Многие секретари рассматривают свою должность как трамплин для перехода в другую сферу, например, углубляясь в кадровое делопроизводство, они переходят в HR-департамент. Возможна и иная ситуация: работодатель может в целях экономии или за выявленные нарушения уволить единственного кадровика, распределив его обязанности между оставшимися сотрудниками (в порядке совмещения или совместительства). В любой из перечисленных ситуаций «новобранцу» стоит зафиксировать, какие дела он принял и чем больше недочетов предшественника удастся выявить на этом этапе, тем меньше претензий будет потом к новичку. Ведь ответственность за ошибки в кадровом делопроизводстве может быть не только дисциплинарной, но и административной и даже уголовной. Обидно отдуваться за чужие ошибки. Руководству компании тоже выгодна процедура приемки дел и имущества у увольняемого работника до оформления окончательного расставания с ним.
Многие секретари и делопроизводители, стремясь освоить смежные специальности, останавливают свой выбор на кадровой работе. И это не случайно: работа в сфере кадрового делопроизводства требует внимательного и грамотного отношения к оформлению и хранению документов, профессионалы в данной сфере всегда востребованы. Правда, одного этого навыка будет не достаточно для успешной карьеры в новой сфере, понадобятся знания в области кадрового менеджмента. И хорошо, если ситуация в компании позволит вам наработать их безболезненно.
Бывает и такое: сотрудника секретариата, отличающегося аккуратностью в ведении документации, просят заменить временно отсутствующего кадровика (например, при нахождении последнего в очередном оплачиваемом отпуске или отпуске по беременности и родам, который обычно перетекает в отпуск по уходу за ребенком до достижения им определенного возраста, а также при его временной нетрудоспособности, пребывании в длительной командировке и в тому подобных ситуациях) или исполнять его обязанности на период отстранения от работы в предусмотренных законом случаях.
Как в случае поступления на новую основную работу в кадровое подразделение, так и при постоянном либо временном совмещении или совместительстве должностей секретаря и кадрового специалиста первой проблемой, с которой сталкиваются новички, является прием-передача дел от предшественников, которые ранее были ответственны за кадровую работу (или ее определенный участок). Автор статьи предлагает ряд практических рекомендаций, которые помогут справиться с этой нелегкой задачей.
Зачем оформлять прием-передачу кадровых документов?
Действующим законодательством процедура приема-передачи кадровых дел и иной документации в сфере работы с персоналом не регламентирована, равно как не установлена и необходимость самого документального оформления ее итогов. В нормативных правовых актах можно найти разве что положения в отношении процедуры смены главного бухгалтера организации:
Фрагмент документа
Пункт 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 (ред. от 04.06.1988, с изм. от 17.04.2002) «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов»
Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа.
Поэтому применительно к рассматриваемой теме скорее следует говорить о целесообразности заботы о том, чтобы работнику, приступающему к выполнению обязанностей в кадровой сфере, принять дела и иную документацию, необходимую для надлежащего исполнения своей трудовой функции.
Такая целесообразность обусловлена, с одной стороны, интересами организации, которые сводятся к тому, чтобы в кадровом делопроизводстве был порядок и он поддерживался независимо от того, как часто сменяется ответственный за его ведение работник.
С другой стороны, в интересах самого работника, приступающего к своим новым обязанностям, зафиксировать состояние дел в сфере работы с персоналом на дату вступления в должность. К сожалению, большинство осваивающих кадровую работу впервые недооценивают этот этап приступления к своим обязанностям кадровика. И зря.
- Во-первых, отсутствие одних кадровых документов и допущенные прежними кадровиками (или иными специалистами, ранее выполнявшими кадровую работу) ошибки в оформлении либо регистрации других документов, обнаруженные уже в ходе выполнения конкретной работы, существенно усложнит выполнение поставленных руководством задач.
- Во-вторых, отсутствие фиксации состояния кадровых документов и их сохранности на момент смены ответственного за них лица усложнит попытку «новичка» избежать ответственности за чужие ранее совершенные ошибки. Причем речь в таком случае идет не только о дисциплинарной ответственности перед работодателем, но также об административной и даже уголовной ответственности.
- Наконец, в-третьих, легкомысленное отношение к процедуре приема кадровых дел и иных необходимых в предстоящей работе документов не позволит вам сразу зарекомендовать себя грамотным специалистом и профессионалом высокого уровня, которому можно доверить кадровое делопроизводство организации.
Итак, надеемся, что все сомнения относительно целесообразности оформления приема-передачи кадровой документации при вступлении в должность остались позади.
Справедливости ради отметим, что о приеме-передаче дел следует говорить во всех случаях, кроме ситуаций, когда кадровое делопроизводство приходится заводить, что называется, «с нуля». Это характерно для только что созданных компаний / подразделений, занимающихся набором персонала. Здесь о приеме-передаче дел не приходится говорить, поскольку принимать по сути нечего.
От чего зависит степень формализации процедуры приема-передачи кадровой документации?
В целом можно выделить следующие ключевые моменты, от которых во многом зависит степень формализации процедуры приемки-передачи кадровых документов:
1. Передача дел и иных документов может осуществляться на период замещения временно отсутствующего или отстраненного от работы сотрудника, ответственного за ведение кадровой работы. Это исполнение обязанностей не на постоянной основе, что не потребует досконального соблюдения всех этапов приема-передачи документов, о которых мы будем говорить далее. Достаточным представляется:
- введение замещающего работника в курс основных текущих дел и вопросов, с которыми может...
