Совсем не обязательно, что эта статья расскажет вам что-то новое о составлении служебных писем. Ее достоинство в другом. Она человеческим языком и с наглядными примерами показывает правила оформления каждого реквизита письма и особенности использования различных бланков, статья объясняет, зачем все это придумано. А значит, вы сможете использовать ее в качестве методического материала для своих подчиненных и коллег, чтобы избавить себя от необходимости объяснения прописных истин или самостоятельного «дооформления» шедевров, которые приносят на подпись руководителю или на отправку. Вам ничего не нужно адаптировать – статья готова к повышению квалификации широких масс офисных работников.

Служебная переписка. Данный вид общения насчитывает не одно столетие, имеет свои традиции. И как порой обидно бывает видеть безграмотно составленный документ, в котором нарушены не только правила оформления, но и допущены элементарные грамматические ошибки.

Служебное письмо – это не просто способ общения между организациями в процессе осуществления ими своих функций, это визитная карточка организации, ее маленький представитель, который может рассказать о вас гораздо больше, чем вы того желаете.

Нередко можно услышать мнение: «Мне не важно, как оформлено письмо, важнее, чтобы оно ушло в срок». Но от того, как оформлено письмо, на каком бланке, кому адресовано, кем подписано, во многом зависит и решение изложенного в документе вопроса. Например, письмо, адресованное «ФНС МНС» (т.е. на деревню дедушке), никогда не найдет своего адресата, а не заверенное печатью гарантийное письмо ничего не сможет гарантировать. Примеров безграмотного составления писем множество. Давайте подумаем, как нам избавиться от этих досадных ошибок.

Для начала, приступая к написанию служебного письма, необходимо ответить на ряд вопросов:

  • какова цель написания письма?
  • на чье имя оно будет отправлено?
  • кем письмо будет подписано?

Данная цепочка выстроилась не случайно, ведь основным элементом служебного письма, естественно, является его текст, т.е. просьба, предложение, благодарность, требование, претензия и прочее. Поэтому очень важно продумать, на чье имя вы будете писать письмо, к кому обращаться. То есть вы должны заранее знать компетенцию сотрудника, к которому адресуете письмо. Нет смысла писать письмо на имя генерального директора холдинга, когда решение вашего вопроса вполне по силам начальнику отдела сбыта.

Выбрав адресата, вы выстраиваете следующую цепочку: от того, к кому обращаетесь в своем письме, напрямую зависит и то, кто от имени вашей организации должен его подписывать. Субординация – вещь полезная.

Какими правилами оформления руководствоваться?

В рамках Унифицированной системы документации (УСД) служебные письма относят к справочно-информационной документации и выделяют в отдельный вид документов.

С целью придания служебным письмам статуса официальных документов их, как правило, оформляют на бланках. Служебное письмо наряду с такими документами, как приказы, уставы, инструкции, положения и прочее, является устойчивым и часто используемым видом служебных документов, поэтому для него был разработан и используется по сей день специальный бланк – бланк письма (ГОСТ Р 6.30-2003).

Основным документом, регламентирующим правила оформления бланков служебных писем, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – ГОСТ). Им также установлен состав реквизитов служебного письма и требования к их оформлению. Хотя этот ГОСТ сейчас носит рекомендательный характер, его применение говорит о профессионализме управленческого аппарата автора документа его получателям. Лучше пока ничего не придумали.

Бланк письма

Пунктом 4.6 ГОСТа устанавливаются виды бланков документов, одним из которых является бланк служебного письма.

Что такое бланк и с какой целью он разрабатывается? Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Бланк служебного письма призван раскрыть перед читателем (в нашем случае – корреспондентом, адресатом) как можно больше информации об авторе документа, его статусе, наименовании, месте расположения и даже о материальном положении (например, бланки можно изготовить в цветном исполнении на дорогой бумаге, т.е. более плотной, чем привычная офисная, или с красивой текстурой).

Бланки, как правило, печатаются типографским способом, но никто не запрещает изготавливать бланки и любыми подручными средствами: с этой целью можно использовать штамп, печатную машинку или принтер персонального компьютера (обычно бланк письма в вордовском формате используется путем внедрения в него необходимых реквизитов для изготовления каждого конкретного письма при помощи MS Word, а потом набранное таким образом письмо распечатывается на принтере).

Изготовление бланков типографским способом по специально разработанному и утвержденному эскизу позволит максимально защитить документы от подделки. С этой целью организации используют специальные «номерные» бланки, также можно использовать и другие средства защиты: водяные знаки, золотое тиснение, голографические изображения т.д.

Пример 1

Не секрет, что жулики всех времен и народов любят использовать бланки «солидных» организаций с целью наживы. Однажды в нашей, тогда еще «советской» организации разразился скандал, когда было обнаружено поддельное письмо от имени руководителя с многообещающим текстом. Естественно, письмо было напечатано на «фирменном» бланке, только подпись и печать оказались «липовыми».

Буквально на следующий день были заказаны новые «особо защищенные» бланки строгой отчетности, при этом каждый имел свой индивидуальный номер. Хлопот с оформлением писем на этих бланках заметно прибавилось, а в случае – о ужас! – порчи бланка приходилось составлять акт о его уничтожении.

И самое интересное: несмотря на то, что наша организация приложила все силы к тому, чтобы защитить свои бланки от подделки, их все-таки подделывали.

Однажды собственными глазами увидела по центральному телевидению сюжет, который многое объяснил. В нем рассказывалось о пойманной преступной группе, которая занималась изготовлением поддельных документов, печатей и бланков. И вот камера крупным планом показывает рабочий стол злоумышленников, на котором веером разложены бланки крупнейших организаций страны и «горкой» свалены гербовые печати. Первый бланк, который я увидела на этом столе, был бланком моей организации, который мы пытались защитить всеми доступными нам способами!

Вернемся к ГОСТу. Им утверждены два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. Если вы хотите использовать угловой бланк служебного письма, то реквизиты, входящие в его состав, должны располагаться в левой верхней части листа и печататься от левого поля без отступа (см. Пример 3). Если же предпочтение отдаете продольному расположению реквизитов, то реквизиты, содержащие наименование организации, ее почтовый адрес и другие «полезные» сведения, должны располагаться по центру листа, а такие реквизиты, как «дата документа», «регистрационный номер документа» и «ссылка на регистрационный номер и дату документа», должны все равно оформляться от левого поля документа (см. Пример 2).

При флаговом расположении реквизитов они размещаются от крайнего левого (нулевого) положения табулятора, т.е. сразу после левого поля (Пример 3). При центрованном расположении реквизитов они центруются по отношению к центру листа (на продольном бланке, см. Пример 2) или к центру угловой зоны бланка (такой бланк использован в письме из Примера 4).

Пример 2. Продольный бланк письма организации

Условные обозначения:

1 – ограничительная отметка для реквизита «11 – дата документа»;

2 – ограничительная отметка для реквизита «12 – регистрационный номер документа»;

3 – ограничительная отметка для реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

4 – ограничительная отметка для реквизита «15 – адресат» (в отличие от вышеперечисленных отметок, она реже проставляется на бланках).

Пример 3. Угловой бланк письма организации с флаговым расположением реквизитов

С целью разработки бланков служебных документов можно использовать так называемый формуляр-образец (модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты).

Пример 4. Образец письма с отмеченными зонами расположения реквизитов на угловом бланке с центрированным расположением реквизитов

Бланк служебного документа состоит из различных зон, размер которых определен ГОСТом, и для каждого реквизита используется только своя утвержденная зона (приложение А к ГОСТу Р 6.30-2003 с размерами и номерами реквизитов см. на Рисунке 1, а их расшифровка дана в Таблице).

Состав реквизитов бланка письма отличается от состава реквизитов других бланков. Например, в нем отсутствуют такие реквизиты, как «Наименование вида документа» и «Место издания» (ведь в бланке служебного письма уже указаны почтовые данные...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов

Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.