Показали, как можно разместить в документе крупную таблицу, чтобы ее было удобно читать: когда она слишком длинная и продолжается на нескольких страницах либо умещается на одной; когда она не длинная, но очень широкая, ее тоже можно переносить; как разворот текста «в шапке» таблицы и использование сокращений экономит место. Как указывать название и номер таблицы. Как формулировать наименования граф (заголовки и подзаголовки), обозначать единицы измерения. Как вносить числовые данные, повторяющиеся значения, как выравнивать содержимое ячеек и др.
Особенности оформления трафаретного текста в документе и анкеты мы тоже проиллюстрировали примерами.
Трафаретный текст – форма представления унифицированного грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
Трафаретные тексты используются в управленческой деятельности в типовых повторяющихся ситуациях. Текст-трафарет содержит готовые предложения или части предложений, передающие ту часть информации, которая является неизменной, постоянной для данной ситуации. Постоянная часть трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения в предусмотренные места трафаретного текста. Как правило, предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации, переменная информация помещается после нее, но всегда переменная информация должна быть грамматически согласована с постоянной. Под зонами заполнения переменной информации можно добавить пояснения в скобках более мелким шрифтом.
При разработке трафаретных текстов должны быть изучены все особенности управленческих ситуаций, дающих повод для составления такого документа. Трафаретный текст удобен тем, что заставляет исполнителя, заполняющего трафарет, указать все обозначенные там аспекты. Например, если вы разработаете трафарет для заявления на отпуск, то при его составлении работник укажет не только то, о чем вспомнит сам (дату начала и длительность желаемого отпуска), но и другие аспекты, важные для работодателя – см. Пример 1.
Пример 1. Заполненный трафарет заявления на отпуск
Пример 2. Зона бланка уведомления (после пунктирной линии), которая заполняется в случае отказа ознакомиться с уведомлением под подпись
Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором содержится описание определенного объекта по некоторому набору признаков. Текст-анкета строится по принципу «вопрос – ответ».
Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков объекта, а переменной – их конкретные характеристики. Двоеточие после каждого «вопроса», на который надо ответить анкетируемому, не ставится.
Наименования признаков формулируются:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, пожалуйста, в каком месте в новом стандарте сказано, что теперь заголовок обязательно составлять для всех документов.
Как соблюсти золотую середину в употреблении местоимения «вы» с большой и маленькой буквы в тексте служебного письма? От какого лица его излагать? Попутно разбираем и другие распространенные ошибки – все это делаем на примерах нескольких писем: в крупную организацию о направлении документов с просьбой обратной связи; в вышестоящую организацию о выполнении поручения; письма, адресованного нескольким организациям.
Сначала перечисляем привычные правила составления текста приказа. Попутно объясняем, какие нововведения внесли Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025. Потом разбираем 3 конкретных вопроса. Как сформулировать поручение в приказе, которое дается: а) руководителям всех структурных подразделений, б) руководителям нескольких (не всех) подразделений, в) ответственным за делопроизводство в некоторых подразделениях? Как правильно указать в качестве исполнителя руководителя подразделения: в каком порядке перечислять должность, фамилию, инициалы; когда писать Ф.И.О. в скобках? Если документ поступил на исполнение из другой организации, на какой нормативный акт можно сослаться, чтобы доказать, что написанный там срок исполнения «до 01.06.2026» значит по 01.06.2026 включительно?
В журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12` 2019 в статье «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» автора Веры Иритиковой написано: «...в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются...» А можно уточнить пункт ГОСТа 2016 года, где написано о том, что заголовок не берется в кавычки? Я не смогла эту информацию найти ни в ГОСТе 2016 года, ни в новой его версии 2025 года. У нас на работе на принцип идут: действуют с точки зрения грамматики, когда названия нужно заключать в кавычки.
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?
Как правильно писать: «представляем информацию» или «предоставляем информацию» по запросу; «представляем документы» или «предоставляем» их?
Почему в тексте документов слова «общество с ограниченной ответственно стью» или «акционерное общество» в составе полного наименования организации должны писаться с маленькой буквы? Например, «…направили в общество с ограниченной ответственностью “Дубрава”…». И почему в большинстве случаев мы видим написание с заглавной буквы? Например, «…направили в Общество с ограниченной ответственностью “Дубрава”…».
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
