Какую информацию должен содержать бланк письма и где ее разместить? На примерах показано продольное и флаговое расположение реквизитов. Вы увидите, чем отличаются бланки писем организации, структурного подразделения и должностного лица. Узнаете тонкости размещения герба РФ, товарных знаков и эмблем.
Эта статья написана в жанре классического делопроизводства: здесь все изложено по порядку и с максимальным количеством примеров.
В последнее время можно встретить различные варианты бланков писем, которые отличаются друг от друга составом реквизитов, их расположением и оформлением. Когда смотришь на все это разнообразие бланков, возникают следующие вопросы:
- Как все-таки должен выглядеть бланк письма?
- Неужели все эти варианты бланков разработаны с соблюдением одних правил?
- Соответствуют ли бланки моей организации установленным правилам?
Давайте вместе найдем ответы на все эти вопросы, рассмотрим требования, предъявляемые к бланкам писем, и разберемся, насколько необходимо соблюдать их. Но прежде чем начинать разговор о бланках писем, выясним, что же подразумевается под этим термином.
Что такое бланк письма и для чего он нужен?
Определение термина «бланка документа» содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Но из этого определения «новичку в делопроизводстве» нелегко понять, что такое бланк документа, как он выглядит и для чего он нужен. Поэтому приведем еще одно, более понятное опеределение, которое, к сожалению, не закреплено в стандартах:
Бланк документа – это лист стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Соответственно, бланк письма – это лист формата А4 или А51, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, которые оформляют на всех письмах организации и которые не изменяют своих значений (например, такие реквизиты, как наименование организации и справочные данные о ней). В дальнейшем бланк используют при создании письма, то есть печатают на нем текст и оформляют остальные реквизиты, которые могут принимать различные значения.
Отсюда вытекает еще один вопрос: бланк письма обязательно должен представлять собой лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами или под бланком можно также понимать электронный файл, например, шаблон текстового редактора Microsoft Word?
Изначально бланки изготавливались только на листах бумаги, но в настоящее время практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков. Их использование позволяет создавать юридически полноценные документы.
Какой же способ изготовления бланков выбрать сегодня?
Здесь необходимо помнить, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны изготовляться в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 г. № 1268 только полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Остальные бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. То есть способ изготовления этих бланков каждая организация вправе выбирать самостоятельно.
В настоящее время многие организации отдают предпочтение файлам, содержащим электронные образы бланков. Действительно, это наиболее удобный вариант, при котором не возникнет проблем с отсутствием в нужный момент бланка и не появится необходимость заказывать изготовление бланков в типографии, затрачивая на это дополнительные денежные средства.
Исключение составляют бланки, на которых изображение эмблемы или товарного знака по желанию руководства организации должно быть цветным. Ведь распечатка всех документов на цветном принтере – дорогостоящее удовольсткие. Поэтому в таких случаях организация (не будучи обязана, а по своему желанию) заказывает изготовление бланков документов в типографии. В данном случае использование заранее изготовленных бланков, содержащих эмблему в цветном варианте, позволяет печатать документ на черно-белом, а не на цветном принтере.
Обязательность выполнения требований под вопросом
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе к бланкам писем и их реквизитам, содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Здесь необходимо отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, о чем написано в первой его части. Но несмотря на то что положения стандарта соблюдаются на добровольной основе, многие организации в настоящее время выполняют требования ГОСТа Р 6.30-2003. Почему же они это делают?
Во-первых, в данном стандарте изложены требования, соблюдение которых позволяет унифицировать документы, создаваемые в разных организациях. Другими словами, ГОСТ Р 6.30-2003 призван помочь изготавливать бланки и оформлять документы в разных организациях по единым правилам. А это очень удобно для дальнейшей обработки документов в любой организации-получателе.
Во-вторых, соблюдение положений стандарта позволяет повысить качество создаваемых документов и не забыть о реквизитах, которые придадут документу юридическую силу.
В-третьих, для ряда организаций обязательность соблюдений требований ГОСТа Р 6.30-2003 закрепляется в нормативных актах. Примером могут являться федеральные органы исполнительной власти, для которых в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536, закреплено следующее правило: «При подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003».
Но, говоря о бланках писем, не стоит забывать, что их можно отнести к элементу фирменного дизайна. Поэтому в некоторых организациях разработку бланков документов, в том числе бланков писем, доверяют не службе документационного обеспечения управления, а дизайнеру, который разрабатывает другие продукты корпоративного стиля: визитки, календари, листовки, дизайн сайта и т.д. При этом в большинстве случаев дизайнеры не знаю требований ГОСТа Р 6.30-2003 и разрабатывают бланки в соответствии со своим вкусом и видением,...
