Мы разобрали правила оформления каждого реквизита приказа и распоряжения – самых распространенных распорядительных документов. И, конечно, сделали это со множеством примеров. Мы объяснили, «откуда родом» те или иные требования. Примечательно, что далеко не все сложившиеся правила составления этих документов сейчас обязательны, многие стали лишь рекомендациями, кроме того, появилось «излишнее многообразие». Поэтому так важно разобраться в этом вопросе, выбрать для своей организации приемлемый вариант оформления и закрепить его, например, в своей инструкции по делопроизводству.
Предлагаем научиться правильно составлять самые распространенные распорядительные документы – приказ и распоряжение. Для этого мы на примерах разберем каждый реквизит данных документов, а также выясним, «откуда родом» те или иные требования, предъявляемые к их оформлению.
В практике делопроизводства сложились определенные правила оформления приказов и распоряжений. Раньше они закреплялись в нормативном документе – Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Данный документ хотя и был предназначен только федеральным органам, но широко использовался другими государственными и негосударственными организациями. В настоящий момент Типовая инструкция утратила силу, а правила оформления приказов и распоряжений не вошли в иной правовой акт, регламентирующий создание и организацию работы с документами. То есть сегодня информацию о том, как следует оформлять приказы и распоряжения, можно найти только в документах, носящих рекомендательный характер. К ним в первую очередь нужно отнести:
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации), и
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Итак, стоит ли соблюдать сложившиеся правила оформления приказов и распоряжений, если они зафиксированы только в документах, носящих рекомендательный характер 1? На этот вопрос мы ответим «да»! Прежде всего федеральным органам исполнительной власти, для которых специально были созданы Методические рекомендации, не стоит их игнорировать. А всем остальным Методические рекомендации и ГОСТ позволят повысить качество создаваемых документов.
Кроме того, данные правила целесообразно отразить в локальном нормативном акте организации, например, в инструкции по делопроизводству. Именно в соответствии с требованиями данного локального документа должны оформляться приказы и распоряжения в конкретной организации.
Бланк приказа и распоряжения
«Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа установленной формы», – сказано в приложении № 15 к Методическим рекомендациям.
Бланк приказа (или распоряжения) – это стандартный лист бумаги, который используется при создании документа и на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для приказа или распоряжения информацию.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе к бланкам приказов и распоряжений, содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003.
В соответствии с этим стандартом бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При этом для бланков приказов и распоряжений принято использовать бумагу формата А4 (210 х 297 мм).
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов бланка приказа и бланка распоряжения, который зависит от учредительных документов организации:
- Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) 2, (герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02), эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03);
- наименование организации (реквизит 08);
- наименование вида документа (реквизит 10);
- место составления или издания документа (реквизит 14).
Также данные бланки содержат ограничительные отметки, которые позволяют выделить месторасположение реквизитов, оформляемых при регистрации. К этим реквизитам относятся:
- дата документа (реквизит 11) и
- регистрационный номер (реквизит 12).
Отметим, что ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в зависимости от расположения реквизитов два варианта бланков (угловой бланк и продольный). Однако в практике делопроизводства для подготовки распорядительных документов преимущественно используются продольные бланки, на которых необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.
Определив состав реквизитов бланка, рассмотрим правила их оформления. Напомним, что эти правила взяты из ГОСТа Р 6.30-2003.
Герб, эмблема или товарный знак
Реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» (реквизит 01), «герб субъекта Российской Федерации» (реквизит 02), «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (реквизит 03) используют на бланке в соответствии с учредительными документами организации. При этом на бланке документа может присутствовать только один из вышеуказанных реквизитов.
Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2 ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Данный Закон устанавливает, на бланках каких организаций (органов) воспроизводится Герб Российской Федерации в многоцветном варианте, в одноцветном варианте и в одноцветном варианте без геральдического щита.
Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации помещают на бланках документов в соответствии с уставом, положением об организации (см. Пример 2). Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований четвертой части Гражданского кодекса РФ. Если организация не имеет своей эмблемы или зарегистрированного товарного знака, она не должна размещать на бланках документов какие-либо посторонние рисунки.
То есть если организация не имеет права на размещение гербов и не имеет своей эмблемы или товарного знака (знака обслуживания), то реквизиты 01, 02 и 03 на ее бланке должны отсутствовать. Отметим, что образец такого бланка приказа приведен в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 (см. Пример 1).
Наименование организации
Наименование организации (реквизит 8), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации. В том числе нужно полностью писать организационно-правовую форму (см. Пример 2), а не аббревиатуры (ООО, ЗАО и т.д.).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. При этом его располагают в скобах ниже полного наименования или за ним (см. Примеры 1 и 3).
Пример 1. Верхняя часть бланка приказа. Пример взят из приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003 (рисунок Б.4)
Пример 2. Верхняя часть бланка распоряжения
При наличии вышестоящей организации ее наименование указывают над наименованием организации – автора документа. При этом ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет, что нужно указывать сокращенное, а не полное наименование вышестоящей организации (в Примере 1 это «Росархив»), и только в случае отсутствия сокращенного наименования пишут полное. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в данной ситуации выглядят лояльнее ГОСТа (Пример 3):
Фрагмент документа
Приложение № 11 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
Правила оформления реквизитов документов
Над наименованием федеральной службы (федерального агентства), находящейся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства.
Пример 3. Верхняя часть бланка приказа. Пример взят из приложения 8 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
