Top.Mail.Ru
Совсем не обязательно, что эта статья расскажет вам что-то новое о составлении служебных писем. Ее достоинство в другом. Она человеческим языком и с наглядными примерами показывает правила оформления каждого реквизита письма и особенности использования различных бланков, статья объясняет, зачем все это придумано. А значит, вы сможете использовать ее в качестве методического материала для своих подчиненных и коллег, чтобы избавить себя от необходимости объяснения прописных истин или самостоятельного «дооформления» шедевров, которые приносят на подпись руководителю или на отправку. Вам ничего не нужно адаптировать – статья готова к повышению квалификации широких масс офисных работников.

Служебная переписка. Данный вид общения насчитывает не одно столетие, имеет свои традиции. И как порой обидно бывает видеть безграмотно составленный документ, в котором нарушены не только правила оформления, но и допущены элементарные грамматические ошибки.

Служебное письмо – это не просто способ общения между организациями в процессе осуществления ими своих функций, это визитная карточка организации, ее маленький представитель, который может рассказать о вас гораздо больше, чем вы того желаете.

Нередко можно услышать мнение: «Мне не важно, как оформлено письмо, важнее, чтобы оно ушло в срок». Но от того, как оформлено письмо, на каком бланке, кому адресовано, кем подписано, во многом зависит и решение изложенного в документе вопроса. Например, письмо, адресованное «ФНС МНС» (т.е. на деревню дедушке), никогда не найдет своего адресата, а не заверенное печатью гарантийное письмо ничего не сможет гарантировать. Примеров безграмотного составления писем множество. Давайте подумаем, как нам избавиться от этих досадных ошибок.

Для начала, приступая к написанию служебного письма, необходимо ответить на ряд вопросов:

  • какова цель написания письма?
  • на чье имя оно будет отправлено?
  • кем письмо будет подписано?

Данная цепочка выстроилась не случайно, ведь основным элементом служебного письма, естественно, является его текст, т.е. просьба, предложение, благодарность, требование, претензия и прочее. Поэтому очень важно продумать, на чье имя вы будете писать письмо, к кому обращаться. То есть вы должны заранее знать компетенцию сотрудника, к которому адресуете письмо. Нет смысла писать письмо на имя генерального директора холдинга, когда решение вашего вопроса вполне по силам начальнику отдела сбыта.

Выбрав адресата, вы выстраиваете следующую цепочку: от того, к кому обращаетесь в своем письме, напрямую зависит и то, кто от имени вашей организации должен его подписывать. Субординация – вещь полезная.

Какими правилами оформления руководствоваться?

В рамках Унифицированной системы документации (УСД) служебные письма относят к справочно-информационной документации и выделяют в отдельный вид документов.

С целью придания служебным письмам статуса официальных документов их, как правило, оформляют на бланках. Служебное письмо наряду с такими документами, как приказы, уставы, инструкции, положения и прочее, является устойчивым и часто используемым видом служебных документов, поэтому для него был разработан и используется по сей день специальный бланк – бланк письма (ГОСТ Р 6.30-2003).

Основным документом, регламентирующим правила оформления бланков служебных писем, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – ГОСТ). Им также установлен состав реквизитов служебного письма и требования к их оформлению. Хотя этот ГОСТ сейчас носит рекомендательный характер, его применение говорит о профессионализме управленческого аппарата автора документа его получателям. Лучше пока ничего не придумали.

Бланк письма

Пунктом 4.6 ГОСТа устанавливаются виды бланков документов, одним из которых является бланк служебного письма.

Что такое бланк и с какой целью он разрабатывается? Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Бланк служебного письма призван раскрыть перед читателем (в нашем случае – корреспондентом, адресатом) как можно больше информации об авторе документа, его статусе, наименовании, месте расположения и даже о материальном положении (например, бланки можно изготовить в цветном исполнении на дорогой бумаге, т.е. более плотной, чем привычная офисная, или с красивой текстурой).

Бланки, как правило, печатаются типографским способом, но никто не запрещает изготавливать бланки и любыми подручными средствами: с этой целью можно использовать штамп, печатную машинку или принтер персонального компьютера (обычно бланк письма в вордовском формате используется путем внедрения в него необходимых реквизитов для изготовления каждого конкретного письма при помощи MS Word, а потом набранное таким образом письмо распечатывается на принтере).

Изготовление бланков типографским способом по специально разработанному и утвержденному эскизу позволит максимально защитить документы от подделки. С этой целью организации используют специальные «номерные» бланки, также можно использовать и другие средства защиты: водяные знаки, золотое тиснение, голографические изображения т.д.

Пример 1

Не секрет, что жулики всех времен и народов любят использовать бланки «солидных» организаций с целью наживы. Однажды в нашей, тогда еще «советской» организации разразился скандал, когда было обнаружено поддельное письмо от имени руководителя с многообещающим текстом. Естественно, письмо было напечатано на «фирменном» бланке, только подпись и печать оказались «липовыми».

Буквально на следующий день были заказаны новые «особо защищенные» бланки строгой отчетности, при этом каждый имел свой индивидуальный номер. Хлопот с оформлением писем на этих бланках заметно прибавилось, а в случае – о ужас! – порчи бланка приходилось составлять акт о его уничтожении.

И самое интересное: несмотря на то, что наша организация приложила все силы к тому, чтобы защитить свои бланки от подделки, их все-таки подделывали.

Однажды собственными глазами увидела по центральному телевидению сюжет, который многое объяснил. В нем рассказывалось о пойманной преступной группе, которая занималась изготовлением поддельных документов, печатей и бланков. И вот камера крупным планом показывает рабочий стол злоумышленников, на котором веером разложены бланки крупнейших организаций страны и «горкой» свалены гербовые печати. Первый бланк, который я увидела на этом столе, был бланком моей организации, который мы пытались защитить всеми доступными нам способами!

Вернемся к ГОСТу. Им утверждены два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. Если вы хотите использовать угловой бланк служебного письма, то реквизиты, входящие в его состав, должны располагаться в левой верхней части листа и печататься от левого поля без отступа (см. Пример 3). Если же предпочтение отдаете продольному расположению реквизитов, то реквизиты, содержащие наименование организации, ее почтовый адрес и другие «полезные» сведения, должны располагаться по центру листа, а такие реквизиты, как «дата документа», «регистрационный номер документа» и «ссылка на регистрационный номер и дату документа», должны все равно оформляться от левого поля документа (см. Пример 2).

При флаговом расположении реквизитов они размещаются от крайнего левого (нулевого) положения табулятора, т.е. сразу после левого поля (Пример 3). При центрованном расположении реквизитов они центруются по отношению к центру листа (на продольном бланке, см. Пример 2) или к центру угловой зоны бланка (такой бланк использован в письме из Примера 4).

Пример 2. Продольный бланк письма организации

Пример 3. Угловой бланк письма организации с флаговым расположением реквизитов

С целью разработки бланков служебных документов можно использовать так называемый формуляр-образец (модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты).

Пример 4. Образец письма с отмеченными зонами расположения реквизитов на угловом бланке с центрированным расположением реквизитов

Бланк служебного документа состоит из различных зон, размер которых определен ГОСТом, и для каждого реквизита используется только своя утвержденная зона (приложение А к ГОСТу Р 6.30-2003 с размерами и номерами реквизитов см. на Рисунке 1, а их расшифровка дана в Таблице).

Состав реквизитов бланка письма отличается от состава реквизитов других бланков. Например, в нем отсутствуют такие реквизиты, как «Наименование вида документа» и «Место издания» (ведь в бланке служебного письма уже указаны почтовые данные организации-автора документа).

Ниже, в Таблице, систематизируем информацию по местоположению всех реквизитов письма. При этом зоны мы обозначили цветными прямоугольниками на образце документа из Примера 4 (их номера указаны оранжевой цифрой в верхнем правом углу каждой зоны). В Примере письма показаны не все реквизиты, что перечислены в Таблице, а только наиболее часто используемые.

Таблица. Расположение реквизитов письма по зонам, обозначенным в Примере 4

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?