Что нужно знать о бумаге как о носителе документа

Сорта бумаги

От чего зависят потребительские свойства бумаги?

Сортом бумаги называется товарный вид бумажной продукции, имеющей узкоспециальное назначение и обладающей совокупностью ­определенных потребительских свойств, в том числе:

• размерных (толщина, масса, формат бумаги),
• механических и печатно-технических (прочность, гладкость, деформационные свойства, водостойкость, впитывающая способность),
• оптических (белизна, цвет, оттенок, светопроницаемость, светостойкость).

Качество бумаги зависит в первую очередь от исходного сырья, а также от технологии изготовления бумажного листа и способа его производства (ручной, машинный).

Для современных сортов бумаг основной композиционный состав – это волокна растительного происхождения из древесины хвойных и лиственных пород, стеблей однолетних растений, листьев и т.п.

Сорта бумаги получаются в результате добавок в бумажную массу различных наполнителей, которые придают бумаге отличительные свойства. Например:

• тальк, каолин или двуокись титана придают бумаге белизну, гладкость, непрозрачность, делают ее более мягкой, но и менее прочной;
• серная кислота делает бумагу непроницаемой для жиров и некоторых кислот, придает ей полупрозрачность и прочность;
• для снижения гигроскопичности (впитывания влаги) бумагу ­проклеивают водоотталкивающими смолами и парафинами;
• для повышения прочности, гладкости (уменьшения ворсистости), стойкости к истиранию поверхность бумаги проклеивают крахмальным клеем;
• белая пигментно-клеевая смесь наносится на поверхность мелованной бумаги для получения высокой гладкости и глянца, что необходимо в производстве рекламных и многоцветных изданий.

Современные сорта бумаги придают ей совершенно новые свойства. Например, изготавливается:

• бумага противофильтрационная, не пропускающая даже водяных паров;
• бумага, полностью растворимая в воде;
• толстый картон, применяющийся в качестве строительного материала;
• очень тонкие кальки для копирования чертежей;
• непрозрачная бумага, светонепроницаемость которой не зависит от ее толщины.

Не прекращаются разработки все новых видов бумаг. Так, сочетание пластиков с бумагой привело к рождению целого семейства новых писчих материалов, срок службы которых необычайно долог.

По каким характеристикам выбирать бумагу?

Попробуем разобраться в номенклатуре бумаг, которая предлагается современными торговыми фирмами. В первую очередь нас интересуют сорта, пригодные для текущего документирования деятельности организации, для цифровой лазерной печати, для копировально-множительной техники, для презентационной продукции (буклеты, рекламные проспекты, визитные карточки), для «особых случаев», а также специального назначения (конверты для почтовых отправлений – элитные, белые, крафт, этикеточная бумага и пр.).

В номенклатуре бумажной продукции можно встретить такие названия, как «дизайнерская бумага», к которой относится множество разновидностей цветных бумаг, гладких и с тиснением; или «бумага для корпоративного стиля», которая объединяет класс очень дорогих высококачественных бумаг из льняного сырья.

К числу важнейших свойств и показателей бумаги относятся:

• композиционный состав, т.е. состав и род волокон (целлюлоза, древесная масса, льнопеньковые, хлопковые и др. волокна), ­их процентное соотношение, степень размола;
• масса бумаги (масса 1 м² бумаги данного сорта). Масса выпускаемой для печати бумаги составляет от 40 до 250 г/м²;
• толщина бумажного листа может быть от 4 до 400 мкм;
• плотность, степень пористости (количество бумажной массы в г/см²);
• структурные и механические свойства (в частности, направление ориентации волокон в бумаге, светопроницаемость, прозрачность бумаги, деформация под воздействием влаги и т.п.);
• белизна;
• светопрочность;
• сорность (результат использования при ее производстве загрязненной воды);
• гладкость поверхности;
• оттенок;
• стоимость.

В зависимости от свойств бумага делится на:

• классы (для печати, для письма, для машинописи, декоративная, упаковочная и др.) и
• виды (типографская, офсетная, газетная, мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т.д.).

Например, бумага с поверхностной плотностью от 30 до 52 г/м² и с преобладанием в ее композиционном составе древесной массы называется газетной. Типографская бумага имеет поверхностную плотность от 60 до 80 г/м2 и изготавливается на основе древесной целлюлозы. Еще большую плотность имеет картографическая бумага (от 85 до 160 г/м²).

В офис для печати на принтерах и копировальных аппаратах мы обычно покупаем бумагу плотностью 80 г/м², но можно использовать бумагу и большей плотности, в зависимости от назначения документа и модели печатающего устройства.

Для технического документирования используется высокосортная белая чертежная ватманская бумага, которая производится на основе механически обработанного тряпья.

Для печатания денежных знаков, облигаций, банковских чеков и других важных финансовых документов используется документная бумага, устойчивая к механическим воздействиям. Она изготавливается на основе льнопеньковых и хлопковых волокон, зачастую с водяными знаками.

Бумага толщиной свыше 0,5 мм и массой 1 м² более 250 г называется картоном. В делопроизводстве он используется, в частности, для изготовления обложек первичных комплексов документов (дел), регистрационных карточек и т.п.

При выборе бумаги для создания индивидуального корпоративного стиля надо руководствоваться такими показателями, как плотность, цвет и стоимость. Натуральная, чисто целлюлозная бумага представительского класса типа верже средней и высокой плотности от 170 до 300 г/м² может использоваться для изготовления представительской продукции: открыток, приглашений, папок, визиток. Для бумаг более низких плотностей возможна печать на лазерных принтерах.

Дизайнерские сорта отличаются от обычной бумаги особым рельефом и цветностью. Документы на ней выглядят более благородно, респектабельно. Но далеко не любая дизайнерская бумага подходит для печати на принтере. Дело в том, что свойства поверхности и структура дизайнерских видов бумаги значительно отличаются от обычной. Цифровая печать предъявляет свои требования, поскольку запечатываемый материал, проходя через печатный тракт принтера, подвергается термическому воздействию и также должен ­обеспечивать четкую фиксацию тонера, чтобы не происходило его «осыпание».

Поэтому прежде чем закупить партию такой бумаги, нужно запросить информацию о ее пригодности для планируемых вами целей. Нельзя делать выбор только на основании внешних качеств бумаги.

Стоимость одного листа дизайнерской бумаги из отборной целлюлозы в розничной продаже из расчета 100 листов в пачке средней и высокой плотности 100–300 г/м² колеблется в диапазоне от 15 до 40 рублей.

Для сравнения приведем стоимость чисто целлюлозной бумаги представительского класса, которая тоже используется для печати бланков различных документов офсетным способом (в типографии), а также для использования в копировальных машинах, лазерных и струйных принтерах. Стоимость одного листа такой бумаги в розничной продаже из расчета 500 листов в пачке может колебаться от 4 рублей для бумаги низкой плотности 80 г/м² до 30 рублей для бумаги высокой плотности 260 г/м².

Как видите, эти цены заметно выше цен на обычную офисную бумагу плотностью 80 г/м², которую использует большинство компаний для ­изготовления своих документов.

Форматы бумаги

Бумага выпускается разных форматов. Еще в 1833 г. в России был установлен единый размер листа бумаги. В 1903 г. союз бумажных фабрикантов принял первые 19 форматов бумаги. В 1920-е годы форматы бумаги были упорядочены на основе системы размеров Германской стандартизационной организации DIN, а впоследствии был принят ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». В 1975 г. система DIN была принята Международной организацией по стандартизации и стала международным стандартом (ISO 216), действующим и в России.

Итак, стандарт ISO 216 состоит из трех серий: A, B и C. В качестве основной установлена серия А. Площадь основного формата (А0) равна 1 м², а его стороны составляют 841 х 1189 мм. Остальные форматы получаются путем последовательного деления пополам предшествующего формата, параллельного его меньшей стороне. Каждый формат обозначается двумя символами: буквой А, указывающей на принадлежность серии, и цифрой, обозначающей количество делений исходного формата А0.

Перечислим все существующие форматы А-серии, согласно ISO 216, в Таблице 1.

Форматы В-серии используются в тех случаях, когда А-серия не имеет подходящего формата. Форматы С-серии стандартизуют конверты.

Основные цели применения различных форматов:

• А0, А1 – технические чертежи;
• А2, А3 – чертежи, диаграммы, широкоформатные таблицы;
• А4 – письма, бланки, расходные материалы для принтеров и копиров, журналы, каталоги;
• А5 – записные книжки;
• А6 – почтовые открытки;
• А5, А6, В5, В6 – книги;
• С4, С5, С6 – конверты для писем формата А4: несложенные (С4), сложенные вдвое (С5), сложенные втрое (С6);
• В4, А3 – газеты.

В управленческой деятельности чаще всего используются форматы А4 и А6. С учетом размеров бумаги по системе ISO созданы копировальные машины, принтеры, печатные машинки.

Форматы бумаги ISO не единственные. Например, в Соединеных Штатах Америки и Канаде распространены другие форматы: «Letter» (размером 216 х 279 мм), «Legal» (216 х 356 мм), «Executive» (190 х 254 мм) и «Ledger/Tabloid» (279 х 432 мм).

Факторы старения бумаги

При выборе бумаги для документирования следует руководствоваться такими показателями, как влагостойкость, светостойкость, устойчивость к износу и др. физико-химическими свойствами бумаги. Это особенно важно при выборе носителя для документирования информации, подлежащей постоянному сроку хранения.

Не менее важно для организации обеспечить условия хранения ­документов в своем архиве.

Учитывая длительность хранения, необходимо иметь хотя бы минимальное представление о негативных процессах, которые могут преждевременно состарить бумажный документ. Факторы старения документов всегда были предметом научного исследования. Крупнейшая организация, профессионально занимающаяся этой проблемой, – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Показательна статистика долговечности различных видов бумаги, собранная специалистами этого учреждения.

Приведем некоторые данные о долголетии бумаги, чтобы вы смогли почувствовать разницу:

• 500–600 лет – срок жизни тряпичной бумаги (рецепт изготовления: льняное тряпье (целлюлоза 100%), животный клей (желатин), мел, ручное сволачивание, холодная сушка);
• 150–300 лет просуществует древесная бумага (рецепет: древесная масса (целлюлоза 50%, лигнин – 50%), канифольный клей, хлорная известь, химическая очистка, машинный размол, тепловая сушка);
• газетная бумага «проживет» 50–100 лет;
• а вот о долговечности современной синтетической бумаги статистических данных за длительный срок еще не существует. Поэтому специалисты лишь предположительно считают ее долговечной (рецепт изготовления современной бумаги: композиция растительных волокон, полимерной пленки и синтетических волокон).

Старение – это необратимые изменения свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. Но существуют факторы, которые ускоряют этот естественный процесс. Причем одновременное присутствие нескольких факторов многократно усиливает их разрушительные способности. Итак, на бумажные документы негативно влияют:

• Свет (прямой солнечный свет, свет через оконное стекло, отраженный от белых стен и потолка, от люминисцентных ламп) обесцвечивает все цветные изображения за 50–200 часов. На черно-белых документах выцветают подписи и резолюции, выполненные цветными ручками и фломастерами. В рабочих комнатах окна должны притеняться жаллюзи.
• Температура (оптимальный показатель: 16–18°С). Бумага имеет сложный состав, повышенная температура активизирует химические реакции старения. Повышение температуры на 10°С вдвое сокращает жизнь бумажного документа.
• Влажность воздуха (оптимальный показатель: 30–60%).Превышение этих показателей приводит к ломкости, а понижение – к деформации бумаги и поражению плесневыми грибами.
• Биологические вредители (грибы, насекомые). Необходимо помнить, что бумага – съедобный продукт для насекомых, если они лишены естественных для них источников питания (мука, пищевые отходы). Споры плесневых грибов всегда витают в воздухе и оседают на бумаге, но активными они становятся только при повышенной влажности. Достаточно проветривать помещение архива, следить за уровнем влажности и исключить соседство с пищевыми ­и бытовыми помещениями.
• Резкие изменения условий среды (климатические, а также связанные с протечками и отключением отопления, переносом в другие помещения, т.е. «чужой» средой).
• Механические повреждения, износ (при многократной выдаче, тесном расположении дел в коробках, хранении в связках и в мягком переплете, слишком «толстые» дела, небрежная транспортировка и т.п.).
• Экология среды (загрязнение воздуха в городах, кислотность атмосферы, автомобильные выбросы). Можно компенсировать негативную экологию среды, правильно организовав санитарно-гигиенический режим в архиве и соблюдая климатические нормативы, принятые для бумажных документов.

Хранение бумажных документов без учета приведенных выше факторов приводит к разнообразным дефектам как самой бумаги, так и нанесенного на нее текста.

Дефекты бумаги, такие, как плесень, химические и механические повреждения, порча водой и огнем, различимы невооруженным глазом, с ними можно бороться профилактическими и оперативными мерами.

Сложнее с дефектами текста, которые в значительной мере могут зависеть от инструментов нанесения письменных знаков и от используемых средств для их нанесения. Наиболее распространенные дефекты текста связаны с его коррозией:

• химической: угасание, выцветание и
• физической: истирание, осыпание, серый фон.

Стойкость текста

Если текст написан ручкой

Ниже приведены результаты исследований современных пишущих средств (чернил для ручек) по двум основным показателям – светостойкости и водостойкости.

Как видно из приведенных выше данных, подписывать документы постоянного срока хранения и наносить резолюции можно:

• гелевыми ручками с водными чернилами классических цветов (черный, синий, фиолетовый);
• капиллярными ручками и авторучками с водными чернилами черного цвета;
• а также шариковыми ручками, пишущими органическими пастами синего и фиолетового цветов.

Если текст нанесен принтером

В современном делопроизводстве большинство документов печатается с помощью лазерных компьютерных принтеров. Интересно сравнить качество лазерной печати с другими способами печати документов и сделать выводы о целесообразности использования различных типов компьютерных принтеров для печати документов, прежде всего постоянного срока хранения.

Матричные принтеры используют ударную технологию через красящую ленту. Стабильность текста зависит от состава красящей ленты.

Тексты, нанесенные на бумагу матричным принтером, водостойки, химически стабильны, но они выцветают (их светостойкость не менее 1 000 часов и не более 3000 часов). Срок хранения в условиях полумрака – не менее 100 лет.¹ Важно не экономить при печати текста на режимах печати (пользоваться экономными режимами можно только при печати черновых вариантов текста или документов до одного года хранения).

Струйные принтеры осуществляют нанесение текста мельчайшими чернильными капельками. Такой текст соизмерим с написанным чернильной ручкой или фломастером, соответственно, он получается не стойким к воздействию воды, света, химических веществ. Очень низкая концентрация красителей является причиной быстрого выцветания.

У струйных текстов нет типового единообразия, поэтому их поведение непредсказуемо. Наилучшими показателями сегодня обладают черные чернила и принтеры фирмы Hewllet-Paccard. Средний показатель их светостойкости не менее 1800 часов, а лучшие образцы вышли на предел 3 000 часов. Главный недостаток – растворимость в воде, но и его можно преодолеть, совершенствуя чернила. На этом пути лидером является все тот же Hewllet-Paccard.

Лазерные принтеры реализуют технологию сухой электростатической печати. По такому же принципу устроено ксерокопирование. Текст получается водо- и светостойким, устойчивым к воздействию химических веществ. Но он не переносит нагревания и действия органических растворителей и характеризуется слабой износостойкостью – быстрым повреждением на сгибах документов, стиранием, осыпанием.

Данный вид печати не рекомендуется для изготовления документов строгой отчетности – бланков, дипломов, аттестатов. Причина: он легко фальсифицируется, легко удаляется с бумаги элементарными способами.

Из вешесказанного следует, что:

• на первом месте по долговечности текста по-прежнему находится черная машинопись;
• на втором – черная принтерная матричная печать;
• на третьем – черная принтерная струйная печать (при условии использования качественных чернил);
• на четвертом – принтерная лазерная печать при запрете на «экономный» режим и принтерная цветная печать;
• на пятом – рукописные тексты современными капиллярными ручками, авторучками, маркерами. Последний способ вообще ­не рекомендуется для создания и оформления документов.