Положение о службе делопроизводства должно обеспечить ее правильное позиционирование. Опубликованный пример документа составлен для управленческой ситуации, когда в функции подразделения входит только работа с документами без хозяйственных, транспортных и др. видов материально-технического обеспечения (что, к сожалению, не часто встречается на практике); в организации действует корпоративная информационная система, поддерживающая документооборот по всем общим функциям управления; к тому же в организации принята концепция управления документами в соответствии с ИСО 15489. В положении учтены требования к функциям служб делопроизводства, которые устанавливаются на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.
Вниманию руководителей служб делопроизводства и всех заинтересованных читателей нашего журнала мы представляем пример положения о службе делопроизводства, разработанного по общему алгоритму составления и оформления положения о структурном подразделении, который был описан в прошлом номере журнала.
Положение о службе делопроизводства является важнейшим документом, обеспечивающим ее правильное позиционирование в системе управления организацией.
Мы предлагаем для чтения и внимательного изучения пример положения о службе делопроизводства, которое носит довольно обычное название – «Управление делами». Необычность данной службы заключается в том, что за ней в качестве зоны ответственности четко закреплена исключительно работа с документами, делопроизводство, без функций хозяйственного, транспортного и других видов материально-технического обеспечения, которые традиционно связываются с деятельностью управления делами как структурного подразделения.
Дадим еще несколько пояснений. Данная служба создана в организации, которую можно охарактеризовать как организационно зрелую, имеющую стратегию, политики по основным направлениям своей деятельности, развитые системы административного и корпоративного управления и систему нормативных документов, регламентирующих внутренние процессы и процедуры. В организации действует корпоративная информационная система, поддерживающая не только обычный документооборот, но и все общие функции управления, основные управленческие процессы и процедуры реализации продуктов и услуг. Об организационной зрелости свидетельствует и то, что контроль исполнения и работа по обращениям граждан не включены в состав текущих функций службы делопроизводства, а выделены в качестве самостоятельных зон ответственности соответствующих подразделений.
Приведенный пример положения может действовать в организации, в которой уже принята концепция управления документами в соответствии с ИСО 15489, и в системе принятия решений в области управления документами данная служба играет приоритетную роль, что подкрепляется ее высоким статусом и подчинением непосредственно первому руководителю организации. Но текст положения отражает, что политика управления документами пока не разработана и не утверждена, в состав основных задач и функций реализация политики управления документами пока не входит.
В примере положения нашли отражение те обязательные требования к функциям служб делопроизводства, которые устанавливаются на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Отражены и те функции, которые фактически выполняет и должна выполнять служба делопроизводства в современных организациях, имеющих информационные системы, официальные сайты и нацеленных на применение новейших информационных технологий.
Количество основных задач службы делопроизводства в нашем примере сбалансировано и соответствует управленческим нормам (не превышает 10 самостоятельных задач). По каждой основной задаче выстроена определенная иерархия функций, приоритеты.
Обратите внимание, что варианты формулировок функций и других элементов текста в примере положения мы выделяем курсивом или приводим курсивом в скобках. Конечно, перечень основных задач и функций не исчерпывающий. Вы можете выбрать наиболее подходящий вариант для конкретной организации и дополнить его своими формулировками.
Приведенное в примере положение имеет заголовочную часть, оформленную по образцу общего бланка, дата документа совпадает с датой его утверждения и является датой введения документа в действие. В оформляющей части – подпись начальника управления делами и визы, но не всех подразделений, с которыми осуществляется взаимодействие, а только трех основных, что установлено соответствующим регламентом разработки положений о подразделениях, а также потому, что в данной организации предусматривается разработка отдельных регламентов взаимодействия, что соответствует лучшим практикам организаций.
Такая управленческая ситуация нашла отражение в нашем примере:
Пример. Положения об Управлении делами
