Отправляем сотрудника в командировку: действия и документы

Кого можно отправить в командировку? Куда и надолго ли? Как оформить служебное задание, командировочное удостоверение и приказ? Что делать, если допущена ошибка в командировочном удостоверении и поэтому принимающая сторона встретила вашего сотрудника как «шпиона»? Нужно ли вести журналы отбывающих и прибывающих в командировку?

Кого можно направить?

Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

И вот созрела производственная необходимость, и кого-то из сотрудников вашего предприятия1 решено отправить в командировку. Сразу встает вопрос: а любому ли сотруднику можно дать такое поручение? Речь идет, конечно же, не о компетенции работника, а о соответствии трудовому законодательству. Действительно, Трудовой кодекс содержит определенные ограничения. Категорически нельзя направлять в командировку:

  • беременную женщину (статья 259 ТК РФ),
  • сотрудника в период действия ученического договора, если только командировка не связана с ученичеством (статья 203 ТК РФ), и
  • несовершеннолетнего сотрудника, если он не является творческим работником (артистов, журналистов оправлять в служебную поездку можно) (статья 268 ТК РФ).

Женщину, имеющую детей в возрасте до 3 лет, можно направить в командировку только с ее письменного согласия и в случае, если отсутствуют какие-либо медицинские противопоказания. В обязательном порядке ее письменно уведомляют о том, что она вправе отказаться от поездки. Это же правило распространяется и на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (статья 264 ТК РФ).

Учтите: существуют категории работников, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах (бортпроводники, водители и т.д.). Им командировки не положены! У них работа такая.

Куда и надолго ли?

Мнение эксперта

25 октября 2008 года вступило в силу новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749 (далее – Положение). Напомним, что до этого времени применялась Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция). Причем пользовались ею, скорее, от безысходности, ведь она во многом противоречила Трудовому кодексу, не говоря уже о том, что государства под названием СССР не существует. Несмотря на этот факт, чиновники при спорах с налогоплательщиками ссылались даже на устаревшие пункты Инструкции. Старая Инструкция формально до сих пор действует, но применять ее положения на практике оказывается затруднительно по вышеуказанным причинам.

Итак, посмотрим, какие же противоречия устранило новое Положение о командировках. Начнем с того, что оно регулирует абсолютно все виды командировок, включая зарубежные. Между тем Инструкция касалась только поездок по СССР.

Лица направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Теперь четко прописано, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Именно поэтому поездки в обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне места постоянной работы, также признаются командировками (пункт 3 Положения).

В соответствии с пунктом 4 Инструкции срок командирования не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. При этом рабочие, руководители и специалисты, направляемые для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не могли уехать в командировку более, чем на год. Указанный порядок приносил массу неудобств, ведь приходилось корректировать табели учета рабочего времени либо делить командировки на несколько частей.

Теперь наконец-то отказались от идеи лимитирования количества дней нахождения в командировке. Отныне согласно пункту 4 Положения продолжительность командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Минимальная продолжительность командировки никогда не была закреплена, поэтому может составлять хоть несколько часов.

Разводим бюрократию

Предположим, что подходящий сотрудник найден, прикинуто количество дней, требующееся ему для выполнения поручения. Пора действовать, то есть оформлять соответствующую документацию. А действовать будем в соответствии со следующим алгоритмом:

Для каждого шага нашего алгоритма нужно использовать соответствующие унифицированные формы:

  • № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
  • № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
  • № Т-10 «Командировочное удостоверение»;
  • № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
  • № АО-1 «Авансовый отчет».

Первые четыре документа утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1, авансовый отчет – постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88.

Первый документ, который должен быть заполнен (частично), – форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Понятно, что часть, «посвященную» отчету о выполнении, заполнять пока рано. См. Документ 1.

На основании «Служебного задания…» издается приказ по форме № Т-9 или № Т-9а. Из названия этих документов ясно, в каком случае следует использовать ту или иную форму – в зависимости от того, один или несколько сотрудников направляются в командировку. См. Документы 2 и 4.

На основании приказа заполняется (опять же частично) форма № Т-10 «Командировочное удостоверение» (Документ 3), с которым сотрудник и уезжает в служебную поездку, предварительно получив документы (билеты, ваучеры) и денежные средства. Кстати, при получении денег здесь не обойтись без заполнения еще одной унифицированной формы – № КО-2 «Расходный кассовый ордер».

По возвращении из командировки сотрудник сдает командировочное удостоверение с отметками «принимающих сторон», заполняет вторую часть формы № Т-10а (тот самый отчет о выполнении служебного задания) и отчитывается в потраченных средствах (здесь ему и понадобится форма № АО-1 «Авансовый отчет»). Если потрачены не все деньги, выданные сотруднику перед поездкой, то при сдаче излишка в кассу будет заполняться еще одна унифицированная форма № КО-1 – «Приходный кассовый ордер», квитанцию к которому сотрудник получит «на долгую память» и во избежание недоразумений («все сдал, никому ничего не должен»).

Итак, при самом грубом подсчете мы получаем 6 документов, без...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов

Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.