В статье «Как оформить таблицу, трафаретный текст и анкету» в № 8’ 2024: показали, как правильно размещать в документе крупную таблицу, чтобы ее было удобно читать: когда она слишком длинная по высоте и продолжается на нескольких страницах или когда она очень широкая – ее тоже можно переносить; как разворот текста «в шапке» таблицы и использование сокращений экономит место; как указывать название и номер таблицы, формулировать наименования граф (заголовки и подзаголовки), обозначать единицы измерения, вносить числовые данные, повторяющиеся значения, выравнивать содержимое ячеек и др
Продолжаем цикл статей по работе в Excel. В прошлый раз мы разобрали создание и настройку внешнего вида таблиц, поговорили о базовых шагах в этом направлении. В этой статье начнем осваивать самые популярные инструменты и функции, которые помогают обрабатывать и отображать выборочные данные. Это особенно полезно при работе с большими таблицами.
Алгоритм действий будем иллюстрировать примерами, созданными на базе табличного редактора Excel версии «Профессиональная плюс» 2019 года (более старые версии также содержат все необходимые инструменты). Из версий последних годов она наиболее распространена.
При работе с огромным объемом данных часто возникает необходимость их как-то структурировать, упростить навигацию, а иногда даже скрыть на время многочисленные детали, чтобы сконцентрироваться на промежуточных итогах.
Например, таблица может заполняться данными ежедневно, их можно группировать помесячно и по годам (это и будут промежуточные итоги). То есть при желании можно скрывать ежедневные данные, оставляя на экране только месячные (в любой момент сохраняется возможность «развернуть» месяц, показав все его дни), аналогично можно поступать и с годовыми итогами. Задача может быть сложнее – группировать данные не только по временным промежуткам, но и по другим критериям, тогда:
Во всем этом нам поможет инструмент «Группировать», который находится на вкладке «Данные» основного верхнего меню в разделе «Структура» (см. шаги 1, 2, 3 на Рисунке 1).
Как им пользоваться, покажем на примере, в котором необходимо анализировать объем документооборота компании: ежемесячно и ежегодно собирать статистику по количеству разных видов и разновидностей документов. Не судите строго ситуационный пример – мы сознательно его упростили, чтобы показать сам принцип работы в Excel (см. таблицу на Рисунке 1).
Таблица получается массивной и по горизонтали, и по вертикали (даже не вмещается в стандартное окно экрана), поэтому группировать будем одновременно и строки, и столбцы – от частного к общему:
Алгоритм группировки ячеек таблицы:
Шаг 1. Группируем строки:
И тут у нас случается казус: разновидности документов пригруппировались не к своему виду документа. Мы хотели – к верхней строке, а они присоединились почему-то к нижней. Но это легко исправить:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, как выбрать диапазон таблицы, из данных которого вы хотите построить диаграмму. Как выбрать оптимальный вид и разновидность диаграммы, которая лучше всего проиллюстрирует те выводы, которые вы хотите сделать на основе собранных «сухих цифр». Как потом наполнять выбранную концепцию деталями: надписями, цветом, линиями и др.
Автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми можно при помощи режима рецензирования в Word. Как его включить и установить пароль на отмену. Как управлять визуализацией выделения всех правок текста (удаление, добавление, изменение форматирования, кто когда и что из этого внес). Как можно вставлять комментарии к ним. Как в любой момент можно распечатать текст с визуализацией этих правок либо без нее в его первоначальном или итоговом варианте. Как отменять и применять предложенные правки. Если вы получили файл с изменениями, которые не выделены, то Word их может сам найти и отметить (особенно удобно при согласовании документов с другими организациями, например, договоров). А при параллельном согласовании правки из всех вариантов файла можно слить в один файл – в него все войдет и все будет выделено.
Большую тему работы с таблицами в Excel мы начинаем с базовых вещей. Показываем 2 алгоритма создания таблиц: 1) классический со множеством регулируемых характеристик в окне «Формат ячеек» и 2) быстрый по готовым шаблонам Excel. Показываем, как можно настроить отображение границ ячеек таблицы; используемые шрифты; залить ячейки фоном; какие способы отображения чисел, дат, денежных сумм можно установить; как регулировать направление текста в ячейках и др. Как можно автоматически переформатировать готовую таблицу так, чтобы ее строки и колонки поменялись местами. Как закрепить «шапку» (верхние строки и/или правую колонку), чтобы при прокрутке большой таблицы смещалось только ее содержимое, а «шапка» всегда была закреплена на экране.
Показали, как можно разместить в документе крупную таблицу, чтобы ее было удобно читать: когда она слишком длинная и продолжается на нескольких страницах либо умещается на одной; когда она не длинная, но очень широкая, ее тоже можно переносить; как разворот текста «в шапке» таблицы и использование сокращений экономит место. Как указывать название и номер таблицы. Как формулировать наименования граф (заголовки и подзаголовки), обозначать единицы измерения. Как вносить числовые данные, повторяющиеся значения, как выравнивать содержимое ячеек и др. Особенности оформления трафаретного текста в документе и анкеты мы тоже проиллюстрировали примерами.
Показываем, как выбрать диапазон таблицы, из данных которого вы хотите построить диаграмму. Как выбрать оптимальный вид и разновидность диаграммы, которая лучше всего проиллюстрирует те выводы, которые вы хотите сделать на основе собранных «сухих цифр». Как потом наполнять выбранную концепцию деталями: надписями, цветом, линиями и др.
Автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми можно при помощи режима рецензирования в Word. Как его включить и установить пароль на отмену. Как управлять визуализацией выделения всех правок текста (удаление, добавление, изменение форматирования, кто когда и что из этого внес). Как можно вставлять комментарии к ним. Как в любой момент можно распечатать текст с визуализацией этих правок либо без нее в его первоначальном или итоговом варианте. Как отменять и применять предложенные правки. Если вы получили файл с изменениями, которые не выделены, то Word их может сам найти и отметить (особенно удобно при согласовании документов с другими организациями, например, договоров). А при параллельном согласовании правки из всех вариантов файла можно слить в один файл – в него все войдет и все будет выделено.
Большую тему работы с таблицами в Excel мы начинаем с базовых вещей. Показываем 2 алгоритма создания таблиц: 1) классический со множеством регулируемых характеристик в окне «Формат ячеек» и 2) быстрый по готовым шаблонам Excel. Показываем, как можно настроить отображение границ ячеек таблицы; используемые шрифты; залить ячейки фоном; какие способы отображения чисел, дат, денежных сумм можно установить; как регулировать направление текста в ячейках и др. Как можно автоматически переформатировать готовую таблицу так, чтобы ее строки и колонки поменялись местами. Как закрепить «шапку» (верхние строки и/или правую колонку), чтобы при прокрутке большой таблицы смещалось только ее содержимое, а «шапка» всегда была закреплена на экране.
Показали, как можно разместить в документе крупную таблицу, чтобы ее было удобно читать: когда она слишком длинная и продолжается на нескольких страницах либо умещается на одной; когда она не длинная, но очень широкая, ее тоже можно переносить; как разворот текста «в шапке» таблицы и использование сокращений экономит место. Как указывать название и номер таблицы. Как формулировать наименования граф (заголовки и подзаголовки), обозначать единицы измерения. Как вносить числовые данные, повторяющиеся значения, как выравнивать содержимое ячеек и др. Особенности оформления трафаретного текста в документе и анкеты мы тоже проиллюстрировали примерами.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
