Облака и управление документами: выгода и риски, правовые и технические проблемы

Облачные вычисления, облака – вид аутсорсинга деловой деятельности, когда в интересах улучшения экономических показателей на откуп внешней организации отдается вся используемая организацией ИТ-инфраструктура или ее часть. Экономическая отдача возможна вследствие эффекта масштаба, понижающего удельные расходы, а также ввиду того, что организации уже не требуется содержать, поддерживать и регулярно обновлять собственную инфраструктуру, для чего приходится нанимать дорогостоящих специалистов с риском стать их заложником. В результате организация получает возможность сосредоточить внимание на своей основной деловой деятельности.

Отечественные специалисты по управлению документацией впервые всерьез столкнулись с аутсорсингом как методом ведения деловой деятельности примерно десятилетие тому назад, когда стали широко использоваться услуги внеофисного хранения бумажных документов, к которым позднее добавились обработка документов, а еще позже – хранение и обработка электронных документов. Уже тогда практика показала как вполне реальную деловую отдачу от аутсорсинга, так и не менее реальные риски; и все, что тогда было об этом сказано в отраслевой литературе, остается справедливым и в отношении облачных вычислений.

В данной статье затронем вопросы, связанные с использованием коммерческими организациями облачных услуг хранения и управления документами.

Преимущества облаков

Популярность облачных сервисов связана с рядом преимуществ, которые они дают при ведении деловой деятельности по сравнению с организацией тех же работ собственными силами. В первую очередь речь идет об экономии денег и ресурсов, поскольку организациям в таком случае нет необходимости поддерживать собственную ИТ-инфраструктуру и содержать соответствующий персонал:

• не нужен собственный вычислительный центр,
• не нужны квалифицированные кадры для его обслуживания,
• не нужно закупать лицензии на программное обеспечение,
• не нужно создавать и поддерживать систему резервирования и резервного копирования и т.д.

Существенным преимуществом является и возможность быстрого развертывания – для начала работы порой нужен только терминал, а все остальные проблемы поставщик готов взять на себя:

• услуги оказываются третьей стороной,
• удаленный доступ к услугам из любого места, в любое время,
• услуга масштабируется и оплачивается по факту ее использования.

Использование облаков позволяет снизить нагрузку на ИТ-подразделения по обеспечению постоянно растущих потребностей в мощностях, по обслуживанию серверов, обновлению аппаратуры и программного обеспечения и т.д. Часто использование облачных услуг открывает более широкие возможности для взаимодействия с мобильными и географически распределенными пользователями.

Как показывает практический опыт, получение всех перечисленных преимуществ вполне реально при условии выбора надежного поставщика услуг и при взвешенном подходе организации к тому, что можно отдать в облако, а что – нет.

Необходимо понимать, что, во-первых, коммерческий поставщик услуг никогда себе в убыток не работает. Дешевизна облачных услуг опирается как на эффект масштаба, так и на то, что в отдельных организациях инфраструктура и поддерживающие ее специалисты обычно недогружены. Фактически поставщик отдает клиентам часть экономии на масштабе и на коллективном использовании ресурсов. Если же потребности организации в информационных технологиях столь велики, что для их удовлетворения нужны крупные, круглосуточно загруженные центры обработки данных, она может даже экономически проиграть при переходе в облако.

Это означает, что от внедрения облачных вычислений очень серьезно выигрывают информационно слабые организации, в то время как для продвинутых организаций переход в облака может быть менее выгоден и даже убыточен.

Кроме того, точно так же, как и в случае внеофисного хранения бумажных документов,...