Кого можно отправить в командировку? Куда и надолго ли? Как оформить служебное задание, командировочное удостоверение и приказ? Что делать, если допущена ошибка в командировочном удостоверении и поэтому принимающая сторона встретила вашего сотрудника как «шпиона»? Нужно ли вести журналы отбывающих и прибывающих в командировку?
Кого можно направить?
Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
И вот созрела производственная необходимость, и кого-то из сотрудников вашего предприятия1 решено отправить в командировку. Сразу встает вопрос: а любому ли сотруднику можно дать такое поручение? Речь идет, конечно же, не о компетенции работника, а о соответствии трудовому законодательству. Действительно, Трудовой кодекс содержит определенные ограничения. Категорически нельзя направлять в командировку:
- беременную женщину (статья 259 ТК РФ),
- сотрудника в период действия ученического договора, если только командировка не связана с ученичеством (статья 203 ТК РФ), и
- несовершеннолетнего сотрудника, если он не является творческим работником (артистов, журналистов оправлять в служебную поездку можно) (статья 268 ТК РФ).
Женщину, имеющую детей в возрасте до 3 лет, можно направить в командировку только с ее письменного согласия и в случае, если отсутствуют какие-либо медицинские противопоказания. В обязательном порядке ее письменно уведомляют о том, что она вправе отказаться от поездки. Это же правило распространяется и на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (статья 264 ТК РФ).
Учтите: существуют категории работников, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах (бортпроводники, водители и т.д.). Им командировки не положены! У них работа такая.
Куда и надолго ли?
Мнение эксперта
Николай Кисельцев, аудитор ОАО «Сигма-плюс»
25 октября 2008 года вступило в силу новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749 (далее – Положение). Напомним, что до этого времени применялась Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция). Причем пользовались ею, скорее, от безысходности, ведь она во многом противоречила Трудовому кодексу, не говоря уже о том, что государства под названием СССР не существует. Несмотря на этот факт, чиновники при спорах с налогоплательщиками ссылались даже на устаревшие пункты Инструкции. Старая Инструкция формально до сих пор действует, но применять ее положения на практике оказывается затруднительно по вышеуказанным причинам.
Итак, посмотрим, какие же противоречия устранило новое Положение о командировках. Начнем с того, что оно регулирует абсолютно все виды командировок, включая зарубежные. Между тем Инструкция касалась только поездок по СССР.
Лица направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Теперь четко прописано, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Именно поэтому поездки в обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне места постоянной работы, также признаются командировками (пункт 3 Положения).
В соответствии с пунктом 4 Инструкции срок командирования не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. При этом рабочие, руководители и специалисты, направляемые для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не могли уехать в командировку более, чем на год. Указанный порядок приносил массу неудобств, ведь приходилось корректировать табели учета рабочего времени либо делить командировки на несколько частей.
Теперь наконец-то отказались от идеи лимитирования количества дней нахождения в командировке. Отныне согласно пункту 4 Положения продолжительность командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Минимальная продолжительность командировки никогда не была закреплена, поэтому может составлять хоть несколько часов.
Разводим бюрократию
Предположим, что подходящий сотрудник найден, прикинуто количество дней, требующееся ему для выполнения поручения. Пора действовать, то есть оформлять соответствующую документацию. А действовать будем в соответствии со следующим алгоритмом:
Для каждого шага нашего алгоритма нужно использовать соответствующие унифицированные формы:
- № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
- № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
- № Т-10 «Командировочное удостоверение»;
- № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
- № АО-1 «Авансовый отчет».
Первые четыре документа утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1, авансовый отчет – постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88.
Первый документ, который должен быть заполнен (частично), – форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Понятно, что часть, «посвященную» отчету о выполнении, заполнять пока рано. См. Документ 1.
На основании «Служебного задания…» издается приказ по форме № Т-9 или № Т-9а. Из названия этих документов ясно, в каком случае следует использовать ту или иную форму – в зависимости от того, один или несколько сотрудников направляются в командировку. См. Документы 2 и 4.
На основании приказа заполняется (опять же частично) форма № Т-10 «Командировочное удостоверение» (Документ 3), с которым сотрудник и уезжает в служебную поездку, предварительно получив документы (билеты, ваучеры) и денежные средства. Кстати, при получении денег здесь не обойтись без заполнения еще одной унифицированной формы – № КО-2 «Расходный кассовый ордер».
По возвращении из командировки сотрудник сдает командировочное удостоверение с отметками «принимающих сторон», заполняет вторую часть формы № Т-10а (тот самый отчет о выполнении служебного задания) и отчитывается в потраченных средствах (здесь ему и понадобится форма № АО-1 «Авансовый отчет»). Если потрачены не все деньги, выданные сотруднику перед поездкой, то при сдаче излишка в кассу будет заполняться еще одна унифицированная форма № КО-1 – «Приходный кассовый ордер», квитанцию к которому сотрудник получит «на долгую память» и во избежание недоразумений («все сдал, никому ничего не должен»).
Итак, при самом грубом подсчете мы получаем 6 документов, без которых не...
