После публикации статьи Веры Иритиковой «Классификация приказов» в февральском номере журнала мы сразу получили новые уточняющие вопросы на эту тему. Ответы на них мы посчитали достаточно любопытными и полезными, поэтому решили опубликовать их в виде новой статьи.
Добрый день! Сегодня получила свежий номер журнала и было очень приятно увидеть статью на тему, о которой я вам писала. Статья практически полностью ответила на мои вопросы. Однако один вопрос еще не совсем понятен – относительно приказов о назначении на должность первых лиц. В статье указано, что при назначении первых лиц должен быть оформлен приказ по основной деятельности. Но данный приказ не отражает тех пунктов, которые обычно бывают в кадровом приказе (ссылка на трудовой договор, оклад). Издается ли дополнительно кадровый приказ о назначении на должность? Могут ли в организации издать два приказа фактически на одну и ту же тему о назначении на должность, из них один оперативный, другой – кадровый? Как правильно поступить? Какой приказ должен быть указан в трудовой книжке?
Оформление руководителя организации вызывает на практике немало споров. Разногласия объясняются особым статусом руководителя: с одной стороны, он такой же работник, как и все остальные, а с другой – он наделен особыми полномочиями, которых больше ни у кого нет.
Некоторые специалисты по трудовому праву и кадровому делопроизводству считают, что руководитель организации, назначенный на должность решением уполномоченного органа, которое содержится в соответствующем протоколе, приступая к своим обязанностям, издает только приказ о вступлении в должность, который относится к приказам по основной деятельности (см. Пример 1). При этом в трудовой книжке сотрудника делается запись о приеме на работу на основании протокола об избрании (назначении) на должность, и в графе 4 делается ссылка на этот документ. Как правило, данный приказ издается руководителем в первый день после избрания на должность и регистрируется, подшивается в дело в службе ДОУ организации (канцелярии, секретариате).
В приказе по основной деятельности действительно не указываются данные, необходимые бухгалтерии для начисления заработной платы, и другие сведения, которые содержатся в приказе о приеме на работу, предусмотренном для всех остальных сотрудников. Это связано с тем, что приказ о вступлении в должность как приказ по основной деятельности касается деятельности организации в целом, и в данном случае для идентификации управляющего органа юридическое значение имеет личность руководителя. А «трудоправовые» характеристики этого органа отношения к основной деятельности организации не имеют. Описывая ситуацию образно, можно сказать, что, создавая приказ о вступлении в должность, директор доносит до сотрудников предприятия информацию: «Я, такой-то, на основании такого-то решения вступаю в такую-то должность», а не о том, сколько он получает и на какой срок пришел.
Пример 1
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подавляющее большинство организаций обязаны составлять штатное расписание. Где это установлено и для кого сделано исключение? Каковы санкции за отсутствие такого документа? Надо ли обновлять штатное расписание ежегодно? Можно издавать его в электронном виде? Можно ли отнести к конфиденциальным документам? Сколько и где надо хранить штатные расписания?
Какими нормативными и методическими документами зафиксированы правила оформления протоколов. Кого записывать в присутствующих, а кого – в приглашенных на заседание. Как оформить в протоколе ситуации: когда председатель комиссии отсутствует и вместо него заседание ведет другой член комиссии; часть членов комиссии отсутствует; кворум для принятия решений имеется (когда его нужно определять не только для всего заседания, но и для отдельных вопросов, поставленных на голосование). Как отражать во вводной части протокола фамилии, инициалы, должности присутствующих, приглашенных, председателя и секретаря. Когда поименный состав переносится в отдельный список, который становится приложением к протоколу. Кого приглашают на заседание аттестационной комиссии. Показываем 6 примеров вводной части протокола (для разных ситуаций) и образец списка присутствующих на заседании. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Показываем полный комплект документов, необходимых для оформления привлечения работников к сверхурочной работе: докладная записка о необходимости переработки, уведомление работника (один вариант для обычного работника и второй – для особо защищаемых категорий: матерей с малыми детьми, инвалидов и др.), как оформить согласие работника, заявление (в случае компенсации дополнительным временем отдыха, а не повышенной оплатой), приказ о привлечении к сверхурочной работе. Какие реквизиты и информацию обязательно надо включить в эти документы, в каком порядке лучше действовать. Как отразить в табеле рабочего времени сверхурочную работу и предоставленное за нее время отдыха. На какое вознаграждение работник может претендовать. При привлечении к труду в выходные и нерабочие праздничные дни правила очень похожи. Объясняем те немногие отличия, которые есть.
Показываем 3 варианта исправления ошибки в акте комиссии: если она технического свойства (например, ошибка счета); если она важная фактическая; если признаются недействительными все результаты работы комиссии. Какие приказы в этих случаях издаются. Как оформить акт об исправлении ошибки. Как на алгоритм действий влияет статус комиссии, допустившей ошибку (постоянно действующая или специально созданная). Как уточнить персональный состав комиссии, которая будет исправлять ошибки. Каждый новый акт не отменяет действие ранее составленного акта и не заменяет его! Только руководитель, утверждающий акты (т.е. результаты работы образованных им комиссий), может отменить действие актов, признать недействительными / неудовлетворительными результаты работы комиссии полностью или частично. Поводом для статьи стал вопрос нашего подписчика.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
