Перейдем в первую вкладку «Просмотр заголовков в документе» и увидим полное содержание нашей Инструкции (Рисунок 2). Кликнув на любой из элементов навигации, можно оказаться в обозначаемой им главе.