В последнее время можно встретить различные варианты бланков писем, которые отличаются друг от друга составом реквизитов, их расположением и оформлением. Когда смотришь на все это разнообразие бланков, возникают следующие вопросы:
Давайте вместе найдем ответы на все эти вопросы, рассмотрим требования, предъявляемые к бланкам писем, и разберемся, насколько необходимо соблюдать их. Но прежде чем начинать разговор о бланках писем, выясним, что же подразумевается под этим термином.
Определение термина «бланка документа» содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Но из этого определения «новичку в делопроизводстве» нелегко понять, что такое бланк документа, как он выглядит и для чего он нужен. Поэтому приведем еще одно, более понятное опеределение, которое, к сожалению, не закреплено в стандартах:
Бланк документа – это лист стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Соответственно, бланк письма – это лист формата А4 или А51, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, которые оформляют на всех письмах организации и которые не изменяют своих значений (например, такие реквизиты, как наименование организации и справочные данные о ней). В дальнейшем бланк используют при создании письма, то есть печатают на нем текст и оформляют остальные реквизиты, которые могут принимать различные значения.
Отсюда вытекает еще один вопрос: бланк письма обязательно должен представлять собой лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами или под бланком можно также понимать электронный файл, например, шаблон текстового редактора Microsoft Word?
Изначально бланки изготавливались только на листах бумаги, но в настоящее время практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков. Их использование позволяет создавать юридически полноценные документы.
Какой же способ изготовления бланков выбрать сегодня?
Здесь необходимо помнить, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны изготовляться в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 г. № 1268 только полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Остальные бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. То есть способ изготовления этих бланков каждая организация вправе выбирать самостоятельно.
В настоящее время многие организации отдают предпочтение файлам, содержащим электронные образы бланков. Действительно, это наиболее удобный вариант, при котором не возникнет проблем с отсутствием в нужный момент бланка и не появится необходимость заказывать изготовление бланков в типографии, затрачивая на это дополнительные денежные средства.
Исключение составляют бланки, на которых изображение эмблемы или товарного знака по желанию руководства организации должно быть цветным. Ведь распечатка всех документов на цветном принтере – дорогостоящее удовольсткие. Поэтому в таких случаях организация (не будучи обязана, а по своему желанию) заказывает изготовление бланков документов в типографии. В данном случае использование заранее изготовленных бланков, содержащих эмблему в цветном варианте, позволяет печатать документ на черно-белом, а не на цветном принтере.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе к бланкам писем и их реквизитам, содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Здесь необходимо отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, о чем написано в первой его части. Но несмотря на то что положения стандарта соблюдаются на добровольной основе, многие организации в настоящее время выполняют требования ГОСТа Р 6.30-2003. Почему же они это делают?
Во-первых, в данном стандарте изложены требования, соблюдение которых позволяет унифицировать документы, создаваемые в разных организациях. Другими словами, ГОСТ Р 6.30-2003 призван помочь изготавливать бланки и оформлять документы в разных организациях по единым правилам. А это очень удобно для дальнейшей обработки документов в любой организации-получателе.
Во-вторых, соблюдение положений стандарта позволяет повысить качество создаваемых документов и не забыть о реквизитах, которые придадут документу юридическую силу.
В-третьих, для ряда организаций обязательность соблюдений требований ГОСТа Р 6.30-2003 закрепляется в нормативных актах. Примером могут являться федеральные органы исполнительной власти, для которых в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536, закреплено следующее правило: «При подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003».
Но, говоря о бланках писем, не стоит забывать, что их можно отнести к элементу фирменного дизайна. Поэтому в некоторых организациях разработку бланков документов, в том числе бланков писем, доверяют не службе документационного обеспечения управления, а дизайнеру, который разрабатывает другие продукты корпоративного стиля: визитки, календари, листовки, дизайн сайта и т.д. При этом в большинстве случаев дизайнеры не знаю требований ГОСТа Р 6.30-2003 и разрабатывают бланки в соответствии со своим вкусом и видением,...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Что стоит включить в условие договора о форс-мажоре, чтобы снизить потери денег, времени и нервов при возникновении непредвиденных обстоятельств. Даем ссылки на законодательство и разъяснения высшего судебного органа. Приводим пример грамотного раздела договора о форс-мажоре.
Объясняем разные тонкости значения понятий «место нахождения» и «адрес юридического лица», «юридический» и «фактический», «почтовый» адреса организации, «место составления документа». Чем рискует организация, если ее фактический адрес не совпадает с указанным в ЕГРЮЛ либо если он там неполный, не совпадает с Государственным адресным реестром. Как изменились подходы к этой проблеме у налоговых органов. Почему сейчас важно забирать корреспонденцию по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Обратите внимание: с 2027 года планируют обязать вести юридически значимую переписку через портал госуслуг и с госорганами, и с контрагентами. Как правильно указывать адрес в документах: стыкуем требования законодательства, ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Методических рекомендаций по его применению.
Какие интервалы бывают между строками, буквами (символами) и словами. Что сказано в ГОСТ Р 7.0.97-2025 об отступах между составными частями одного реквизита (например, в адресате) и между разными реквизитами, об элементах этикетной рамки («Уважаемый...!» и «С уважением,»). Вы поймете, какое количество пустых строк лучше делать в письмах и других видах документов между: текстом и его заголовком, отметкой о приложении, подписью, отметкой об исполнителе, видом документа, номером с датой, местом издания документа и др. Все объясняем на примерах.
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, даем алгоритм изменения номера у уже заключенного договора. Показывем примеры 2 допсоглашений к договору: а) для исправления технической ошибки в его номере; б) для внесения изменений из-за финансирования договора из бюджета по результатам выигрыша конкурентной процедуры в рамках госзакупок. Говорим о том, можно ли оставлять трудовые договоры без номера.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
