«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» были утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 02.09.2011 № 221.
Этот документ содержит много разумных положений, основанных на мировом опыте. Так, в нем устанавливаются:
Сами требования преимущественно опираются на положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», являющегося национальной адаптацией самого авторитетного на сегодняшний день международного стандарта в этой области ISO 15489:2001. В них также ощущается влияние европейских спецификаций MoReq21.
Справка
Система электронного документооборота (СЭД).
Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) – федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.
Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ), органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и организации.
Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:
Единая система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) – федеральная государственная информационная система, предназначенная для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников СМЭВ в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.
Участниками СМЭВ являются федеральные органы исполнительной власти, государственные внебюджетные фонды, исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, многофункциональные центры, иные органы и организации.
На практике этот документ применения не получил, поскольку требования и особенно сроки их исполнения были установлены без учета реального положения дел в стране, а именно:
В числе нефункциональных требований к СЭД, в частности, было установлено, что «объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет».
Значительная часть положений данного нормативного документа была связана с вопросами установления сроков хранения электронных документов. В них было определено понятие «классификационной схемы» (п. 8) и раскрывались требования к ней (п. 19).
«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 02.09.2011 № 221
8. Классификационная схема – иерархическая схема, состоящая из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ.
19. В классификационной схеме СЭД ФОИВ должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ.
Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.
В этом нормативном документе были установлены требования в отношении функциональных возможностей систем, связанных с управлением сроками хранения документов. Актуальность данного вопроса связана с тем, что значительная часть документов, сохраняемых в настоящее время в СЭД, имеют временные сроки хранения, и в системах обязательно должны быть заложены возможности для своевременного проведения контролируемого и документируемого уничтожения электронных документов и информации по истечении сроков хранения (п. 20).
Одновременно были установлены требования к сбору и хранению контрольной информации и метаданных, позволяющих доказывать целостность и аутентичность электронных документов на протяжении всего их жизненного цикла (п. 17–18).
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.
Автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми можно при помощи режима рецензирования в Word. Как его включить и установить пароль на отмену. Как управлять визуализацией выделения всех правок текста (удаление, добавление, изменение форматирования, кто когда и что из этого внес). Как можно вставлять комментарии к ним. Как в любой момент можно распечатать текст с визуализацией этих правок либо без нее в его первоначальном или итоговом варианте. Как отменять и применять предложенные правки. Если вы получили файл с изменениями, которые не выделены, то Word их может сам найти и отметить (особенно удобно при согласовании документов с другими организациями, например, договоров). А при параллельном согласовании правки из всех вариантов файла можно слить в один файл – в него все войдет и все будет выделено.
Показываем пошагово, как в Word можно установить нумерацию страниц по правилам ГОСТ Р 7.0.97: посередине верхнего поля документа, начиная только со 2-й страницы; в едином файле для части страниц начинать нумерацию заново (например, для приложений к договору или приказу) либо менять ориентацию страниц (например, для таблиц и схем). В верхнем колонтитуле удобно размещать логотип, гриф ограничения доступа к документу, вид документа и номер его редакции. А в нижнем колонтитуле – отметку об исполнителе, парафирование страниц, гиперссылки.
Для перевозки какой продукции с 1 сентября 2025 года будет необходима электронная транспортная накладная (ЭТрН), прежде законодатель устанавливал дату «старта» на 1 марта 2025 года! Какие послабления действуют до 1 марта 2027 года. Где и сколько хранить ЭТрН. Требования каких нормативных актов следует учитывать. Один из первопроходцев внедрения ЭТрН в ритейле делится своим опытом. Какие решения есть на рынке, по каким критериям из них лучше выбирать. Как организовать работу, чтобы внедрить ЭТрН в информационные системы организаций холдинга (поставщиков, торговых точек, др.), а также сторонних перевозчиков. Какие «узкие» места пока есть и как их можно «расшивать».
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
