В какой ситуации оптимальнее организовать согласование своего распорядительного документа со сторонней организацией, а когда – издать совместный документ? Как выглядят эти две процедуры делопроизводства? Какие тонкости оформления и регистрации нужно будет учесть?
Вопрос в тему
Приказы и распоряжения, выпускаемые совместно с другими ведомствами, оформляются на чистом листе бумаги, а не на бланке предприятия. Как необходимо согласовывать совместные распорядительные документы? Как должны регистрироваться совместные документы?
Как быть с теми приказами и распоряжениями, которые необходимо согласовывать с другими ведомствами? Может ли ведомство, с которым наш распорядительный документ только согласуется, ставить на него свои печати и подписи своих руководителей? У нас есть случаи, когда на бланке предприятия готовится приказ и другие ведомства ставят подписи своих руководителей, а регистрация идет только с нашей стороны.
Получив такой вопрос, мы решили разъяснить, в чем же отличия между:
- изданием совместного распорядительного документа (в процессе разработки которого тоже возможно согласование его проекта должностными лицами этих организаций) и
- изданием распорядительного документа одним автором с предварительным осуществлением его внешнего согласования со сторонними организациями.
Первый вариант выбирается, когда несколько организаций принимают совместное решение и собираются его выполнять. А второй — когда такое решение принимает одна сторона, но она извещает, согласует свои действия с другими заинтересованными организациями.
Cовместный документ
Под совместным документом понимается документ, авторами которого являются две или более организаций.
Действительно, совместные документы чаще оформляются на обычных чистых листах бумаги формата А4, на которых указываются реквизиты всех организаций — авторов документа. Однако если совместные документы издаются часто, то для них можно разработать специальные бланки, на которых опять же будут указаны реквизиты всех организаций — авторов совместного документа1.
Визировать проект совместного распорядительного документа должны все уполномоченные на это должностные лица во всех организациях — авторах совместного проекта документа. При этом визы в приказах оформляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа (см. Пример 3) или на отдельном листе согласования (см. Пример 2). Отметим только, что, в отличие от визирования документа внутри одной организации, в рассматриваемом случае необходимо писать полное наименование должности каждого лица (с указанием наименования организации), например, чтобы сразу было понятно, главный бухгалтер какой из организаций согласовал документ. Жесткого порядка согласования проектов совместных распорядительных документов не устанавлено. Поэтому в какой последовательности вам это будет делать удобнее, так и поступайте.
А вот по правилам регистрации совместных документов можно найти более подробную информацию.
Фрагмент документа
Свернуть
