Вниманию руководителей служб делопроизводства и всех заинтересованных читателей нашего журнала мы представляем пример положения о службе делопроизводства, разработанного по общему алгоритму составления и оформления положения о структурном подразделении, который был описан в прошлом номере журнала.
Положение о службе делопроизводства является важнейшим документом, обеспечивающим ее правильное позиционирование в системе управления организацией.
Мы предлагаем для чтения и внимательного изучения пример положения о службе делопроизводства, которое носит довольно обычное название – «Управление делами». Необычность данной службы заключается в том, что за ней в качестве зоны ответственности четко закреплена исключительно работа с документами, делопроизводство, без функций хозяйственного, транспортного и других видов материально-технического обеспечения, которые традиционно связываются с деятельностью управления делами как структурного подразделения.
Дадим еще несколько пояснений. Данная служба создана в организации, которую можно охарактеризовать как организационно зрелую, имеющую стратегию, политики по основным направлениям своей деятельности, развитые системы административного и корпоративного управления и систему нормативных документов, регламентирующих внутренние процессы и процедуры. В организации действует корпоративная информационная система, поддерживающая не только обычный документооборот, но и все общие функции управления, основные управленческие процессы и процедуры реализации продуктов и услуг. Об организационной зрелости свидетельствует и то, что контроль исполнения и работа по обращениям граждан не включены в состав текущих функций службы делопроизводства, а выделены в качестве самостоятельных зон ответственности соответствующих подразделений.
Приведенный пример положения может действовать в организации, в которой уже принята концепция управления документами в соответствии с ИСО 15489, и в системе принятия решений в области управления документами данная служба играет приоритетную роль, что подкрепляется ее высоким статусом и подчинением непосредственно первому руководителю организации. Но текст положения отражает, что политика управления документами пока не разработана и не утверждена, в состав основных задач и функций реализация политики управления документами пока не входит.
В примере положения нашли отражение те обязательные требования к функциям служб делопроизводства, которые устанавливаются на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Отражены и те функции, которые фактически выполняет и должна выполнять служба делопроизводства в современных организациях, имеющих информационные системы, официальные сайты и нацеленных на применение новейших информационных технологий.
Количество основных задач службы делопроизводства в нашем примере сбалансировано и соответствует управленческим нормам (не превышает 10 самостоятельных задач). По каждой основной задаче выстроена определенная иерархия функций, приоритеты.
Обратите внимание, что варианты формулировок функций и других элементов текста в примере положения мы выделяем курсивом или приводим курсивом в скобках. Конечно, перечень основных задач и функций не исчерпывающий. Вы можете выбрать наиболее подходящий вариант для конкретной организации и дополнить его своими формулировками.
Приведенное в примере положение имеет заголовочную часть, оформленную по образцу общего бланка, дата документа совпадает с датой его утверждения и является датой введения документа в действие. В оформляющей части – подпись начальника управления делами и визы, но не всех подразделений, с которыми осуществляется взаимодействие, а только трех основных, что установлено соответствующим регламентом разработки положений о подразделениях, а также потому, что в данной организации предусматривается разработка отдельных регламентов взаимодействия, что соответствует лучшим практикам организаций.
Такая управленческая ситуация нашла отражение в нашем примере:
Пример. Положения об Управлении делами
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
На практике встречается 3 варианта оформления подписи ответственного за ведение трудовых книжек на титульном листе этого документа. Как правильно? И может ли неправильное оформление этой подписи привести к проблемам для работника или работодателя? Поводом разобраться в этом стал вопрос подписчика.
Правила оформления справок по личному составу показываем с учетом обновленных требований ГОСТ Р 7.0.97-2025 (к оформлению реквизитов) и трудового законодательства. В каких ситуациях какие справки необходимо составить и что в них отразить. Когда успеть выдать, кто подпишет, штрафы за нарушение сроков. Показываем образцы 5 справок: о периоде работы в организации; об условиях работы; об использовании дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом; о стаже работы и зарплате (обычно требуют в банке и при получении визы); о предоставлении отпуска на основной работе (для совместителей).
С 1 января 2026 года организациям, предпринимателям и физлицам будет выдаваться новый документ о постановке на налоговый учет. От выдачи каких документов отказываются? Как получить документ нового образца? Надо ли менять старый документ на новый?
Правила оформления приказа показываем с учетом последних изменений ГОСТ Р 7.0.97 об оформлении организационно-распорядительных документов 2025 года. Рассматриваем каждый реквизит, в каких случаях какие варианты оформления предпочтительней, показываем оформление и целых приказов, всего в этой статье 25 примеров! Какие бланки приказов бывают. Правила использования герба, товарного знака и др. изображений. Какие шрифты, интервалы, отступы можно использовать, как нумеровать страницы. Как составить текст и заголовок к нему. Как формулировать причину издания приказа, поручения, устанавливать срок исполнения, ответственных и др. Как оформить приложение. Как документировать процедуру согласования (в бумажном виде или электронном). Когда регистрировать приказ, как оформить дату, номер, подпись.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
