В Excel многие ведут таблицы, журналы, реестры. Мы рассказываем о том, как работать в них эффективнее.
Данные больших таблиц можно группировать в строках / колонках с промежуточными итогами. И когда надо, скрывать строки / колонки с излишней детализацией либо раскрывать их.
Показываем, как удобнее фильтровать, сортировать и искать данные. Как помогает многоуровневый фильтр и сортировка.
Как можно автоматически заменить одно значение на другое (сразу во всей таблице либо с оценкой ее целесообразности в каждой найденной ячейке).
Продолжаем цикл статей по работе в Excel. В прошлый раз мы разобрали создание и настройку внешнего вида таблиц, поговорили о базовых шагах в этом направлении. В этой статье начнем осваивать самые популярные инструменты и функции, которые помогают обрабатывать и отображать выборочные данные. Это особенно полезно при работе с большими таблицами.
Алгоритм действий будем иллюстрировать примерами, созданными на базе табличного редактора Excel версии «Профессиональная плюс» 2019 года (более старые версии также содержат все необходимые инструменты). Из версий последних годов она наиболее распространена.
Группировка строк и столбцов
При работе с огромным объемом данных часто возникает необходимость их как-то структурировать, упростить навигацию, а иногда даже скрыть на время многочисленные детали, чтобы сконцентрироваться на промежуточных итогах.
Например, таблица может заполняться данными ежедневно, их можно группировать помесячно и по годам (это и будут промежуточные итоги). То есть при желании можно скрывать ежедневные данные, оставляя на экране только месячные (в любой момент сохраняется возможность «развернуть» месяц, показав все его дни), аналогично можно поступать и с годовыми итогами. Задача может быть сложнее – группировать данные не только по временным промежуткам, но и по другим критериям, тогда:
- одни типы данных могут группироваться по вертикали таблицы,
- другие – по ее горизонтали.
Во всем этом нам поможет инструмент «Группировать», который находится на вкладке «Данные» основного верхнего меню в разделе «Структура» (см. шаги 1, 2, 3 на Рисунке 1).
Как им пользоваться, покажем на примере, в котором необходимо анализировать объем документооборота компании: ежемесячно и ежегодно собирать статистику по количеству разных видов и разновидностей документов. Не судите строго ситуационный пример – мы сознательно его упростили, чтобы показать сам принцип работы в Excel (см. таблицу на Рисунке 1).
Таблица получается массивной и по горизонтали, и по вертикали (даже не вмещается в стандартное окно экрана), поэтому группировать будем одновременно и строки, и столбцы – от частного к общему:
- частным у нас будут разновидности документов и месяцы (они на Рисунке 1 с белым фоном);
- а общим – виды документов и годы (там же с серым фоном).
Алгоритм группировки ячеек таблицы:
Шаг 1. Группируем строки:
- выделяем сначала первую группу разновидностей документов (без серой строки, см. «4» на Рисунке 1) и
- нажимаем «Группировать» («3» на Рисунке 1);
- далее повторяем эти действия со всеми группами документов;
- слева от номеров строк появится знак структуры («1» на Рисунке 2).
И тут у нас случается казус: разновидности документов пригруппировались не к своему виду документа. Мы хотели – к верхней строке, а они присоединились почему-то к нижней. Но это легко исправить:
- обратимся к настройке параметров раздела «Структура». После нажатия на маленькую стрелочку в нижнем правом...
